Rubricas no eSocial: o que é a tabela S-1010

Rubricas no eSocial são os itens da folha de pagamento, como salário, férias, 13º e descontos, que a empresa cadastra no evento S-1010, a Tabela de Rubricas. Cada rubrica diz ao eSocial o que é aquele valor e se ele entra na base do INSS, do imposto de renda e do FGTS.

Para o dono de empresa, a rubrica parece detalhe técnico, mas é nela que se decide quanto de imposto a folha gera. Uma rubrica cadastrada errada não erra uma vez: ela erra em todo holerite que a usa, todo mês, até ser corrigida. Entender o básico ajuda a fazer as perguntas certas a quem cuida da sua folha.

O que é uma rubrica no eSocial

Pense no holerite do funcionário. Cada linha dele, "salário", "hora extra", "desconto de vale-transporte", "adiantamento", é uma rubrica. A empresa cria a própria lista, com os próprios nomes e códigos internos, e envia essa lista ao eSocial antes de usar qualquer item dela.

O evento que leva essa lista é o S-1010. Ele faz parte dos eventos de tabela, os cadastros do empregador que o eSocial precisa conhecer antes de receber a folha. O Manual de Orientação do eSocial cita as "rubricas da folha de pagamento (S-1010)" entre essas tabelas, ao lado das informações do empregador e dos estabelecimentos.

Depois, todo mês, a folha de cada trabalhador é enviada no S-1200 usando os códigos cadastrados. Se a rubrica não existe no S-1010, a folha não tem onde se apoiar. A folha mensal está explicada em Folha mensal no eSocial: o que vai no S-1200 e o que vai no S-1210.

Rubricas do eSocial: natureza e incidências

Toda rubrica que a empresa cria precisa ser ligada a duas coisas do eSocial.

A natureza. É a classificação oficial do valor, escolhida numa tabela que a empresa não altera. O Manual de Orientação diz que o conteúdo dessas tabelas do eSocial "não sofre alteração pelo declarante". A tabela das naturezas é a Tabela 03, "Natureza das Rubricas da Folha de Pagamento". Alguns exemplos dela:

| Código | Natureza, na Tabela 03 |

|---|---|

| 1000 | Salário, vencimento, soldo |

| 1020 | Férias |

| 1350 | Bolsa de estudo - Estagiário |

| 5001 | 13º salário |

Assim, a empresa pode chamar a rubrica de "salário mensal" ou "salário base", mas ela precisa apontar para a natureza 1000.

As incidências. São os campos que dizem se o valor é base de cálculo de cada tributo. O leiaute do S-1010 tem campos próprios para a incidência da contribuição previdenciária, do imposto de renda retido e do FGTS, além do tipo da rubrica. O leiaute traz regras de validação para esses campos, e o eSocial rejeita combinações que não são aceitas.

O significado de cada código de incidência está nas tabelas técnicas do leiaute, e a escolha certa depende da natureza do pagamento e da lei de cada tributo. Não é escolha que se faz no chute.

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Por que uma rubrica errada vira imposto errado

O caminho do valor é automático. A folha do mês vai no S-1200 usando as rubricas, o fechamento vai no S-1299, e a DCTFWeb recebe os totais e gera a declaração sozinha. O Manual da DCTFWeb descreve isso: "a aplicação da DCTFWeb recebe os dados e gera a declaração automaticamente".

Então, se a incidência da rubrica está errada, o erro atravessa tudo:

um pagamento que deveria ser base do INSS entra como se não fosse, e a contribuição sai menor;
um valor que não deveria entrar na base entra, e a empresa paga a mais;
o FGTS Digital, também alimentado pelos eventos do eSocial, recebe a mesma base errada.

Um exemplo do dia a dia: a empresa cria uma rubrica nova para um prêmio de vendas e copia a configuração de outra rubrica sem pensar. Enquanto ninguém revisa, cada folha com aquele prêmio sai com a mesma falha, e o problema pode ficar escondido por meses.

Como a folha vira DCTFWeb e DARF está em DCTFWeb e eSocial: como a folha vira declaração e DARF.

Como corrigir uma rubrica já enviada

Rubrica não se retifica como os outros eventos. O Manual de Orientação é claro: "Caso haja necessidade de corrigir informação específica de uma tabela enviada anteriormente deve ser utilizado o grupo [alteracao]." Ou seja, a empresa envia de novo o S-1010, agora com a alteração da rubrica, em vez de apagar e recriar o cadastro.

O cuidado está no passado. Corrigir a rubrica não conserta sozinho as folhas que já foram fechadas com a configuração antiga. Se as competências anteriores precisam ser refeitas, entram a reabertura do período, a correção da folha e um novo fechamento, e depois a DCTFWeb retificadora. Esse caminho está explicado em Como retificar o eSocial ou excluir um evento sem bagunçar a folha.

Por isso a revisão das rubricas vale mais antes do primeiro uso do que depois de um ano de folhas.

Quando rever a tabela de rubricas

Não existe prazo fixo para rever rubricas, mas alguns momentos pedem atenção:

quando a empresa contrata o primeiro funcionário;
quando cria um pagamento novo, como prêmio, gratificação ou ajuda de custo;
quando troca de escritório de contabilidade ou de sistema de folha;
quando uma convenção coletiva cria uma verba nova;
quando a DCTFWeb ou o FGTS vêm com valores diferentes do esperado.

Já a empresa sem empregado e sem pagamentos a informar não precisa montar tabela de rubricas só para declarar que não tem movimento. O MOS diz que, nesse caso, é "desnecessário o envio de qualquer outro evento, como por exemplo as tabelas de estabelecimentos e de rubricas". Como funciona o sem movimento está em eSocial sem funcionário: o que a empresa precisa enviar.

Como a WJR cuida das rubricas no eSocial

A WJR faz o eSocial da empresa por completo, inclusive a transmissão dos eventos de tabela e da folha, e regulariza períodos em atraso. Pagamentos novos, como um prêmio ou uma gratificação, podem ser avisados no grupo de WhatsApp da empresa antes da folha, para o time especializado tratar a rubrica antes do primeiro uso.

O panorama do eSocial está em eSocial: o que é, quem envia e os prazos que mais pesam, e a história do escritório, desde 1995, em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995.

Perguntas frequentes

O que é o S-1010 no eSocial?+

É o evento da Tabela de Rubricas: o cadastro dos itens da folha de pagamento da empresa, cada um ligado a uma natureza da Tabela 03 e às incidências de INSS, IRRF e FGTS.

A empresa pode criar as próprias rubricas?+

Sim. A empresa cria os próprios códigos e nomes, mas cada rubrica precisa apontar para uma natureza da Tabela 03, que é fixa e não pode ser alterada pelo declarante.

Rubrica cadastrada errada se corrige com retificação?+

Não. Tabela enviada se corrige pelo grupo de alteração do próprio S-1010. Se as folhas já fechadas com o erro precisarem ser refeitas, o caminho é a reabertura e um novo fechamento.

Rubrica errada muda o valor do INSS e do FGTS?+

Sim. A incidência cadastrada na rubrica define se o valor entra na base, e a DCTFWeb e o FGTS Digital recebem os valores calculados a partir da folha do eSocial.

Empresa sem empregado precisa enviar tabela de rubricas?+

Não para declarar que não tem movimento. O Manual de Orientação dispensa o envio das tabelas de estabelecimentos e de rubricas nessa situação. A WJR cadastra e transmite as rubricas e a folha da empresa no eSocial dentro da Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Rubricas no eSocial: o que é a tabela S-1010 e por que ela pesa no imposto