Como migrar do Anexo V para o Anexo III do Simples

Como migrar do Anexo V para o Anexo III: não existe pedido nem formulário, porque a troca acontece no cálculo do mês quando a folha de salários dos 12 meses anteriores chega a 28% da receita bruta do mesmo período. O trabalho está em planejar a folha, principalmente o pró-labore, e conferir se a atividade da empresa está entre as que a lei permite trocar.

Quem pode migrar do Anexo V para o Anexo III

Nem toda empresa do Anexo V pode ir para o III. A troca só existe para as atividades que a LC 123/2006 ligou à relação entre folha e receita, o chamado Fator R, cuja página dona é Fator R: como calcular e descobrir se a sua empresa está no anexo certo.

São dois grupos:

as atividades do § 5º-I do art. 18, como engenharia, consultoria, auditoria, publicidade, perícia e representação comercial, que vão ao Anexo III quando a folha é igual ou superior a 28% da receita (§ 5º-J);
as atividades do § 5º-B, incisos XVI, XVIII, XIX, XX e XXI, como fisioterapia, arquitetura, medicina e psicologia, e as do § 5º-D, como desenvolvimento de software, que vão ao Anexo V quando a folha é inferior a 28% (§ 5º-M).

Atividade fora desses parágrafos não muda de anexo pela folha. Comércio e indústria, por exemplo, ficam nos Anexos I e II, e a advocacia fica no Anexo IV, sem Fator R.

Como migrar do Anexo V para o Anexo III: a regra dos 28%

A lei manda comparar dois números dos 12 meses anteriores ao mês de apuração: a folha de salários paga e a receita bruta auferida (LC 123/2006, art. 18, § 5º-K). Se a folha dividida pela receita der 28% ou mais, o mês é tributado no Anexo III. Abaixo disso, no Anexo V. A partir de 01/01/2027, a LC 214/2025, art. 517, muda a janela de 12 meses do § 5º-K: ela passa a terminar um mês antes.

O § 24 do art. 18 define o que entra na folha:

as remunerações pagas a pessoas físicas pelo trabalho, nos 12 meses anteriores;
as retiradas de pró-labore dos sócios;
a contribuição patronal previdenciária efetivamente recolhida;
o FGTS efetivamente recolhido.

Ficam de fora os valores pagos como aluguel e como distribuição de lucros (§ 26). E só contam as remunerações informadas nas declarações previdenciárias exigidas pela Lei 8.212/1991, art. 32, inciso IV (§ 25). Remuneração não informada não entra na conta. Os erros mais comuns nesse ponto estão em Erros comuns no cálculo do Fator R: checklist do que entra e do que não entra.

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Exemplo com números: quanto de folha falta

Exemplo com números inventados: uma empresa de engenharia teve R$ 240.000 de receita bruta nos últimos 12 meses e R$ 48.000 de folha no mesmo período, contando pró-labore e encargos. A relação é de 20%, abaixo de 28%, e a empresa está no Anexo V.

Para chegar a 28%, a folha dos 12 meses precisaria somar R$ 67.200 (28% de R$ 240.000). Faltam R$ 19.200 no período, o que dá R$ 1.600 por mês em média, se a receita ficar estável.

Veja o efeito no imposto num mês de R$ 20.000 de receita, com o RBT12 de R$ 240.000, na segunda faixa dos dois anexos (LC 123/2006, Anexos III e V):

|---|---|---|---|---|

| V | 18,00% | R$ 4.500 | 16,125% | R$ 3.225 |

| III | 11,20% | R$ 9.360 | 7,30% | R$ 1.460 |

A diferença no exemplo é de R$ 1.765 por mês. Esse ganho precisa ser comparado com o custo da folha extra, que tem INSS do sócio sobre o pró-labore e imposto de renda na pessoa física. A conta de custo-benefício tem página própria em Folha de pagamento maior reduz imposto no Simples? Só em alguns serviços, e com conta.

Passo a passo da migração

1. Confirme o enquadramento da atividade

Confira o CNAE e a descrição dos serviços no contrato social e nas notas. Se a atividade não estiver nos §§ 5º-I, 5º-B (incisos citados) ou 5º-D, a migração pela folha não existe.

2. Calcule a relação atual dos 12 meses

Some a folha paga e a receita bruta dos 12 meses anteriores ao próximo mês de apuração. Use os valores efetivamente pagos e recolhidos, não os provisionados.

3. Defina quanto de folha falta

Multiplique a receita dos 12 meses por 28% e subtraia a folha atual. O resultado é o que falta para a próxima apuração ficar no Anexo III.

4. Ajuste o pró-labore ou a equipe

O caminho mais comum é ajustar o pró-labore dos sócios, porque ele entra na folha pelo § 24. Contratar empregados também conta. Quanto pagar de pró-labore está em Fator R qual pró-labore pagar para cair no Anexo III: a conta passo a passo com exemplo.

5. Informe tudo no eSocial e recolha os encargos

Pró-labore pago e não informado não conta (§ 25). A contribuição previdenciária e o FGTS só entram quando efetivamente recolhidos (§ 24).

6. Refaça a conta todo mês

A relação usa sempre os 12 meses anteriores. Uma receita maior ou uma folha menor num mês pode devolver a empresa ao Anexo V na apuração seguinte.

Quanto tempo leva para migrar

Como a conta usa 12 meses móveis, aumentar a folha só em um mês raramente basta. Em geral, a relação sobe aos poucos, à medida que os meses com folha maior entram na janela e os meses antigos saem.

Uma empresa que começa a pagar mais pró-labore em um mês vê a relação crescer gradualmente. Por isso a migração costuma ser planejada com alguns meses de antecedência, com a simulação feita mês a mês.

Erros que impedem a migração

Pagar o sócio só como distribuição de lucros, que não entra na folha (§ 26).
Pagar pró-labore sem informar nas declarações previdenciárias (§ 25).
Contar encargos provisionados, e não recolhidos.
Usar a receita do ano civil em vez dos 12 meses anteriores ao mês.

As tabelas completas dos dois anexos ficam em Anexo III do Simples Nacional: quem entra, a tabela e o teto do ISS e Anexo V do Simples Nacional: quem está nele e quanto se paga de verdade. Mais cálculos do Simples estão em Guias.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o regime em Contabilidade Simples Nacional para quem quer pagar o justo.

Perguntas frequentes

Preciso pedir à Receita para mudar do Anexo V para o III?+

Não. O anexo é definido no cálculo de cada mês, a partir da folha e da receita dos 12 meses anteriores (LC 123/2006, art. 18, § 5º-K). Quando a relação chega a 28%, o mês já é apurado no Anexo III.

Distribuição de lucros conta para o Fator R?+

Não. O § 26 do art. 18 exclui da folha os valores pagos como distribuição de lucros e como aluguel. Só remuneração pelo trabalho, pró-labore e encargos recolhidos entram na conta.

A empresa pode voltar para o Anexo V depois de migrar?+

Pode. A relação é recalculada todo mês com os 12 meses anteriores. Se a folha cair ou a receita subir e a relação ficar abaixo de 28%, o mês volta a ser apurado no Anexo V.

Toda empresa do Anexo V pode migrar?+

Não. Só as atividades dos §§ 5º-I e 5º-M do art. 18 da LC 123/2006 mudam de anexo pela folha. As demais ficam no anexo que a lei fixa para elas.

O FGTS provisionado entra na folha?+

Não. O § 24 fala em contribuição patronal e FGTS efetivamente recolhidos. Valor apenas provisionado na contabilidade não entra na relação.

Como migrar do Anexo V para o Anexo III do Simples: passo a passo com exemplo