Empresa com funcionário: checklist mensal

Quem procura "obrigações da empresa que tem funcionário checklist mensal" encontra aqui a ordem que se repete todo mês: fechar o ponto e as variáveis, calcular a folha, pagar o salário, enviar as informações ao eSocial e recolher FGTS, INSS e imposto de renda. Quem segue a ordem não perde prazo e não paga multa por esquecimento.

Como usar este checklist

O checklist está dividido em quatro blocos, na ordem em que as tarefas acontecem. Cada item traz o porquê, para que o dono saiba o que está em jogo quando algo atrasa. As datas exatas de cada guia estão reunidas em Calendário mensal da folha prazos de FGTS INSS e IRRF, data a data.

Obrigações da empresa que tem funcionário checklist mensal: antes da folha

1. Fechar o ponto do mês

Horas extras, faltas, atrasos e adicionais saem do controle de jornada. Ponto fechado errado gera folha errada, e a correção vira diferença salarial no mês seguinte.

2. Levantar as variáveis

Comissões, gratificações, prêmios, adiantamentos e descontos autorizados. Sem essa lista, a folha sai só com o salário fixo.

3. Conferir admissões e desligamentos

Quem entrou no mês recebe proporcional; quem saiu entra na rescisão, com prazo próprio. A admissão precisa ter sido enviada ao eSocial antes do início do trabalho.

4. Conferir férias que começam no mês seguinte

A CLT, art. 135, exige aviso por escrito com, no mínimo, 30 dias de antecedência. O art. 145 manda pagar a remuneração das férias até 2 dias antes do início. Como fazer o aviso está em Como comunicar férias ao funcionário prazo e recibo, passo a passo.

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Durante a folha

5. Calcular salários e descontos

Salário, variáveis, INSS do empregado e imposto de renda retido. O INSS segue faixas progressivas, explicadas em Como calcular o INSS do empregado faixas progressivas: guia 2026.

6. Calcular os encargos da empresa

FGTS e contribuições da empresa, que variam conforme o regime tributário. Esse é o custo que não aparece no holerite, mas sai do caixa.

7. Conferir a folha antes de aprovar

Compare com o mês anterior. Diferença grande sem motivo é sinal de erro de lançamento.

8. Gerar holerites

O empregado precisa ver o que recebeu e o que foi descontado. O recibo assinado ou a confirmação eletrônica protege a empresa.

Depois da folha: pagar e informar

9. Pagar o salário no prazo

A CLT, art. 459, § 1º, manda pagar o salário mensal, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês seguinte ao vencido. Atraso de salário tem consequência trabalhista. As formas de pagamento permitidas estão em Pagamento de salário por Pix ou conta salário o que é permitido pela CLT.

10. Enviar os eventos ao eSocial

Remunerações, pagamentos e fechamento do período vão ao eSocial, que alimenta as guias de FGTS e de tributos. Os eventos e seus prazos estão em Eventos do eSocial e prazos: o calendário da pequena empresa.

11. Recolher o FGTS

A Lei 8.036/1990, art. 15, manda depositar até o vigésimo dia de cada mês 8% da remuneração do mês anterior. A guia é gerada no FGTS Digital; os erros comuns estão em Guia de FGTS Digital erros comuns e como corrigir cada um.

12. Recolher INSS e imposto de renda retido

A Lei 8.212/1991, art. 30, I, b, fixa o INSS até o dia 20 do mês seguinte, antecipando para o dia útil anterior se não houver expediente bancário. O IRRF sobre salários vence até o último dia útil do segundo decêndio do mês seguinte (Lei 11.196/2005, art. 70, I, e).

Ao longo do mês

13. Benefícios

Vale-transporte, vale-refeição e plano de saúde têm compra, crédito e desconto em folha. Desconto não lançado é custo que a empresa absorve sem perceber.

14. Atestados e afastamentos

Atestados reduzem ou justificam faltas; afastamentos longos têm envio próprio ao eSocial. Guardar os documentos evita discussão depois.

15. Documentos e arquivo

Holerites, recibos, avisos de férias e controles de ponto ficam guardados. Em fiscalização, é o que a empresa mostra.

16. Pró-labore dos sócios

Se os sócios retiram pró-labore, ele entra na folha do mês, com INSS e envio ao eSocial. Esquecer o pró-labore é erro comum em empresa pequena.

17. Conferir as guias pagas

Depois de pagar, confira se cada guia foi quitada com o valor e a competência certos. Guia paga com código ou competência errada aparece como débito em aberto meses depois, quando a empresa pede uma certidão.

Os erros que mais geram multa

pagar o salário depois do quinto dia útil;
enviar a admissão ao eSocial depois do início do trabalho;
deixar a guia do FGTS para depois do dia 20;
lançar hora extra no ponto e esquecer na folha;
pagar férias sem respeitar os 2 dias antes do início.

A lista completa está em Folha de pagamento erros comuns que geram multa: guia para o dono. Para quem quer a rotina organizada em detalhe, veja Rotina mensal do departamento pessoal para pequena empresa: checklist semana a semana.

Fazer dentro de casa ou terceirizar

Com um ou dois funcionários, o dono costuma dar conta, desde que tenha um calendário e não pule etapas. Com equipe maior, a quantidade de eventos, benefícios e variáveis cresce rápido.

A decisão costuma vir quando a folha começa a tomar horas do dono todo mês. Nesse momento, comparar o custo do tempo com o custo de terceirizar faz sentido. O serviço está em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Perguntas frequentes

Até quando devo pagar o salário?+

Até o quinto dia útil do mês seguinte ao trabalhado, pela CLT, art. 459, § 1º, quando o salário é mensal.

Qual é o prazo do FGTS?+

Até o vigésimo dia de cada mês, sobre a remuneração do mês anterior, pela Lei 8.036/1990, art. 15, na redação da Lei 14.438/2022.

O INSS e o FGTS vencem no mesmo dia?+

Os dois têm o dia 20 como referência. O INSS antecipa para o dia útil anterior quando não há expediente bancário, pela Lei 8.212/1991, art. 30, § 2º.

Com quanto tempo devo avisar as férias?+

Com no mínimo 30 dias, por escrito, pela CLT, art. 135. O pagamento vem até 2 dias antes do início, pelo art. 145.

Empresa com um funcionário tem as mesmas obrigações?+

Sim. O número de empregados muda o volume de trabalho, não a lista de obrigações. Um funcionário já exige folha, eSocial, FGTS e INSS todo mês.

Obrigações da empresa que tem funcionário checklist mensal completo