A EFD-Reinf é a escrituração digital em que a empresa informa à Receita as retenções de INSS, imposto de renda, CSLL, PIS e Cofins que não passam pela folha de empregados. Ela vence no dia 15 do mês seguinte e, junto com o eSocial, alimenta a DCTFWeb, de onde sai o DARF.
Este texto é para o dono que contrata serviços de outras empresas, paga profissionais ou presta serviço com retenção na nota. Se a sua empresa desconta tributo de alguém ou tem tributo descontado por um cliente, é bem provável que a EFD-Reinf faça parte da rotina, mesmo que você nunca tenha ouvido o nome.
O que é a EFD-Reinf, em linguagem simples
O SPED, sistema digital de escriturações da Receita, define a EFD-Reinf como o módulo que "recepciona dados relativos a escrituração de retenções de imposto de renda e contribuições sociais". A norma que a regula é a Instrução Normativa RFB 2.043, de 12 de agosto de 2021.
Uma forma fácil de entender: o eSocial cuida de quem trabalha para a empresa como empregado, e a EFD-Reinf cuida das retenções que aparecem nos pagamentos a outras empresas e pessoas. As duas se completam e terminam no mesmo lugar, a DCTFWeb.
Quais retenções vão para a EFD-Reinf
A Receita e o SPED descrevem dois grandes blocos de informação que interessam à pequena e média empresa.
O primeiro é a retenção de INSS na cessão de mão de obra e na empreitada. O SPED fala em "serviços tomados ou prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada, com retenção da contribuição previdenciária, nos moldes da Lei nº 9.711". Na prática, entram aqui, por exemplo:
- a empresa que contrata um serviço com trabalhadores cedidos ou por empreitada e retém INSS na nota do prestador;
- a prestadora desse tipo de serviço, que tem o INSS retido pelo cliente.
O segundo bloco é a série R-4000: as retenções na fonte de imposto de renda, CSLL, Cofins e PIS sobre "pagamentos diversos efetuados a pessoas físicas e jurídicas", como descreve o SPED. Esses eventos passaram a ser exigidos a partir de 2023. Quando o pagamento decorre de relação de trabalho, a informação vai para o eSocial, e não para a Reinf.
Quem presta serviço e sofre retenção na nota encontra as regras de cada tributo retido em Contabilidade para prestadores de serviços: retenções e anexo. O pagamento a autônomo, que envolve eSocial e retenção, está em RPA no eSocial: o que a empresa informa quando paga um autônomo.
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EFD-Reinf e eSocial: qual é a diferença?
Os dois sistemas são parecidos na forma, porque trabalham com eventos e fechamento mensal, mas cobrem fatos diferentes e têm prazos que funcionam ao contrário.
| Ponto | eSocial | EFD-Reinf |
|---|---|---|
| O que informa | vínculos de trabalho, folha, pró-labore e pagamentos a trabalhadores | retenções de INSS em cessão de mão de obra e retenções de IR, CSLL, PIS e Cofins em outros pagamentos |
| Prazo da folha ou da escrituração | dia 15 do mês seguinte | dia 15 do mês seguinte |
| Dia 15 sem expediente | adiado para o 1º dia útil seguinte | antecipado para o dia útil anterior |
| Destino dos débitos | DCTFWeb | DCTFWeb |
A última diferença merece atenção. A Receita diz que a EFD-Reinf vai "até o dia 15 do mês seguinte, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior", com exceção do evento R-3010. Já a folha do eSocial, quando o dia 15 cai em fim de semana ou feriado, vai para o primeiro dia útil seguinte. Quem guarda uma regra só para as duas acaba atrasando a Reinf. Os prazos do eSocial estão em Eventos do eSocial e prazos: o calendário da pequena empresa.
Como a EFD-Reinf chega à DCTFWeb
O caminho é parecido com o da folha. A empresa envia os eventos do mês, fecha a escrituração com o evento R-2099 e recebe de volta um totalizador, o R-5011. A Receita é explícita: "Só após o processamento com sucesso do evento R-2099 (retorna o R5011 - totalizador) é que os códigos de receita migrarão para a DCTFWeb."
Na DCTFWeb, os débitos que vieram da Reinf se juntam aos que vieram do eSocial. O Manual da DCTFWeb resume: transmitidas as apurações, a aplicação "recebe, automaticamente, os respectivos débitos e créditos". Se a Reinf não foi fechada, a declaração fica incompleta, e o DARF sai com valor errado. O prazo da DCTFWeb e o vencimento do DARF estão em DCTFWeb e eSocial: como a folha vira declaração e DARF.
Um exemplo do dia a dia: uma construtora pequena contrata outra empresa por empreitada, com retenção de INSS na nota. Essa retenção vai para a Reinf. Se ninguém envia o evento e fecha a escrituração, a Receita não enxerga a retenção na DCTFWeb, e a conta de quem reteve e de quem sofreu a retenção deixa de fechar.
O que mudou com o fim da DIRF
A DIRF, a declaração anual de imposto retido na fonte, foi substituída. Segundo o eSocial, a partir do ano-calendário 2025 as informações que iam para a DIRF passaram a ser prestadas nos eventos do eSocial e da EFD-Reinf.
Isso mudou o ritmo do trabalho. O que antes era juntado uma vez por ano, no começo do ano seguinte, agora é informado mês a mês. A vantagem é que o erro aparece antes. A desvantagem é que uma nota com retenção esquecida em março não espera o ano virar: ela afeta a declaração daquele mês. O papel do eSocial nesse conjunto está em O que é eSocial, quem é obrigado e o que ele substituiu.
O que o dono da empresa precisa acompanhar
Quem está obrigado a cada evento e em que situação a escrituração é dispensada são regras técnicas da Instrução Normativa e do manual da Reinf, que o contador confere caso a caso. O papel do dono é outro: fazer a informação chegar a tempo.
Três hábitos ajudam:
- enviar ao contador todas as notas de serviços tomados, principalmente as que têm retenção destacada;
- avisar quando contratar serviço com trabalhadores cedidos ou por empreitada;
- conferir, nas notas que a sua empresa emite, se o cliente reteve algum tributo, e avisar o contador.
Como a WJR cuida do eSocial e da ligação com a DCTFWeb
Na Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente, a WJR faz o eSocial completo, inclusive a transmissão e o fechamento que alimenta a DCTFWeb. O time especializado tira dúvidas no grupo de WhatsApp da empresa, e acompanha as mensagens que a empresa recebe da Receita.
Se há eSocial atrasado, a WJR regulariza o período passado. O panorama das obrigações da folha está em eSocial: o que é, quem envia e os prazos que mais pesam.
Perguntas frequentes
A EFD-Reinf substitui o eSocial?+
Não. O eSocial informa a folha e os vínculos de trabalho; a EFD-Reinf informa as retenções em pagamentos a outras empresas e pessoas fora da relação de trabalho. As duas alimentam a DCTFWeb.
Qual é o prazo da EFD-Reinf?+
Até o dia 15 do mês seguinte. Se o dia 15 não for dia útil, o prazo é antecipado para o dia útil imediatamente anterior, segundo a Receita, com exceção do evento R-3010.
A DIRF ainda existe?+
Não para os fatos a partir do ano-calendário 2025. Segundo o eSocial, as informações passaram a ser prestadas nos eventos do eSocial e da EFD-Reinf.
Os débitos da Reinf vão sozinhos para a DCTFWeb?+
Sim, depois do fechamento. Só após o processamento com sucesso do evento R-2099, que devolve o totalizador R-5011, os débitos migram para a DCTFWeb.
Retenção de imposto sobre salário vai para a Reinf?+
Não. Quando o pagamento decorre de relação de trabalho, a informação vai para o eSocial. A série R-4000 da Reinf cobre as retenções em outros pagamentos a pessoas físicas e jurídicas. A WJR faz e transmite o eSocial da empresa, que se soma à EFD-Reinf na DCTFWeb, dentro da Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.
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Fontes: SPED, EFD-Reinf https://www.gov.br/sped/pt-br/assuntos/escrituracoes-digitais/efd-reinf, Receita Federal, Perguntas frequentes da EFD-Reinf https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/acesso-a-informacao/perguntas-frequentes/sped/efd-reinf/efdr, Receita Federal, EFD-Reinf: qual é o prazo https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/acesso-a-informacao/perguntas-frequentes/sped/efd-reinf/efdr/1-geral/1-12-qual-e-o, Receita Federal, EFD-Reinf: as informações sobre retenções https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/acesso-a-informacao/perguntas-frequentes/sped/efd-reinf/efdr/1-geral/1-17-as-informacoes-sobre, Receita Federal, Perguntas e respostas da DCTFWeb (28/04/2025) https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/orientacao-tributaria/declaracoes-e-demonstrativos/DCTFWeb/arquivos/perguntas-e-respostas-dctfweb-2025-04-28.pdf, Receita Federal, Manual da DCTFWeb (atualização janeiro 2025) https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/manuais/manual-dctfweb/manual-dctfweb-atualizacao-janeiro2025_versao_final.pdf, eSocial, Substituição da DIRF por eventos do eSocial começa no período de apuração 01/2025 https://www.gov.br/esocial/pt-br/noticias/substituicao-da-dirf-pgd-por-eventos-do-esocial-comeca-no-periodo-de-apuracao-01-2025
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