Primeiro funcionário da empresa o que muda na rotina e no caixa

Primeiro funcionário da empresa o que muda na rotina e no caixa? Na rotina, entram folha mensal, prazos fixos de FGTS e INSS, eSocial e obrigações de saúde e segurança, e no caixa o custo mensal fica bem acima do salário combinado.

A boa notícia é que tudo isso é previsível. Quem planeja antes da contratação evita a surpresa no primeiro mês e no fim do ano, quando chegam 13º e férias.

O que muda antes do primeiro dia de trabalho

A contratação começa antes da data de início. Os passos principais:

1. Defina cargo, salário, jornada e local de trabalho por escrito.
2. Faça o exame admissional, obrigatório e por conta do empregador (CLT, art. 168, I).
3. Registre a admissão no eSocial dentro do prazo, antes de a pessoa começar.
4. Colha os dados e documentos do empregado e a opção pelo vale-transporte.
5. Confira se a empresa tem o gerenciamento de riscos da NR-1 em ordem.

O passo a passo completo está em Como admitir um funcionário: o passo a passo do contrato ao primeiro dia, e o prazo do eSocial em eSocial na admissão: prazo e o que fazer antes de contratar. O exame admissional tem página própria: Exame admissional e demissional: quando fazer, quem paga e o que vai ao eSocial.

Primeiro funcionário da empresa o que muda na rotina e no caixa: os novos prazos

A partir do primeiro mês, a empresa passa a ter um calendário fixo:

• Salário: pago até o quinto dia útil do mês seguinte, quando o salário é mensal (CLT, art. 459, § 1º).
• FGTS: depósito de 8% da remuneração até o dia 20 de cada mês (Lei 8.036/1990, art. 15).
• INSS do empregado e contribuições da empresa: recolhimento até o dia 20 do mês seguinte ao da competência (Lei 8.212/1991, art. 30, I, b).
• Férias: pagas até 2 dias antes do início (CLT, art. 145), com 1/3 a mais (Constituição, art. 7º, XVII).
• 13º salário: adiantamento de metade entre fevereiro e novembro e pagamento até 20 de dezembro (Lei 4.749/1965, arts. 1º e 2º).

O calendário mensal da folha, com todos os prazos, está em Calendário mensal da folha prazos de FGTS INSS e IRRF, data a data.

Quanto custa o primeiro funcionário por mês

Exemplo com números inventados, para um salário de R$ 3.000 e vale-transporte de R$ 400 por mês.

| Item | Valor mensal |

|---|---|

| Salário | R$ 3.000,00 |

| FGTS (8%) | R$ 240,00 |

| Provisão de 13º (1/12 do salário) | R$ 250,00 |

| Provisão de férias com 1/3 (1/12 de salário mais 1/3) | R$ 333,33 |

| FGTS sobre as provisões | R$ 46,67 |

| Vale-transporte pago pela empresa | R$ 220,00 |

| Total sem contribuição patronal | R$ 4.090,00 |

O vale-transporte do exemplo segue a Lei 7.418/1985, art. 4º, parágrafo único: o empregador paga a parcela que exceder 6% do salário básico. Com salário de R$ 3.000, o empregado arca com até R$ 180, e a empresa com R$ 220.

O INSS do empregado é descontado do salário, por faixas, e não é custo da empresa. O cálculo está em Como calcular o INSS do empregado faixas progressivas: guia 2026.

E a contribuição patronal?

Depende do regime. Na maioria dos anexos do Simples, a contribuição patronal previdenciária está dentro do DAS. A exceção são as atividades do § 5º-C do art. 18 da LC 123, como construção, vigilância, limpeza e advocacia, em que ela é paga à parte (art. 13, VI). Fora do Simples, a regra geral é de 20% sobre a remuneração (Lei 8.212, art. 22, I), além de outras contribuições.

Por isso, a mesma contratação custa diferente em empresas diferentes. A conta completa por regime está em Quanto custa um funcionário CLT em 2026: a conta completa.

O efeito no imposto da empresa

Em algumas atividades de serviço do Simples, a relação entre folha e receita define o anexo. Contratar pode, nesses casos, levar a empresa a um anexo com alíquota menor. A regra e as atividades alcançadas estão na página dona, Fator R: como calcular e descobrir se a sua empresa está no anexo certo. Não contrate só por isso: faça a conta com o custo total do empregado. A redução de imposto precisa ser maior do que o custo novo, e a contratação precisa fazer sentido para a operação.

O que muda na rotina do dono

Com funcionário, o dono passa a ter tarefas que antes não existiam:

• conferir a folha antes de aprovar;
• controlar ponto e jornada;
• programar férias com antecedência;
• guardar documentos de admissão, exames e treinamentos;
• separar no caixa as provisões de férias e 13º.

A rotina mês a mês, em formato de checklist, está em Rotina mensal do departamento pessoal para pequena empresa: checklist semana a semana.

Saúde e segurança do trabalho

A NR-1, do Ministério do Trabalho e Emprego, traz o Gerenciamento de Riscos Ocupacionais, formalizado no Programa de Gerenciamento de Riscos. A norma tem tratamento diferenciado para MEI, microempresas e empresas de pequeno porte, mas isso não dispensa tudo. Segundo a página oficial da NR-1, a nova redação do capítulo 1.5, que inclui os fatores de risco psicossociais no gerenciamento, entrou em vigor em 26/05/2026.

Os treinamentos que a pequena empresa pode precisar estão em Treinamentos obrigatórios de segurança do trabalho para pequenas empresas: o que vale.

Como organizar o caixa para não ter surpresa

1. Reserve todo mês as provisões de 13º e férias, em conta separada.
2. Inclua FGTS e contribuições no fluxo de caixa, com data de dia 20.
3. Lembre que o primeiro 13º vem proporcional aos meses trabalhados no ano.
4. Calcule o custo de uma eventual rescisão, que inclui verbas e FGTS.
5. Revise o preço dos produtos ou serviços com o novo custo fixo.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Outros guias de folha e rotina estão em Guias.

Perguntas frequentes

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Fontes: Planalto, Lei 8.036/1990, art. 15 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8036consol.htm; Planalto, Lei 8.212/1991, arts. 22, I, e 30, I, b https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8212cons.htm; Planalto, CLT, arts. 145, 168 e 459, § 1º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm; Planalto, Lei 4.749/1965, arts. 1º e 2º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l4749.htm; Planalto, Lei 7.418/1985, art. 4º, parágrafo único https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l7418.htm; Planalto, Constituição, art. 7º, XVII https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm; Planalto, Lei Complementar 123/2006, art. 13, VI https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm; Ministério do Trabalho e Emprego, NR-1 https://www.gov.br/trabalho-e-emprego/pt-br/acesso-a-informacao/participacao-social/conselhos-e-orgaos-colegiados/comissao-tripartite-partitaria-permanente/normas-regulamentadora/normas-regulamentadoras-vigentes/nr-1