Quanto custa um funcionário CLT é sempre mais do que o salário: a empresa soma encargos, FGTS e as provisões de férias e 13º. Fora do Simples, um empregado com o salário mínimo de 2026, R$ 1.621,00, numa empresa de comércio ou indústria, custa perto de R$ 2.500,00 por mês.
Esta conta é para o dono que vai contratar o primeiro funcionário ou quer saber se cabe mais um no caixa. Quem olha só para o salário combinado costuma levar um susto no primeiro mês cheio, quando chegam as guias e começam as provisões.
O que entra no custo de um funcionário
O custo tem três partes. A primeira é o salário, que em 2026 não pode ser menor que R$ 1.621,00 por mês (Decreto 12.797/2025), salvo piso maior da categoria.
A segunda são os encargos mensais pagos pela empresa, que nascem da folha:
- INSS patronal: 20% sobre a remuneração (Lei 8.212, art. 22, I).
- RAT: 1%, 2% ou 3%, conforme o risco de acidente da atividade, segundo a Receita Federal. O FAP pode reduzir esse percentual em até 50% ou aumentar em até 100%, pelo desempenho da empresa (Lei 10.666, art. 10).
- Terceiros: contribuições como salário-educação, Incra, Sebrae e Sistema S. Somam 5,8% na indústria e no comércio (FPAS 507 e 515); em outras atividades o percentual é diferente.
- FGTS: 8% da remuneração, depositado até o dia 20 do mês seguinte.
A terceira parte são as provisões, o dinheiro que você separa todo mês para não ser pego de surpresa: o 13º salário, que vale 1/12 do salário por mês trabalhado (Lei 4.090/1962), e as férias com o terço constitucional (Constituição, art. 7º, XVII). O detalhe de cada encargo está em Encargos trabalhistas sobre a folha: o que é cada um e quem paga.
Quanto custa um funcionário de salário mínimo: a conta de 2026
Veja o exemplo de um empregado com salário de R$ 1.621,00, numa empresa fora do Simples Nacional, do comércio ou da indústria. O RAT aparece nas duas pontas da faixa, sem o ajuste do FAP.
| Item | Percentual | Valor mensal |
|---|---|---|
| Salário | | R$ 1.621,00 |
| INSS patronal | 20% | R$ 324,20 |
| RAT | 1% a 3% | R$ 16,21 a R$ 48,63 |
| Terceiros (FPAS 507 e 515) | 5,8% | R$ 94,02 |
| FGTS | 8% | R$ 129,68 |
| Provisão do 13º | 1/12 | R$ 135,08 |
| Provisão de férias | 1/12 | R$ 135,08 |
| Terço de férias | 1/3 das férias | R$ 45,03 |
| Custo mensal | | R$ 2.500,30 a R$ 2.532,72 |
Em números redondos, o funcionário de salário mínimo custa de 54% a 56% a mais que o salário, nessa atividade e fora do Simples. A conta ainda não inclui os encargos que incidem sobre o próprio 13º e as férias quando forem pagos, nem os benefícios que a empresa oferecer ou que a convenção da categoria exigir.
Do lado do empregado, a empresa desconta o INSS dele, que é de 7,5% nessa faixa: R$ 121,58. Esse valor sai do salário, e não do caixa da empresa. Com R$ 1.621,00, o empregado fica na faixa isenta do imposto de renda de 2026.
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O que muda no custo de um funcionário no Simples Nacional
No Simples, as empresas dos Anexos I, II, III e V não pagam INSS patronal por fora, porque ele está dentro do DAS, enquanto as do Anexo IV recolhem a patronal e o RAT fora do DAS, como na conta acima. Em qualquer anexo, a optante fica dispensada das contribuições a terceiros (LC 123, art. 13, §3º). O FGTS e as provisões continuam iguais em qualquer anexo. Para saber em qual anexo a sua empresa está, veja Anexos do Simples Nacional: em qual deles a sua empresa está.
Como usar esse número antes de contratar
Com o custo mensal na mão, a pergunta muda de "posso pagar o salário?" para "o trabalho dessa pessoa traz mais do que ela custa?". Compare o custo total com o que a vaga deve gerar em vendas, atendimento ou produção, e veja se a margem da empresa aguenta o valor em meses fracos, não só nos bons.
Outra forma de enxergar: o salário mínimo de 2026 equivale a R$ 7,37 por hora, pelo próprio decreto. Com os encargos e as provisões da tabela, cada hora contratada custa bem mais que isso para a empresa.
Por que RAT e terceiros mudam de uma empresa para outra
O RAT depende do grau de risco de acidente da atividade principal: leve, médio ou grave, com 1%, 2% ou 3%. Uma loja e uma obra, com o mesmo salário, podem ter percentuais diferentes. O FAP, calculado pelo histórico de acidentes da empresa, ajusta esse número para cima ou para baixo.
As contribuições a terceiros seguem o código FPAS, que também depende da atividade. Na indústria e no comércio, o total é de 5,8%. Em serviços e outras atividades, a composição é outra, e só a análise do enquadramento da sua empresa dá o número certo.
Por isso, desconfie de percentual único de encargos que serve para qualquer empresa. Não existe um número oficial de "total de encargos": ele depende do regime, da atividade e do anexo.
Custos que aparecem fora da conta mensal
Além do que se repete todo mês, alguns momentos pesam no caixa:
- Férias: pagas até 2 dias antes do início, com o terço. O cálculo passo a passo está em Como calcular férias do funcionário: dias, um terço e prazos.
- 13º salário: pago no fim do ano, com prazos próprios. Datas e regras em 13º salário: datas de 2026 e 2027, cálculo com exemplo em reais e o pico de dezembro.
- Admissão: o registro no eSocial precisa sair antes do primeiro dia de trabalho. Os prazos do registro estão em eSocial na admissão: prazo e o que fazer antes de contratar.
- Desligamento: verbas rescisórias e FGTS rescisório, que variam com o tipo de saída.
Se a dúvida é entre contratar pela CLT ou como prestador, a comparação está em CLT ou PJ: o que diferencia as duas contratações para a sua empresa.
Como a WJR simula o custo antes de você contratar
Antes de você contratar, a WJR faz gratuitamente a simulação do custo daquele funcionário, com o regime, a atividade e o anexo da sua empresa. Você decide com o número na mão, e não depois do primeiro mês de folha.
Quando a contratação sai, pedimos os dados do novo funcionário com 3 dias úteis de antecedência para o registro no eSocial sair antes do primeiro dia de trabalho, e cuidamos da folha e das guias todo mês em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente. Os outros temas da rotina de pessoal estão em Folha de pagamento e pró-labore: o guia para quem é dono.
Perguntas frequentes
Quanto custa um funcionário que ganha um salário mínimo?+
Fora do Simples, na indústria ou no comércio, cerca de R$ 2.500,30 a R$ 2.532,72 por mês em 2026, somando encargos, FGTS e provisões de férias e 13º. O valor muda com a atividade, o RAT e o regime.
Empresa do Simples paga FGTS?+
Sim. O FGTS de 8% fica fora do DAS e é pago em todos os anexos, até o dia 20 do mês seguinte, pelo FGTS Digital.
Empresa do Simples paga INSS patronal sobre o funcionário?+
Sim, mas nos Anexos I, II, III e V a contribuição da empresa está dentro do DAS, sem guia à parte. No Anexo IV, a empresa recolhe fora do DAS.
O desconto de INSS do empregado é custo da empresa?+
Não. O INSS do empregado, de 7,5% até R$ 1.621,00 em 2026, é descontado do salário dele. A empresa só recolhe esse valor junto com as próprias contribuições.
Existe um percentual fixo de encargos sobre o salário?+
Não. Não há número oficial de total de encargos, porque RAT, terceiros e o tratamento no Simples variam com a atividade e o regime da empresa. A WJR simula de graça o custo de um funcionário antes da contratação e cuida da folha depois dela: conheça Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.
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Fontes: Planalto, Decreto 12.797/2025 (salário mínimo 2026) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2023-2026/2025/decreto/d12797.htm, Receita Federal, Contribuições previdenciárias PJ https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/orientacao-tributaria/tributos/contribuicoes-previdenciarias-pj, Planalto, Lei 8.212/1991 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8212cons.htm, Planalto, Lei 10.666/2003 (FAP) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2003/l10.666.htm, Receita Federal, Tabela de alíquotas por código FPAS https://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/anexoOutros.action?idArquivoBinario=67108, Planalto, Lei 14.438/2022 (FGTS) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2022/lei/L14438.htm, Planalto, Lei 4.090/1962 (13º) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l4090.htm, Planalto, Constituição Federal art. 7º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm, INSS, Tabela de contribuição mensal 2026 https://www.gov.br/inss/pt-br/direitos-e-deveres/inscricao-e-contribuicao/tabela-de-contribuicao-mensal, Gov.br, LC 123/2006 https://www.gov.br/empresas-e-negocios/pt-br/forum-permanente/legislacao/lei/lcp-123-de-2006.pdf
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