Fator R: como calcular e descobrir se a sua empresa está no anexo certo

O Fator R é a conta que decide se a sua empresa de serviços é tributada pelo Anexo III ou pelo Anexo V do Simples Nacional: divide-se a folha de pagamento dos últimos 12 meses pela receita bruta dos últimos 12 meses. Se o resultado ficar igual ou acima de 28%, a empresa vai para o Anexo III; se ficar abaixo de 28%, vai para o Anexo V.

Este artigo é para o dono de empresa de serviços que está no Simples Nacional e nunca teve certeza de por que o DAS dele é o que é. O que muda na sua vida é direto: duas empresas com o mesmo CNAE e o mesmo faturamento podem ser tributadas por tabelas diferentes só pelo peso que a folha tem dentro da receita.

Como se calcula o Fator R na prática

A conta é uma divisão só. No numerador, a folha de pagamento acumulada dos últimos 12 meses. No denominador, a receita bruta acumulada dos mesmos últimos 12 meses. O resultado é uma proporção, e é essa proporção que o Simples Nacional lê.

Repare no detalhe que mais confunde: não é a folha do mês dividida pelo faturamento do mês. São os 12 meses anteriores, somados dos dois lados. Um mês bom de faturamento com folha parada não derruba a conta sozinho, e um mês de contratação não salva a conta sozinho.

O corte é único: 28%. Igual ou acima disso, Anexo III. Abaixo disso, Anexo V. Não existe faixa intermediária, meia entrada nem arredondamento a favor. A empresa fica de um lado ou do outro da linha.

O que entra na folha para o cálculo do Fator R

Entra a remuneração paga pela empresa às pessoas que trabalham nela, com os encargos que acompanham essa remuneração. E entra também o pró-labore dos sócios, que é justamente o ponto que a maioria dos empresários descobre tarde.

O pró-labore costuma ser tratado como formalidade, um valor definido no começo e nunca mais revisto. No Fator R, ele é peça de cálculo. Empresa de serviços com sócio que retira quase tudo como distribuição de lucro e quase nada como pró-labore tende a ter folha pequena diante da receita.

O que exatamente compõe a sua folha, item por item, depende de como a sua empresa está montada. Isso a gente confere junto: depende do caso, e no Diagnóstico WJR a gente diz.

Anexo III ou Anexo V: o que muda de verdade

São duas tabelas diferentes dentro do mesmo regime. A mesma receita, tributada por uma ou por outra, não gera o mesmo DAS, e é por isso que o Fator R vira assunto de planejamento e não de curiosidade contábil.

Quem fica igual ou acima de 28% é tributado pelo Anexo III, o mesmo anexo dos serviços em geral. Quem fica abaixo de 28% cai no Anexo V. Serviços específicos seguem regra própria e não dependem dessa conta.

A relação completa do que cai em cada um dos cinco anexos está detalhada em Anexos do Simples Nacional: em qual deles a sua empresa está. Qual tabela cai melhor no seu caso, e quanto isso representa no seu DAS, depende do caso: no Diagnóstico WJR a gente diz.

Por que o Fator R é recalculado mês a mês

Muita gente trata o Fator R como uma definição anual, algo que se resolve uma vez e vale até dezembro. Não é. A cada apuração mensal, a conta é refeita com a nova janela de 12 meses.

Isso tem uma consequência prática importante. A empresa pode estar no Anexo III em um mês e no Anexo V no mês seguinte, sem ter mudado de atividade, sem ter mudado de contrato social e sem ter feito nada de errado. Basta a proporção entre folha e receita se mover.

O movimento acontece dos dois lados. Faturamento subindo forte com folha estável derruba a proporção. Demissão, corte de pró-labore ou fim de um contrato de trabalho também derruba. E o efeito só aparece no DAS depois, quando o empresário já não liga uma coisa à outra.

Por isso o acompanhamento precisa ser mensal, e não anual. Quem olha a conta só na virada do ano descobre a mudança de anexo pelo boleto, que é a pior forma de descobrir.

Quem sente mais o Fator R: prestador de serviço com folha pequena

O Fator R afeta principalmente a empresa de serviços que fatura bem com pouca gente. É o perfil de quem trabalha sozinho ou com um time enxuto e entrega valor alto por hora: consultoria, tecnologia, projetos, saúde, comunicação, representação, e o profissional que abriu CNPJ para atender clientes maiores.

Nesses casos, a receita cresce rápido e a folha quase não se mexe. A proporção cai sozinha, e a empresa atravessa a linha dos 28% sem perceber. É o oposto do negócio com muitos funcionários, que costuma ter folha alta em relação ao faturamento.

Também sente quem tem sazonalidade forte. Um trimestre de faturamento acima da média dentro da janela de 12 meses muda a proporção por vários meses seguidos, mesmo depois que o pico já passou.

E sente quem terceiriza tudo. Pagamento a pessoa jurídica parceira não é folha de pagamento. Uma operação inteira montada sobre prestadores externos pode ter custo de pessoal alto no caixa e folha baixa na conta do Fator R.

Contratar ou aumentar pró-labore muda o Fator R?

Muda, porque os dois entram no numerador da conta. Contratar com carteira assinada aumenta a folha. Aumentar o pró-labore do sócio também aumenta a folha. Nos dois casos, a proporção sobe.

Só que nenhuma dessas decisões é de graça. Contratação traz encargos, obrigações trabalhistas e compromisso de longo prazo. Pró-labore maior traz contribuição previdenciária e imposto de renda na pessoa física. A pergunta certa nunca é "como subir a folha", e sim "o que a empresa ganha e o que perde em cada cenário".

Essa comparação precisa ser feita com os números reais da sua empresa, olhando os 12 meses que vêm pela frente e não só o mês atual. É trabalho de Planejamento tributário para pagar o imposto certo, e o resultado depende do caso: no Diagnóstico WJR a gente diz.

Vale lembrar de uma coisa óbvia que às vezes se perde no meio da conta: folha é custo real, com pessoas de verdade. A decisão de contratar se justifica pela operação primeiro. O efeito no Fator R entra como consequência a ser calculada, nunca como motivo único.

O Fator R não é o único número para acompanhar

Enquanto você olha a proporção entre folha e receita, vale lembrar que o RBT12 define a alíquota; se a empresa continua cabendo no Simples Nacional, quem decide é a receita do ano-calendário, assunto tratado em Simples nacional.

Quem tem folha crescendo precisa que ela esteja processada e conferida, porque folha errada é conta de Fator R errada. Esse é o trabalho de Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Como a WJR acompanha o seu Fator R

A WJR olha a sua folha e a sua receita mês a mês, aponta quando a proporção está perto da linha e explica o que cada decisão de contratação ou de pró-labore faz com a sua apuração. O acompanhamento acontece no grupo de WhatsApp da sua empresa, com time especializado, sem você precisar caçar resposta.

São mais de 30 anos de escritório presencial com pessoas reais na Mooca, em São Paulo, mais de 350 clientes ativos e 5 estrelas no Google. Como diz o João Pedro, cliente da casa: "Melhor empresa de contabilidade, estou com eles há 6 anos e o serviço apenas melhora!".

Se você quer entender onde a sua empresa está hoje e para onde a conta está indo, comece por Contabilidade Simples Nacional para quem quer pagar o justo. O Diagnóstico WJR é gratuito e sem compromisso, presencial ou online, com resposta em algumas horas.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto LC 123/2006 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm, Portal do Simples Nacional https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/