eSocial: guia para o dono da empresa

O eSocial é o sistema do governo em que a empresa informa tudo o que acontece com quem trabalha para ela: contratação, salário, afastamento e desligamento. Se você tem ao menos um empregado, enviar o eSocial é obrigação, e o prazo de cada envio conta.

Esta seção foi escrita para o dono do negócio, não para o departamento pessoal. Aqui você entende o básico em poucos minutos e encontra, em cada artigo, o assunto que está tirando o seu sono: a primeira contratação, uma demissão, uma multa ou a guia do FGTS.

O que você encontra nesta seção

Os artigos sobre o funcionamento do sistema e as regras que valem para qualquer empresa:

O que é eSocial, quem é obrigado e o que ele substituiu: o que é o sistema, quem é obrigado e o que ele substituiu, como CAGED, RAIS e DIRF.
Eventos do eSocial e prazos: o calendário da pequena empresa: os eventos que a pequena empresa mais envia e a data limite de cada um.
Multa do eSocial por atraso: o que a lei cobra de verdade: de onde vêm as multas, quanto custam e como colocar o atraso em dia.
DCTFWeb e eSocial: como a folha vira declaração e DARF: como o fechamento da folha vira a declaração e a guia do INSS.
FGTS Digital: o que mudou para quem tem funcionário: a guia do FGTS gerada a partir do eSocial, paga por PIX, e o que mudou na rotina.

Os artigos sobre situações do dia a dia e casos específicos:

eSocial na admissão: prazo e o que fazer antes de contratar: o que precisa estar enviado antes do primeiro dia de trabalho.
eSocial desligamento: o prazo de 10 dias que vale para tudo na rescisão: o prazo do desligamento e das verbas rescisórias.
eSocial do MEI com funcionário: o que enviar, qual guia e quanto custa: o caminho simplificado do MEI que contrata um empregado.
eSocial doméstico: o que o patrão envia, o que tem no DAE e quando pagar: o eSocial de quem tem empregada ou empregado em casa.

O eSocial em resumo: quem envia e quais prazos mais geram multa

O eSocial foi instituído pelo Decreto 8.373/2014. Estão obrigados o empregador, inclusive o doméstico, a empresa e quem a lei equipara a ela, além do segurado especial, dos entes públicos e de quem paga rendimento com retenção de Imposto de Renda. Microempresa, empresa de pequeno porte e MEI usam um sistema simplificado. O MEI só entra se tiver empregado. O detalhe está em O que é eSocial, quem é obrigado e o que ele substituiu.

Na prática, o eSocial é um calendário. Três prazos concentram a maior parte dos problemas das pequenas empresas:

Admissão (S-2200): até o dia anterior ao início do trabalho. Contratou na segunda, o registro vai até domingo.
Folha do mês (S-1200 e fechamento): até o dia 15 do mês seguinte, com o evento de fechamento que libera a DCTFWeb.
Desligamento (S-2299): até o décimo dia após a rescisão, o mesmo prazo de pagamento das verbas.

Os demais eventos, com a tabela completa, estão em Eventos do eSocial e prazos: o calendário da pequena empresa.

Um ponto que surpreende muita gente: o eSocial não tem multa própria por evento enviado atrasado. A FAQ oficial diz que o sistema não proíbe o registro de eventos extemporâneos. O risco vem das leis de fundo, como a CLT, que prevê R$ 3.000,00 por empregado não registrado, ou R$ 800,00 para microempresa e empresa de pequeno porte. O mapa completo está em Multa do eSocial por atraso: o que a lei cobra de verdade.

O eSocial também não termina nele mesmo. O fechamento da folha alimenta a DCTFWeb, que gera o DARF do INSS, e os eventos alimentam o FGTS Digital, que gera a guia do FGTS. Um erro lá atrás aparece nas guias do mês.

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Os guias por evento e por situação

Depois do básico, cada situação da rotina tem a sua página: a folha do mês, férias, afastamento, aviso prévio, o sócio, o autônomo, o estagiário, o 13º, acidente de trabalho, saúde e segurança, rubricas, correções, a empresa sem empregado, o certificado, a EFD-Reinf, os erros que mais travam e o empregador pessoa física.

Folha mensal no eSocial: o que vai no S-1200 e o que vai no S-1210: folha mensal no eSocial: o que vai no S-1200 e o que vai no S-1210.
Férias no eSocial: como o descanso do funcionário é informado: férias no eSocial: como o descanso do funcionário é informado.
Afastamento no eSocial: o que fazer quando chega um atestado: afastamento no eSocial: o que fazer quando chega um atestado.
Aviso prévio no eSocial: o S-2250 acabou, e o que fica no lugar: aviso prévio no eSocial: o S-2250 acabou, e o que fica no lugar.
Pró-labore no eSocial: como o sócio aparece e o que a empresa informa: pró-labore no eSocial: como o sócio aparece e o que a empresa informa.
RPA no eSocial: o que a empresa informa quando paga um autônomo: rPA no eSocial: o que a empresa informa quando paga um autônomo.
Estagiário no eSocial: o que a empresa informa e o que a lei exige: estagiário no eSocial: o que a empresa informa e o que a lei exige.
13º salário no eSocial: como funciona a folha anual de dezembro: 13º salário no eSocial: como funciona a folha anual de dezembro.
CAT no eSocial: como comunicar um acidente de trabalho no prazo: cAT no eSocial: como comunicar um acidente de trabalho no prazo.
SST no eSocial: o que são o S-2220 e o S-2240 e quem precisa enviar: sST no eSocial: o que são o S-2220 e o S-2240 e quem precisa enviar.
Rubricas no eSocial: o que é a tabela S-1010 e por que ela pesa no imposto: rubricas no eSocial: o que é a tabela S-1010 e por que ela pesa no imposto.
Como retificar o eSocial ou excluir um evento sem bagunçar a folha: como retificar o eSocial ou excluir um evento sem bagunçar a folha.
eSocial sem funcionário: o que a empresa precisa enviar: eSocial sem funcionário: o que a empresa precisa enviar.
Procuração no eSocial e certificado digital: quem acessa e como: procuração no eSocial e certificado digital: quem acessa e como.
EFD-Reinf: o que é, prazo e como se liga ao eSocial: eFD-Reinf: o que é, prazo e como se liga ao eSocial.
Erros no eSocial: por que o evento é recusado e como evitar: erros no eSocial: por que o evento é recusado e como evitar.
eSocial para pessoa física que contrata funcionário sem ser doméstico: eSocial para pessoa física que contrata funcionário sem ser doméstico.

As situações menos comuns, uma página cada

Condomínio, igreja, aprendiz, intermitente, home office, maternidade, incapacidade, horas extras, vale, pensão, reintegração, transferência, alteração de contrato, processo trabalhista, estabelecimentos, FAP e RAT, DSR e falecimento:

eSocial no condomínio: o que o prédio informa e como fica o síndico: eSocial no condomínio: o que o prédio informa e como fica o síndico.
eSocial na igreja e na associação: empregados, ministro e voluntário: eSocial na igreja e na associação: empregados, ministro e voluntário.
Jovem aprendiz no eSocial: como registrar e o que a CLT exige: jovem aprendiz no eSocial: como registrar e o que a CLT exige.
Contrato intermitente no eSocial: admissão, convocação e folha do mês: contrato intermitente no eSocial: admissão, convocação e folha do mês.
Home office no eSocial: o que informar e o que a CLT exige no contrato: home office no eSocial: o que informar e o que a CLT exige no contrato.
Salário-maternidade no eSocial: quem paga, quanto tempo e o que informar: salário-maternidade no eSocial: quem paga, quanto tempo e o que informar.
Auxílio-doença no eSocial: quem paga cada dia e como informar o afastamento: auxílio-doença no eSocial: quem paga cada dia e como informar o afastamento.
Horas extras no eSocial: o que a lei permite e o que vai para a folha: horas extras no eSocial: o que a lei permite e o que vai para a folha.
Vale-transporte no eSocial: o desconto de 6%, o vale-alimentação e o erro do dinheiro: vale-transporte no eSocial: o desconto de 6%, o vale-alimentação e o erro do dinheiro.
Pensão alimentícia na folha: como descontar e informar no eSocial: pensão alimentícia na folha: como descontar e informar no eSocial.
Reintegração no eSocial: como informar a volta do empregado pelo S-2298: reintegração no eSocial: como informar a volta do empregado pelo S-2298.
Transferência de empregado no eSocial: filial, outra empresa do grupo e prazo: transferência de empregado no eSocial: filial, outra empresa do grupo e prazo.
Alteração contratual no eSocial: o que vai no S-2206 e até quando enviar: alteração contratual no eSocial: o que vai no S-2206 e até quando enviar.
Processo trabalhista no eSocial: como informar acordo e sentença no S-2500 e no S-2501: processo trabalhista no eSocial: como informar acordo e sentença no S-2500 e no S-2501.
Tabela de estabelecimentos do eSocial: o que vai no S-1005 e no S-1020: tabela de estabelecimentos do eSocial: o que vai no S-1005 e no S-1020.
FAP e RAT: quanto a sua empresa paga pelo risco de acidente e como conferir: fAP e RAT: quanto a sua empresa paga pelo risco de acidente e como conferir.
DSR na folha: quando o descanso semanal remunerado entra à parte e como vai ao eSocial: dSR na folha: quando o descanso semanal remunerado entra à parte e como vai ao eSocial.
Falecimento de empregado no eSocial: o S-2299, o prazo e quem recebe as verbas: falecimento de empregado no eSocial: o S-2299, o prazo e quem recebe as verbas.

Como a WJR cuida disso

Na WJR, o eSocial é feito por completo pelo escritório, inclusive a transmissão dos eventos. Se a sua empresa ficou com período atrasado, a WJR regulariza o que passou.

Na contratação, o time pede os dados do novo funcionário com 3 dias úteis de antecedência, para enviar o registro antes do primeiro dia de trabalho. Antes de você contratar, a WJR entrega gratuitamente a simulação do custo daquele funcionário. O eSocial doméstico do sócio é serviço avulso, podendo ser cortesia conforme o escopo do contrato da empresa.

Tudo isso corre pelo grupo de WhatsApp da sua empresa, por e-mail e pelo portal do cliente. A rotina completa está em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Perguntas frequentes

Toda empresa precisa enviar o eSocial?+

Toda empresa que é empregadora, sim. O decreto também inclui quem paga rendimento com retenção de Imposto de Renda, ainda que em um único mês do ano. O MEI só é obrigado se tiver empregado.

O eSocial cobra multa por evento enviado fora do prazo?+

Não como multa própria do sistema. A sanção vem da CLT, da lei do INSS, da multa da DCTFWeb e dos encargos do FGTS, conforme o que ficou para trás.

Posso contratar e registrar o funcionário depois?+

Não. A admissão precisa ser enviada até o dia anterior ao início do trabalho. Sem esse envio, a empresa fica exposta à multa por empregado não registrado.

O MEI precisa de certificado digital para o eSocial?+

Não. O MEI com empregado usa o eSocial Web Simplificado MEI, que dispensa certificado digital, e paga as contribuições numa guia própria, o DAE. A WJR faz o eSocial completo da sua empresa, da admissão ao fechamento do mês, dentro da Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

eSocial: o que é, quem envia e os prazos que mais pesam