Revisar a contabilidade do contador antigo: o que olhar

Revisar a contabilidade do contador antigo é conferir, ao trocar de escritório, se as declarações foram entregues, se as guias foram pagas certo e se o regime e a escrituração fazem sentido, olhando em regra os últimos 5 anos. É nesse período que o fisco ainda pode lançar o que ficou para trás, e é também nele que a empresa pode pedir de volta tributo federal pago a mais.

Este texto é para quem acabou de trocar de contador, ou está prestes a trocar, e quer saber se herdou algum problema. Não é desconfiança do escritório anterior: é a forma de o novo contador assumir sabendo o que recebeu, e de você dormir tranquilo.

Por que revisar a contabilidade do contador antigo

Quando um escritório novo assume a empresa, ele passa a responder pelo trabalho daqui para a frente. O que foi feito antes continua sendo da empresa perante o fisco: quem deve o tributo e a multa é o contribuinte, mesmo quando o erro foi de outra pessoa. Como fica a responsabilidade do contador nesse caso está em Contador paga multa da empresa? Quem responde perante o fisco e quando o contador responde.

Por isso a revisão tem dois objetivos. O primeiro é achar pendências antes que o fisco ache, quando ainda dá para corrigir com menos custo. O segundo é achar o contrário: pagamentos acima do devido, que podem virar pedido de restituição ou compensação.

Ela costuma começar pelo diagnóstico inicial, uma análise mais rápida que mostra onde olhar com lupa. O que esse primeiro olhar cobre está em Diagnóstico contábil: o que é, o que ele olha na sua empresa e o que sai dele.

Até quantos anos para trás vale olhar

A lei não fala em "revisão", mas os prazos do Código Tributário Nacional definem o horizonte prático. Os principais estão na tabela abaixo (CTN, com as alterações da LC 236/2026).

| Situação | Prazo | Base |

|---|---|---|

| Tributo lançado pelo próprio contribuinte (a maioria dos casos da empresa) | 5 anos contados do fato gerador | CTN art. 150 §4º |

| Pagamento parcial desse tributo | também conta do fato gerador | CTN art. 150 §6º |

| Casos de dolo, fraude ou simulação | conta a partir do 1º dia do exercício seguinte | CTN art. 150 §5º e art. 173, I |

| Regra geral para o fisco lançar | 5 anos do 1º dia do exercício seguinte | CTN art. 173, I |

| Pedido de restituição pelo contribuinte | 5 anos da extinção do crédito | CTN art. 168, I |

Na prática, os últimos 5 anos concentram tanto o risco quanto a oportunidade. Isso também explica por que os documentos não podem ser descartados cedo: o CTN manda guardar livros e comprovantes até a prescrição dos créditos tributários (art. 195, parágrafo único), e o Código Civil fala em guardar enquanto não ocorrer prescrição ou decadência (art. 1.194).

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O que conferir na contabilidade anterior

A revisão passa por cinco blocos. Nem todos pesam igual em toda empresa, mas todos merecem pelo menos uma checagem.

Declarações entregues. Se cada obrigação mensal e anual foi transmitida no prazo. Declaração fora do prazo gera multa própria, mesmo sem imposto a pagar. A ECD entregue em atraso, por exemplo, tem multa de 0,02% por dia sobre a receita bruta do período, limitada a 1% (Lei 8.218, art. 12, III, aplicada pela IN RFB 2.003/2021).

Guias pagas. Se o que foi declarado foi pago, e se o que foi pago corresponde ao declarado. Diferença para menos é débito; para mais, pode ser crédito.

Regime e enquadramento. Se a empresa estava no regime adequado e, no Simples, no anexo certo. Enquadramento errado mexe no imposto de todos os meses. Um exemplo clássico é o Fator R, explicado em Fator R: como calcular e descobrir se a sua empresa está no anexo certo.

Parcelamentos. Se há parcelamentos ativos, se as parcelas estão em dia e se algum foi rescindido sem que você soubesse. O funcionamento no Simples está em Parcelamento Simples Nacional: como funciona e o que ele resolve.

Escrituração e folha. Se a contabilidade foi feita e fechada, se a folha e o eSocial conversam com o que foi pago aos funcionários, e se o pró-labore dos sócios está formalizado.

O que pode ser recuperado, e como se pede

Quando a revisão encontra tributo federal pago indevidamente ou a maior, a empresa pode pedir de volta dentro de 5 anos (CTN art. 168, I). O pedido de restituição ou a declaração de compensação é feito pelo PER/DCOMP, na versão web ou no programa, com acesso pelo gov.br prata ou ouro, pelas regras da IN RFB 2.055/2021.

Desde 2026, a LC 236 também deixou claro que o mesmo prazo de 5 anos vale para habilitar na Receita um crédito reconhecido em ação judicial, contado do trânsito em julgado (CTN art. 168 §§2º e 3º).

Três cuidados antes de criar expectativa:

nem toda diferença é crédito: cada caso exige a base legal e os documentos que provem o pagamento a mais
o pedido passa pela análise da Receita, que pode pedir esclarecimentos ou negar
o caminho do pedido varia conforme o tributo e o regime da empresa

Não existe valor garantido de recuperação. O que existe é a revisão bem feita, que diz se há algo a pedir e com que fundamento.

E quando a revisão encontra pendências

Encontrar pendência não é o fim do mundo. O mais comum é declaração atrasada, guia paga com diferença ou escrituração incompleta, e quase tudo tem caminho de regularização. Na ECD, por exemplo, a multa cai à metade quando a entrega acontece antes de qualquer procedimento de ofício (Lei 8.218, art. 12, parágrafo único). O roteiro para pôr a casa em ordem está em Contabilidade atrasada: como regularizar, o que entregar primeiro e quanto custa esperar.

A conversa com o escritório anterior também faz parte. O Código Civil prevê que quem faz a escrituração responde perante a empresa pelos atos culposos (art. 1.177, parágrafo único), mas o acerto entre as partes depende do contrato e do caso concreto. Antes de qualquer discussão, organize os fatos: o que estava errado, em que período e quanto custou corrigir.

Se você ainda está na fase de transição, o passo a passo da troca, com a lista de documentos a pedir, está em Como trocar de contador sem deixar furo nas obrigações da empresa.

Como a WJR ajuda nessa revisão

A conversa com a WJR começa pelo Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, presencial ou online, com resposta em algumas horas. É o momento de mostrar o que você herdou do contador anterior.

A WJR acompanha todas as mensagens que a empresa recebe da Receita, regulariza o eSocial de períodos passados e faz o parcelamento do Simples a pedido do cliente. Para conhecer o escritório, veja Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995, e para comparar escritórios com calma, o guia Como escolher um contador para a sua empresa.

Perguntas frequentes

Preciso revisar a contabilidade ao trocar de contador?+

Não é obrigatório por lei, mas é recomendável. O que foi feito antes continua sendo responsabilidade da empresa perante o fisco, e a revisão mostra o que precisa ser corrigido e o que pode ser recuperado.

Até quantos anos o fisco pode lançar um tributo?+

Em regra, 5 anos. Para o tributo que a própria empresa apura e paga, o prazo conta do fato gerador (CTN art. 150 §4º); nos demais casos, do 1º dia do exercício seguinte (art. 173, I).

Posso pedir de volta imposto pago a mais há mais de 5 anos?+

Não. O direito de pedir a restituição se extingue em 5 anos, contados da extinção do crédito tributário (CTN art. 168, I).

Como se pede a restituição de tributo federal pago a mais?+

Pelo PER/DCOMP, na versão web ou no programa, com acesso pelo gov.br prata ou ouro. A norma que regula o pedido é a IN RFB 2.055/2021.

Posso descartar documentos com mais de 5 anos?+

Não como regra fixa. O CTN manda guardar livros e comprovantes até a prescrição dos créditos tributários, e não fixa um número de anos para o descarte. Quando a revisão aponta tributo pago a mais, o levantamento e o pedido são o trabalho de Recuperação de impostos: dinheiro que já saiu da sua empresa da WJR, sempre a partir dos documentos da empresa.

Como revisar a contabilidade do contador antigo: o que conferir, até onde voltar e o que pode ser recuperado