Como trocar de contador: passo a passo

Para saber como trocar de contador sem perder prazo, siga esta ordem: escolha o novo escritório, leia a cláusula de saída do contrato atual, avise por escrito com uma data de corte, receba documentos e acessos e troque a procuração no e-CAC. Depois, confira com o novo contador o primeiro mês completo, porque é nele que aparecem as pendências da transição.

Este texto é para o empresário que já decidiu trocar e quer fazer a mudança sem guia atrasada, declaração esquecida ou briga por papel. Se você ainda está pesando se vale a pena mudar, os sinais e os critérios da decisão estão em Como trocar de contador sem deixar furo nas obrigações da empresa. Aqui o assunto é o procedimento.

Antes de avisar: contrato e novo escritório

O primeiro passo acontece antes de qualquer conversa com o contador atual. Pegue o contrato assinado e procure três coisas: o prazo de aviso para encerrar, o que o escritório se compromete a entregar na saída e se existe alguma multa ou fidelidade. O que um contrato deveria dizer sobre isso está em Contrato de contador: o que ele precisa deixar claro e o que conferir antes de assinar.

O segundo passo é fechar com o novo escritório antes de avisar o antigo. Assim você não fica um mês sem ninguém cuidando da folha, das guias e das declarações. Combine com o novo contador qual será o primeiro mês de responsabilidade dele, a chamada competência de corte.

Sobre o momento, qualquer mês funciona, mas a virada de ano e o meio do ano têm particularidades. O assunto está em Trocar de contador no meio do ano: pode, e o que muda nas declarações do ano.

Como trocar de contador em 7 passos

Com o contrato lido e o novo escritório definido, a sequência prática é esta:

Aviso por escrito, por e-mail ou carta, com a data de corte e o pedido de documentos.
Lista de documentos entregue junto com o aviso, para não depender de memória.
Última competência do antigo: confirme quem fecha o mês de saída, folha, guias e declarações.
Procuração no e-CAC: cancele a do escritório antigo e cadastre a do novo.
Outros acessos: prefeitura, eSocial, Portal do Simples e sistemas da empresa.
Conferência inicial: o novo contador revisa o que recebeu e aponta o que falta.
Primeiro mês completo: acompanhe de perto a primeira competência feita pelo novo escritório.

Os passos 4 e 5 são fáceis de esquecer, e por isso aparecem em detalhe a seguir.

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O que pedir ao contador antigo

A lista depende do tamanho da empresa, mas, para uma pequena empresa com funcionários, costuma incluir:

livros contábeis e balancetes dos últimos exercícios
declarações transmitidas e os recibos de entrega
guias pagas e parcelamentos em andamento
folha de pagamento, férias, rescisões e histórico do eSocial
arquivos da escrituração fiscal e das notas
relação de senhas, sistemas e cadastros usados em nome da empresa

Peça tudo por escrito e guarde o e-mail. Se houver demora ou recusa, lembre que reter abusivamente livros ou documentos do cliente é infração ética, e o CFC publica casos julgados sobre isso. O caminho, se o antigo não entregar, está em Contador pode reter documentos da empresa? O que diz o CFC e o que fazer.

Recebidos os papéis, vale pedir ao novo escritório uma revisão do que foi feito antes. O que essa revisão olha está em Como revisar a contabilidade do contador antigo: o que conferir, até onde voltar e o que pode ser recuperado.

Como trocar a procuração no e-CAC

A procuração digital é a autorização de acesso que deixa o escritório entrar no e-CAC em nome da empresa. Quem cancela a antiga e cadastra a nova é a própria empresa, e isso não depende do contador que está saindo.

Pela página oficial do serviço, que cita a IN RFB 2.320/2026, a autorização pode ser feita com conta gov.br prata ou ouro, ou por solicitação com firma reconhecida ou assinatura eletrônica. Ela vale por até 5 anos ou pelo prazo que o outorgante definir, e pode ser cancelada. O passo a passo detalhado está em Procuração no e-CAC para o contador: como liberar, conferir e cancelar o acesso.

O eSocial tem regras próprias de certificado e procuração, explicadas em Procuração no eSocial e certificado digital: quem acessa e como. Aproveite para confirmar onde está o certificado digital da empresa e quem tem a senha dele.

O que conferir sozinho durante a troca

Enquanto os escritórios se acertam, você mesmo pode conferir três coisas, sem depender de ninguém:

Pendências fiscais: o serviço Minhas dívidas e pendências mostra débitos e pendências com a Receita e a PGFN, acessado por sócio do quadro societário com gov.br prata ou ouro.
Caixa postal do e-CAC: é onde a Receita manda as mensagens oficiais para a empresa.
DTE-SN: se a empresa é do Simples, é o canal oficial de comunicação do Simples Nacional, acessado pelo Portal do Simples ou pelo e-CAC.

Tire um retrato dessas três telas no dia do aviso. Se alguma pendência aparecer depois, você sabe se ela veio do período antigo ou do novo.

Erros comuns na troca de escritório

Alguns tropeços se repetem em quase toda transição, e todos são evitáveis:

avisar o antigo antes de fechar com o novo e ficar um mês descoberto
combinar a data de corte por telefone e não por escrito
esquecer a procuração antiga ativa no e-CAC depois da saída
não saber quem tem o certificado digital da empresa
deixar a folha do mês da troca sem dono definido

Cada item dessa lista custa pouco para prevenir e muito para consertar depois, porque o erro só aparece quando a guia vence ou a declaração não foi entregue.

Como a WJR recebe uma empresa que troca de contador

Na WJR, o escopo é desenhado para cada cliente, e o que está no contrato está na mensalidade. Na rotina, a WJR acompanha todas as mensagens que a empresa recebe da Receita, inclusive no DTE, emite o DAS e transmite as declarações do Simples, e, se o eSocial chegou atrasado, regulariza o período passado. Como fica a transição com o seu escritório atual: depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz.

O Diagnóstico é gratuito, sem compromisso, presencial ou online, com resposta em algumas horas. Quando a troca vem junto com uma revisão do regime da empresa, o trabalho segue em Planejamento tributário para pagar o imposto certo. Os demais guias estão em Como escolher um contador para a sua empresa.

Perguntas frequentes

Preciso da autorização do contador antigo para cancelar a procuração no e-CAC?+

Não. A empresa outorgante cancela a autorização de acesso pelo serviço oficial da Receita, com conta gov.br prata ou ouro, sem custo.

Reter os meus documentos é infração do contador?+

Sim, quando a retenção é abusiva. Reter abusivamente livros ou documentos do cliente é infração ética, e o CFC tem caso julgado com multa e advertência. Trate a dívida e a entrega dos documentos como assuntos separados, sempre por escrito.

Quanto tempo de aviso preciso dar ao contador?+

O que vale é o prazo do seu contrato. Leia a cláusula de rescisão antes de avisar e respeite o prazo previsto nela.

Quem entrega as declarações do mês da troca?+

Quem estiver combinado por escrito. Defina a competência de corte no aviso: até ela, o escritório antigo; a partir dela, o novo.

A procuração digital no e-CAC vence?+

Sim. A autorização de acesso vale por até 5 anos ou pelo prazo definido por quem outorga, e pode ser cancelada antes. Se você está trocando de escritório e quer rever o regime da empresa junto, a WJR faz essa análise em Planejamento tributário para pagar o imposto certo.

Como trocar de contador: o passo a passo do aviso à primeira competência