eSocial admissão: prazo do S-2200 e do S-2190

No eSocial, a admissão do novo funcionário, o evento S-2200, precisa ser enviado até o dia anterior ao início do trabalho. Se a pessoa começa na segunda-feira, o envio vai até domingo, e no primeiro dia de trabalho ele já está atrasado.

Este guia é para quem vai contratar, seja o primeiro funcionário ou o décimo. A regra muda a ordem das coisas: primeiro a empresa reúne os dados e registra, depois a pessoa começa. Quem inverte a ordem fica exposto à multa por empregado sem registro.

Qual é o prazo do eSocial na admissão

O prazo está na Nota Orientativa 2019.18 do eSocial: o S-2200 deve ser informado até o dia anterior ao do início da prestação dos serviços. A FAQ oficial repete a regra: até o dia imediatamente anterior ao início.

Repare que a referência é o início do trabalho, não a assinatura do contrato nem a data do exame admissional. O que conta é o primeiro dia em que a pessoa presta serviço para a empresa.

Três situações comuns ajudam a visualizar:

Início na segunda-feira: envio até domingo. Na prática, os dados precisam chegar até a sexta anterior.
Início no dia seguinte a um feriado: o envio vai até o dia do feriado, então os dados precisam chegar antes dele.
Contratação decidida hoje para começar amanhã: o envio precisa acontecer hoje, com todos os dados em mãos.

Um cuidado extra vale para quem contrata perto do fim de semana ou de feriado prolongado. O prazo não para porque o escritório de contabilidade está fechado, então a informação precisa sair da empresa em dia útil, com margem para conferir documento e corrigir algum dado.

Os prazos dos outros eventos, como folha, alterações e desligamento, estão em Eventos do eSocial e prazos: o calendário da pequena empresa.

S-2200 ou S-2190: qual evento usar na admissão

Na maioria das contratações, a empresa envia direto o S-2200, que é a admissão completa. Ele leva os dados pessoais do trabalhador e as condições do contrato.

O S-2190, o registro preliminar, existe para uma situação específica. A FAQ oficial diz que ele deve ser enviado apenas quando o empregador não possui os dados completos do trabalhador. Se a empresa tem o cadastro completo, deve enviar direto o S-2200.

O S-2190 tem o mesmo prazo do S-2200: até o dia anterior ao início. Ele leva só o essencial:

CPF;
data de nascimento;
data de admissão ou de início da prestação do serviço;
matrícula;
código de categoria.

Depois, a empresa necessariamente precisa enviar o S-2200 com esses mesmos dados. O registro preliminar segura o prazo, mas não substitui a admissão completa.

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O que acontece se o eSocial da admissão atrasar

O eSocial não tem multa própria por evento atrasado, e aceita o envio fora do prazo. O problema é outro: como o registro do empregado é feito pelo eSocial, a admissão não enviada deixa o funcionário sem registro.

A CLT, no art. 47, prevê multa de R$ 3.000,00 por empregado não registrado, somada de igual valor a cada reincidência. Para microempresa e empresa de pequeno porte, o valor é de R$ 800,00 por empregado. Essa infração é exceção ao critério da dupla visita: o fiscal pode autuar sem orientar antes.

Há ainda o art. 47-A, de R$ 600,00 por empregado prejudicado quando faltam dados do registro, sem redução para o pequeno. O mapa completo das cobranças está em Multa do eSocial por atraso: o que a lei cobra de verdade.

Por que o registro é feito pelo eSocial

A CLT, no art. 41, já admitia livros, fichas ou sistema eletrônico para o registro do empregado. Com a Portaria SEPRT 1.195/2019, o registro eletrônico passou a ser feito pelo eSocial, e a mesma portaria passou a disciplinar a anotação na Carteira de Trabalho.

Na prática, para quem usa o registro eletrônico, o S-2200 é o registro. E, com livro ou sem livro, a admissão precisa chegar ao eSocial até o dia anterior ao início. É por isso que a data do envio pesa tanto.

A admissão também é o primeiro elo de uma corrente. Sem ela, o funcionário não entra na folha do mês, não aparece no FGTS e não gera contribuição correta na guia do INSS.

Outro efeito prático: um dado errado na admissão contamina tudo o que vem depois. CPF digitado errado, data de início trocada ou salário diferente do combinado aparecem na folha, no FGTS e nas guias, e corrigir depois dá mais trabalho do que conferir antes. Por isso vale reservar alguns minutos para revisar a ficha do funcionário com calma, junto com quem cuida da sua folha.

Como se organizar antes de contratar

A admissão no prazo depende menos do sistema e mais da ordem das decisões dentro da empresa. Um roteiro para o dono:

Defina o custo antes da vaga. Salário é só uma parte; os encargos estão em Quanto custa um funcionário CLT em 2026: a conta completa.
Feche a data de início com o candidato e não mude de última hora.
Peça os documentos pessoais do candidato assim que ele aceitar a proposta.
Defina cargo, salário, jornada e local de trabalho por escrito.
Envie tudo para quem faz a sua folha com antecedência, não na véspera.
Só libere o primeiro dia de trabalho com o registro confirmado.

Se você é MEI e vai contratar, o caminho é o eSocial simplificado do MEI, sem certificado digital, com limite de um empregado. O passo a passo está em eSocial do MEI com funcionário: o que enviar, qual guia e quanto custa.

Como a WJR cuida da admissão no eSocial

Na WJR, o eSocial é feito por completo pelo escritório, inclusive a transmissão da admissão. Para cumprir o prazo com folga, o time pede os dados do novo funcionário com 3 dias úteis de antecedência, e assim o registro sai antes do primeiro dia de trabalho.

Antes de você decidir a contratação, a WJR entrega gratuitamente a simulação do custo daquele funcionário. Tudo corre pelo grupo de WhatsApp da empresa, por e-mail e pelo portal do cliente. Os outros assuntos do eSocial estão em eSocial: o que é, quem envia e os prazos que mais pesam.

Perguntas frequentes

Posso enviar a admissão no primeiro dia de trabalho?+

Não. O S-2200 deve ser enviado até o dia anterior ao início da prestação de serviços. No primeiro dia de trabalho, o envio já está fora do prazo.

Posso usar o S-2190 em toda contratação?+

Não. A FAQ oficial diz que o S-2190 deve ser usado apenas quando a empresa não tem os dados completos do trabalhador. Com o cadastro completo, vai direto o S-2200.

Quem envia o S-2190 precisa enviar o S-2200 depois?+

Sim. O S-2200 precisa ser enviado com os mesmos dados do registro preliminar: CPF, data de nascimento, data de admissão, matrícula e código de categoria.

Qual é a multa por funcionário sem registro?+

R$ 3.000,00 por empregado pela CLT, art. 47, ou R$ 800,00 para microempresa e empresa de pequeno porte. O valor se repete a cada reincidência.

A admissão no eSocial pode substituir o livro de registro?+

Sim. Com a Portaria SEPRT 1.195/2019, o registro eletrônico de empregados passou a ser feito pelo eSocial, e a CLT admite sistema eletrônico para esse registro. Vai contratar? A WJR cuida da admissão no eSocial e de toda a rotina do funcionário dentro da Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

eSocial na admissão: prazo e o que fazer antes de contratar