Saber como conferir a folha de pagamento antes de aprovar evita pagar errado e corrigir depois, com custo. O roteiro é conferir quem está na folha, os proventos, os descontos e os encargos, e comparar o total com o mês anterior.
Por que conferir a prévia antes de aprovar
A folha aprovada vira pagamento, eSocial, guia de FGTS e guia de INSS. Um erro na prévia se espalha por todas essas etapas. Corrigir depois exige retificar eventos, recalcular guias e às vezes pagar diferença com multa.
Também há prazo. Pela CLT, art. 459, § 1º, o salário mensal deve ser pago até o quinto dia útil do mês seguinte ao trabalhado. A conferência precisa caber antes disso. Os erros que mais geram multa estão em Folha de pagamento erros comuns que geram multa: guia para o dono.
Como conferir a folha de pagamento antes de aprovar: etapa 1, as pessoas
1. Quem entrou no mês está na folha
Admissão recente que não aparece na prévia vira salário atrasado. Confira nome, cargo, salário contratado e data de início. O valor do primeiro mês é proporcional aos dias trabalhados.
2. Quem saiu não recebeu salário cheio
Funcionário desligado deve aparecer com saldo de salário e verbas de rescisão, não com o salário do mês inteiro. A rescisão tem prazo e cálculo próprios, conferidos à parte.
3. Afastamentos e férias estão marcados
Quem está de férias, licença ou afastado por doença tem cálculo diferente. Férias, por exemplo, devem ser pagas até 2 dias antes do início do período (CLT, art. 145), então muitas vezes já foram pagas em folha separada.
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Etapa 2, os proventos
4. Salário base bate com o contrato
Compare o salário de cada pessoa com o contrato e com o último reajuste. Reajuste de convenção coletiva esquecido é erro comum e gera diferença retroativa.
5. Horas extras conferem com o ponto
A Constituição, art. 7º, XVI, fixa a hora extra em pelo menos 50% a mais que a hora normal, e a convenção coletiva pode prever percentual maior. Confira as horas lançadas com o espelho de ponto aprovado, e não com estimativa.
6. Adicional noturno e outros adicionais estão no lugar certo
O trabalho noturno tem acréscimo de pelo menos 20% sobre a hora diurna (CLT, art. 73), com regras de contagem próprias. Insalubridade, periculosidade e comissões também precisam de base de cálculo correta. O detalhe do noturno está em Adicional noturno: como calcular os 20% e a hora de 52 minutos e 30 segundos.
7. Prêmios e comissões têm documento
Comissão sem relatório de vendas e prêmio sem regra escrita são difíceis de defender. Cada valor variável precisa de memória de cálculo.
Etapa 3, os descontos
8. Faltas e atrasos descontados estão justificados
Desconto de falta deve ter base no ponto e considerar atestados. Desconto indevido gera reclamação e diferença a pagar. As regras estão em Desconto de falta na folha: quando a empresa pode descontar e quanto.
9. INSS do empregado está na faixa certa
O desconto de INSS do empregado é progressivo, por faixas, e a tabela muda a cada ano. Confira se o sistema usa a tabela vigente. O cálculo está explicado em Como calcular o INSS do empregado faixas progressivas: guia 2026.
10. Imposto de renda e dependentes estão atualizados
O desconto de imposto de renda depende da tabela vigente e dos dependentes informados. Dependente novo que não foi cadastrado faz o desconto sair maior do que deveria.
11. Vale-transporte, benefícios e adiantamentos conferem
Desconto de vale-transporte, coparticipação de plano de saúde, pensão alimentícia e adiantamento salarial precisam bater com o que foi autorizado ou determinado. Adiantamento pago no mês e não descontado é dinheiro que não volta.
Etapa 4, encargos, totais e prazos
12. FGTS sobre a remuneração certa
O FGTS é de 8% da remuneração paga ou devida no mês anterior, incluindo o décimo terceiro, e deve ser depositado até o vigésimo dia de cada mês (Lei 8.036/1990, art. 15). Confira se todas as verbas que compõem a remuneração entraram na base.
13. Décimo terceiro e férias provisionados
Em dezembro, a gratificação de Natal é paga a todo empregado (Lei 4.090/1962, art. 1º). Ao longo do ano, a empresa deve provisionar o décimo terceiro e as férias com o terço constitucional (Constituição, art. 7º, XVII). Ver a provisão no relatório ajuda a não ser pego de surpresa.
14. Total comparado com o mês anterior
Some a folha e compare com a do mês anterior. Diferença sem explicação, para mais ou para menos, é o melhor sinal de erro. Explique cada variação antes de aprovar.
15. Datas de pagamento e de guias anotadas
Antes de aprovar, anote a data do pagamento de salários e as datas das guias. O calendário está em Calendário mensal da folha prazos de FGTS INSS e IRRF, data a data. A folha aprovada também precisa ser enviada ao eSocial, como explicado em Folha mensal no eSocial: o que vai no S-1200 e o que vai no S-1210.
Um hábito que reduz erros
Peça a prévia com alguns dias de antecedência e combine um único responsável pela aprovação. Quem aprova deve ter acesso ao ponto, aos contratos e às autorizações de desconto. Para entender o custo de cada pessoa além do salário, veja Como calcular o custo hora de um funcionário, com exemplo.
Como a WJR ajuda
A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.
Perguntas frequentes
Quanto tempo antes do pagamento devo receber a prévia?+
O ideal é ter alguns dias úteis antes do quinto dia útil, prazo da CLT para salário mensal. Assim dá tempo de pedir correção sem atrasar o pagamento.
Aprovei a folha com erro. O que faço?+
Avise quem processa a folha e corrija no mês seguinte ou com folha complementar, conforme o tipo de erro. Se o erro afetou eSocial e guias, eles também precisam ser corrigidos.
Preciso conferir a folha todo mês se nada mudou?+
Sim. Mesmo sem admissões ou desligamentos, há horas extras, faltas, tabelas novas e reajustes. A comparação com o mês anterior leva poucos minutos e pega a maioria dos erros.
O pró-labore dos sócios entra nessa conferência?+
Entra, porque também gera INSS e eSocial. Confira valor, desconto do sócio e contribuição da empresa junto com a folha dos empregados.
Quem deve aprovar a folha na pequena empresa?+
Uma pessoa com acesso ao ponto, aos contratos e às autorizações de desconto, normalmente o dono ou o gestor financeiro. Ter um único aprovador evita aprovações em duplicidade.
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Fontes: Planalto, CLT (Decreto-Lei 5.452/1943), arts. 73, 145 e 459 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm; Planalto, Constituição Federal, art. 7º, XVI e XVII https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm; Planalto, Lei 8.036/1990, art. 15 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8036consol.htm; Planalto, Lei 4.090/1962, art. 1º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l4090.htm
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