Como admitir um funcionário: passo a passo

Para saber como admitir um funcionário, pense em uma ordem: definir cargo, salário e data de início, fazer o exame admissional e registrar o empregado no eSocial antes de ele começar. O registro e as anotações na Carteira de Trabalho Digital hoje são feitos exclusivamente pelo eSocial, e a carteira do trabalhador é identificada pelo CPF.

Este passo a passo é para o dono que vai contratar o primeiro funcionário, ou que já contratou outros e quer parar de correr na véspera. A admissão bem feita evita a multa por empregado sem registro e dá à folha dados certos desde o primeiro mês.

Como admitir um funcionário: a ordem das etapas

A lei não traz um roteiro numerado, mas as regras da CLT, da NR-7 e do Ministério do Trabalho levam a esta sequência:

Decida o custo antes da vaga. Salário mais FGTS, INSS e demais encargos, somados em Quanto custa um funcionário CLT em 2026: a conta completa.
Feche cargo, salário, jornada e data de início com o candidato, por escrito, para não mudar na última hora.
Defina o tipo de contrato: prazo indeterminado, contrato de experiência ou outro prazo determinado.
Colete os dados do trabalhador, a começar pelo CPF.
Faça o exame admissional antes de a pessoa assumir as atividades.
Registre o empregado no eSocial até o dia anterior ao início.
Libere o primeiro dia só com o registro feito.

Cada etapa depende da anterior. Se a data de início muda depois do registro, o eSocial precisa ser corrigido; se o exame fica para depois, a empresa descumpre a NR-7.

O registro do empregado: o que a lei exige

A CLT, no art. 41, diz que o registro dos trabalhadores é obrigatório em todas as atividades. Não importa se a empresa é pequena, se o funcionário está em período de experiência ou se o contrato foi só combinado de boca.

A forma do registro mudou. Pela Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, o registro de empregados e as anotações na Carteira de Trabalho Digital são feitos pelo empregador exclusivamente por meio do eSocial. Na prática, livro e ficha de papel deixaram de ser alternativa.

A carteira de papel também deixou de ser o documento da admissão. A mesma portaria diz que a CTPS tem como identificação única o número do CPF, e que a carteira digital é emitida automaticamente a todos os inscritos no CPF. Na prática, o funcionário não precisa "tirar" carteira nenhuma.

A CLT fecha o desenho com quatro regras do art. 29:

CPF vale como carteira: o trabalhador que informa o CPF ao empregador está apresentando a CTPS em meio digital, e a empresa fica dispensada de emitir recibo (§6º).
Registro eletrônico vale como anotação: o que a empresa lança no sistema equivale às anotações da lei (§7º).
5 dias úteis para anotar a data de admissão, a remuneração e as condições especiais (caput).
48 horas para o trabalhador ver: ele deve ter acesso às informações da carteira em até 48 horas depois da anotação (§8º).

Um limite que vale para todo o contrato: o §4º do mesmo artigo proíbe anotar na carteira qualquer coisa que desabone a conduta do empregado.

Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso

Chama no WhatsApp, conta o que te incomoda e a gente responde em algumas horas.

Quero organizar minha folha

Qual é o prazo do eSocial na admissão

Pela Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, art. 13, os dados básicos do contrato vão ao eSocial até o dia anterior ao início das atividades, e os demais dados até o dia 15 do mês seguinte ao da admissão; os eventos, o registro preliminar e os exemplos de calendário estão em eSocial na admissão: prazo e o que fazer antes de contratar.

O que pesa para o dono é a consequência. Como o registro é o próprio eSocial, admissão não enviada significa empregado sem registro. A CLT, no art. 47, prevê multa de R$ 3.000 por empregado não registrado, acrescida de igual valor em cada reincidência. Esse é o valor escrito na CLT; o mapa das outras cobranças está em Multa do eSocial por atraso: o que a lei cobra de verdade.

Os dados que a empresa precisa ter em mãos

Nenhuma norma traz uma lista fechada de documentos que a empresa deve pedir ao candidato. O que a portaria traz são os dados a informar, em dois tempos.

Até o dia anterior ao início (art. 13, I):

CPF e data de nascimento;
data de admissão e matrícula do empregado;
categoria do trabalhador e natureza da atividade, urbana ou rural;
código da ocupação, a CBO;
salário contratual;
tipo de contrato quanto ao prazo, com a data de término quando for por prazo determinado.

Até o dia 15 do mês seguinte (art. 13, II):

nome completo, sexo, grau de instrução e endereço;
descrição do cargo;
nome e dados dos dependentes;
horário de trabalho.

Os documentos que você pede ao candidato servem para chegar a esses dados sem erro. Um número trocado no registro segue para a folha, para o FGTS e para as guias, e cada correção posterior vira um novo envio ao eSocial.

Exame admissional e contrato: o que vem antes do primeiro dia

Exame admissional. A CLT, art. 168, I, torna obrigatório o exame médico na admissão, por conta do empregador. A NR-7, item 7.5.8, I, diz que ele deve ser feito antes que o empregado assuma suas atividades. Quem faz, quem paga e o que vai ao eSocial estão em Exame admissional e demissional: quando fazer, quem paga e o que vai ao eSocial.

Contrato. Pela CLT, art. 443, o contrato de trabalho pode ser tácito ou expresso, verbal ou escrito. Ou seja: o vínculo existe mesmo sem papel assinado, e a obrigação de registrar também. O contrato escrito não é exigência geral da lei, mas protege a empresa quando o combinado precisa ser provado.

Se a ideia é testar o funcionário antes de efetivar, o caminho é o contrato de experiência, com prazo máximo e regras próprias de prorrogação e de término, tema de Contrato de experiência: prazo de 90 dias, prorrogação e o que custa encerrar antes. O tipo de contrato entra no registro desde o primeiro envio.

Os erros de admissão que mais custam

A maior parte dos problemas não é técnica. É de ordem:

funcionário que começa "só para experimentar" antes do registro;
data de início combinada de boca e alterada sem avisar quem cuida da folha;
exame admissional marcado para depois do primeiro dia;
salário diferente do que foi informado no registro;
dados pessoais mandados pela metade, na véspera.

Em todos esses casos, o registro sai atrasado ou errado, e a correção aparece depois na folha do mês.

Como a WJR cuida da admissão de funcionários

Na WJR, o eSocial é feito por completo pelo escritório, inclusive a transmissão da admissão. Para cumprir o prazo com folga, o time especializado pede os dados do novo funcionário com 3 dias úteis de antecedência, pelo grupo de WhatsApp da empresa, por e-mail ou pelo portal do cliente.

Antes de você decidir a vaga, a WJR entrega gratuitamente a simulação do custo daquele funcionário. E, se a empresa chega com admissões antigas que nunca foram ao eSocial, a WJR regulariza o período atrasado. Os demais temas de folha estão em Folha de pagamento e pró-labore: o guia para quem é dono.

Perguntas frequentes

O funcionário pode começar antes do registro no eSocial?+

Não. Os dados básicos do contrato precisam ir ao eSocial até o dia anterior ao início das atividades (Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, art. 13, I). Começar antes deixa o empregado sem registro.

O funcionário precisa levar a carteira de trabalho de papel?+

Não. A CTPS é identificada pelo CPF, e a CLT, art. 29, §6º, diz que informar o CPF ao empregador equivale a apresentar a carteira em meio digital.

O contrato de trabalho precisa ser escrito?+

Não. A CLT, art. 443, admite contrato tácito, verbal ou escrito. O registro no eSocial é obrigatório em qualquer caso, e o contrato escrito ajuda a provar o que foi combinado.

Quem paga o exame admissional?+

A empresa. A CLT, art. 168, torna o exame obrigatório "por conta do empregador", e a NR-7 manda fazê-lo antes de o empregado assumir as atividades.

Qual é a multa por funcionário sem registro?+

R$ 3.000 por empregado não registrado, acrescida de igual valor em cada reincidência, pelo valor escrito na CLT, art. 47. A WJR faz a admissão no eSocial, com os dados pedidos 3 dias úteis antes do início, dentro da Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Como admitir um funcionário: o passo a passo do contrato ao primeiro dia