Rotina mensal do departamento pessoal para pequena empresa: checklist semana a semana

A rotina mensal do departamento pessoal para pequena empresa segue a ordem do mês: fechar ponto e variáveis na última semana, pagar a folha no começo do mês seguinte, recolher encargos até o dia 20 e cuidar de férias, admissões e arquivo no meio do caminho. Organizar por semana evita que um prazo escape e vire multa.

Os prazos legais da folha têm página própria, em Calendário mensal da folha prazos de FGTS INSS e IRRF, data a data. Aqui o foco é o que fazer, em que ordem e por quê.

Rotina mensal do departamento pessoal para pequena empresa: última semana do mês

É a semana de juntar tudo o que muda a folha do mês.

1. Feche o ponto de cada empregado. Horas extras, faltas, atrasos e banco de horas saem daqui. Sem ponto fechado, a folha sai errada. As regras de controle de jornada estão em Jornada de trabalho e controle de ponto: quando é obrigatório e como a folha usa.

1. Reúna as variáveis. Comissões, prêmios, adicionais, descontos autorizados e adiantamentos. Cada uma precisa de documento que a justifique.

1. Confira atestados e afastamentos. Atestado muda o pagamento e pode gerar evento no eSocial.

1. Registre alterações de contrato. Mudança de salário, cargo ou jornada precisa estar registrada antes da folha que a aplica.

1. Envie tudo ao responsável pela folha. Seja contador, sistema ou equipe interna, a folha só fica certa com informação completa e no prazo combinado.

Primeira semana do mês seguinte

É a semana de conferir e pagar.

1. Confira a prévia da folha antes de aprovar. Compare com o mês anterior e pergunte sobre cada diferença grande. O roteiro está em Como conferir a folha de pagamento antes de aprovar: checklist em 4 etapas.

1. Pague os salários até o quinto dia útil. É o prazo da CLT, art. 459, § 1º, para salário mensal. Pagar depois descumpre a CLT e gera desgaste com a equipe.

1. Entregue os holerites. O empregado precisa saber o que recebeu e o que foi descontado.

1. Compre e entregue o vale-transporte do mês. A Lei 7.418/1985, art. 4º, diz que o empregador adquire os vales necessários ao deslocamento casa e trabalho. O desconto do empregado é limitado a 6% do salário básico.

1. Confira os benefícios. Vale-refeição, plano de saúde e outros entram com os valores do mês e as inclusões e exclusões de pessoas.

Até o dia 20

É a semana dos recolhimentos.

1. Recolha o FGTS do mês anterior. A Lei 8.036/1990, art. 15, fixa o depósito de 8% da remuneração até o dia 20 de cada mês.

1. Recolha INSS e demais contribuições. A Lei 8.212/1991, art. 30, I, b, fixa o dia 20 do mês seguinte ao da competência.

1. Confira se os eventos do eSocial foram enviados. A folha só fecha de verdade quando os eventos do mês estão transmitidos. Os eventos e seus prazos estão em Eventos do eSocial e prazos: o calendário da pequena empresa.

1. Arquive os comprovantes de pagamento. Guia paga sem comprovante arquivado vira dor de cabeça na fiscalização ou na troca de contador.

Ao longo do mês: férias

Férias pedem antecedência, e não cabem no último dia.

1. Mantenha o controle de períodos aquisitivos. Saber quem tem férias vencendo evita o pagamento em dobro.

1. Comunique as férias com antecedência. Prazo e recibo estão em Como comunicar férias ao funcionário prazo e recibo, passo a passo.

1. Pague as férias até 2 dias antes do início. É o prazo da CLT, art. 145.

1. Ajuste a escala da equipe. Planeje quem cobre a função durante a ausência.

Ao longo do mês: entradas e saídas

1. Admissão antes do primeiro dia de trabalho. Exame admissional, documentos e evento no eSocial precisam estar prontos antes de a pessoa começar.

1. Desligamento com prazo de 10 dias. A CLT, art. 477, § 6º, fixa até 10 dias do término do contrato para pagar as verbas e entregar os documentos da extinção. O cálculo está em Cálculo de rescisão: o que entra em cada tipo de desligamento e o prazo para pagar.

1. Exame demissional e devolução de materiais. Crachá, chaves, equipamentos e acessos a sistemas.

1. Atualize o quadro de pessoal. Benefícios, plano de saúde e vale-transporte saem da lista de quem saiu.

Meses especiais no calendário

Alguns meses trazem tarefas a mais:

1. Entre fevereiro e novembro: pagamento da primeira parcela do 13º, adiantamento de metade do salário (Lei 4.749/1965, art. 2º).

1. Até 20 de dezembro: pagamento do 13º salário, compensado o adiantamento (Lei 4.749/1965, art. 1º).

1. Data-base da categoria: reajuste da convenção coletiva, com possíveis diferenças retroativas.

1. Começo do ano: informes de rendimentos para os empregados e revisão dos benefícios.

A visão das obrigações mensais de quem tem empregado, em formato de lista única, está em Obrigações da empresa que tem funcionário checklist mensal completo.

Arquivo: o que guardar todo mês

1. Folha de pagamento e holerites.
2. Espelhos de ponto assinados ou validados.
3. Comprovantes de FGTS e contribuições.
4. Recibos de férias, 13º e benefícios.
5. Atestados, exames e treinamentos.
6. Documentos de admissão e desligamento do mês.

Fazer dentro de casa ou terceirizar

Para uma ou duas pessoas, o dono costuma conseguir cuidar das variáveis e da conferência, com a folha calculada por quem domina a legislação. Com equipe maior, a rotina pesa e o risco de erro cresce. O custo de terceirizar está em Quanto custa terceirizar o departamento pessoal e o que entra no preço.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Outros guias de folha e rotina estão em Guias.

Perguntas frequentes

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Fontes: Planalto, CLT, arts. 145, 459, § 1º, e 477, § 6º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm; Planalto, Lei 8.036/1990, art. 15 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8036consol.htm; Planalto, Lei 8.212/1991, art. 30, I, b https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8212cons.htm; Planalto, Lei 4.749/1965, arts. 1º e 2º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l4749.htm; Planalto, Lei 7.418/1985, art. 4º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l7418.htm