Procuração no eSocial e certificado digital

A procuração no eSocial é a autorização que a empresa dá, perante a Receita Federal, para que outra pessoa ou empresa envie eventos em nome dela, e ela é feita no e-CAC por perfis. Na empresa, o envio por web service, o canal normalmente usado pelo contador, sempre exige certificado digital, da própria empresa ou de um procurador cadastrado no e-CAC.

Este texto é para o dono que precisa liberar o acesso do contador, trocou de escritório ou contratou uma clínica de saúde ocupacional. Também serve para quem tentou entrar no eSocial com a conta gov.br e foi barrado. Cada perfil de empregador tem uma forma de acesso, e misturar as regras é o que costuma travar tudo.

Quem precisa de certificado digital para usar o eSocial

A regra muda conforme quem é o empregador e por qual caminho o evento é enviado. O quadro abaixo resume o que o eSocial e o Manual de Orientação do eSocial informam.

| Quem envia | Como acessa | Certificado digital |

|---|---|---|

| Empresa ou contador por web service (sistema de folha) | certificado da empresa ou do procurador cadastrado no e-CAC | sempre obrigatório |

| Empresa nos módulos web | conta gov.br ouro ou prata | acesso completo de pessoa jurídica quando o login gov.br é feito com certificado |

| Empregador doméstico | conta gov.br ouro ou prata | dispensado |

| Segurado especial | conta gov.br ouro ou prata, no módulo próprio | dispensado |

| MEI com empregado | módulo simplificado do MEI | dispensado |

O ponto que mais pega é o primeiro. O eSocial diz, em notícia oficial sobre os módulos web: "É sempre obrigatório o uso de certificado digital para a transmissão dos eventos via web service." Como o web service é o canal normalmente usado pelo contador, a empresa que terceiriza a folha depende de um certificado válido em algum ponto da cadeia: o dela ou o do procurador.

A validade e os tipos de certificado, A1 e A3, estão explicados em Certificado digital A1: a identidade eletrônica da sua empresa.

Como funciona a procuração no eSocial

A procuração no eSocial não é um documento de cartório. O Manual de Orientação é claro: "São aceitas somente procurações outorgadas perante a RFB". Ou seja, a autorização é registrada no ambiente da Receita, o e-CAC, e é lá que o eSocial confere se quem está enviando tem poder para isso.

Na procuração eletrônica, a empresa não libera "o eSocial inteiro" de uma vez por um código. Ela escolhe perfis com nome, cada um cobrindo um grupo de eventos. O Manual lista, entre eles:

Preliminar;
Rotinas;
SST;
Desligamento;
Especial;
Acesso Web.

Essa divisão é útil para o dono. O escritório de contabilidade que faz a folha recebe os perfis da rotina de pessoal. A clínica que cuida dos exames e dos laudos pode receber só o perfil de saúde e segurança do trabalho, chamado "eSocial - Grupo SST", sem enxergar o resto. Os eventos de saúde e segurança estão em SST no eSocial: o que são o S-2220 e o S-2240 e quem precisa enviar.

Um exemplo do dia a dia: uma clínica odontológica com quatro funcionários troca de contador. O novo escritório só consegue transmitir quando a procuração antiga é revista e a nova é cadastrada no e-CAC com os perfis certos. Enquanto isso não acontece, a folha fica parada, e o prazo corre do mesmo jeito.

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Quero ajuda com o acesso ao eSocial

O código de acesso ainda funciona no eSocial?

Não. O eSocial fez o fim do código de acesso por fases, e a última delas, em 12/06/2023, descontinuou o código de forma definitiva. Quem guardava aquele código antigo, anotado num papel ou numa planilha, não consegue mais entrar com ele.

O acesso aos módulos web passou a ser pela conta gov.br. Desde 12/12/2022, o eSocial informa que "o login gov.br nível bronze não será aceito para os módulos web do eSocial". Só valem os níveis ouro ou prata. Se a sua conta está no bronze, é preciso elevar o nível no próprio gov.br antes de tentar de novo.

Para a empresa, o eSocial acrescenta uma condição: o acesso a todos os serviços de pessoa física e jurídica fica garantido quando o login no gov.br é feito com o certificado digital. Por isso, não conte com a conta pessoal do sócio, sozinha, para resolver tudo da empresa.

E um alívio para quem já tinha procuração: segundo o eSocial, a mudança na forma de autenticação não alterou as procurações eletrônicas, "que permanecerão válidas".

Doméstico e MEI precisam de procuração ou certificado?

O empregador doméstico e o segurado especial estão dispensados do certificado digital, segundo o Manual de Orientação do eSocial. O Manual do empregador doméstico confirma que o acesso é pela conta gov.br nos níveis ouro ou prata, e que o login por código de acesso foi descontinuado. O resto da rotina do doméstico está em eSocial doméstico: o que o patrão envia, o que tem no DAE e quando pagar.

O MEI com empregado também usa o eSocial sem certificado. A página do eSocial para o MEI diz: "Não é necessário ter certificado digital." Como fica a folha do MEI está em eSocial do MEI com funcionário: o que enviar, qual guia e quanto custa, e o uso do certificado nas outras obrigações do MEI em Certificado digital MEI: quando é obrigatório e quando dá para viver sem.

Checklist antes de liberar o acesso ao contador

Antes de mandar a procuração, vale conferir cinco pontos:

o certificado digital da empresa está dentro da validade;
a conta gov.br de quem vai acessar os módulos web está no nível ouro ou prata;
a procuração foi feita no e-CAC, perante a Receita, e não em cartório;
os perfis escolhidos cobrem os eventos que o procurador vai enviar;
procurações de escritórios ou clínicas que não atendem mais a empresa foram revistas.

O quinto item costuma ser esquecido. Quem troca de contador e de clínica ao longo dos anos acumula acessos antigos. Revisar a lista de procuradores é uma boa prática de segurança, além de evitar dúvidas sobre quem enviou o quê.

Se a empresa ainda não tem certificado, ou o dela venceu, vale resolver isso primeiro. Sem um certificado válido, da empresa ou do procurador, a transmissão pelo sistema de folha simplesmente não acontece. O panorama das obrigações está em eSocial: o que é, quem envia e os prazos que mais pesam.

Como a WJR ajuda com o acesso ao eSocial

Na Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente, a WJR faz o eSocial completo, inclusive a transmissão dos eventos, e acompanha as mensagens que a empresa recebe da Receita. Quando o cliente troca de contador, o time especializado tira as dúvidas sobre o acesso pelo grupo de WhatsApp da empresa, para a folha não parar.

Para quem está abrindo empresa, a WJR entrega o negócio com CCM, certificado digital e emissor de notas já configurados. A emissão e a renovação do certificado estão em Certificado digital A1: a identidade eletrônica da sua empresa.

Perguntas frequentes

A procuração do eSocial pode ser feita em cartório?+

Não. O Manual de Orientação do eSocial diz que são aceitas somente procurações outorgadas perante a Receita Federal, que são feitas eletronicamente no e-CAC.

Posso entrar no eSocial com conta gov.br nível bronze?+

Não. Desde 12/12/2022, o nível bronze não é aceito nos módulos web do eSocial. É preciso ter conta gov.br nos níveis ouro ou prata.

O código de acesso do eSocial ainda funciona?+

Não. O código de acesso foi descontinuado de forma definitiva em 12/06/2023. O acesso aos módulos web passou a ser pela conta gov.br.

A clínica de medicina do trabalho pode enviar só os eventos de SST?+

Sim. A procuração eletrônica tem o perfil "eSocial - Grupo SST", que permite à empresa liberar para terceiros apenas os eventos de saúde e segurança do trabalho.

Empregador doméstico precisa de certificado digital?+

Não. O empregador doméstico e o segurado especial estão dispensados do certificado e acessam o eSocial pela conta gov.br nos níveis ouro ou prata.

Mudar o login para o gov.br cancelou minha procuração?+

Não. O eSocial informa que a mudança na forma de autenticação não alterou as procurações eletrônicas, que permanecem válidas. A WJR faz e transmite o eSocial da empresa, do cadastro ao fechamento do mês, dentro da Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Procuração no eSocial e certificado digital: quem acessa e como