Planejamento tributário para pagar o imposto certo

Planejamento tributário é a organização lícita da sua empresa para pagar o imposto correto, nem um centavo a mais por desorganização. Ele começa pela escolha do regime e passa por CNAE, pró-labore, distribuição de lucros e Fator R, sempre dentro da lei.

Esta página é para o empresário que olha o boleto do mês e desconfia que está pagando demais, mas não sabe onde mexer: e-commerce, clínicas e psicólogos, advogados, prestadores de serviço, comércio e indústria pequena. O que muda na sua vida é a previsibilidade, porque você passa a saber quanto vai sair de imposto antes de o mês acabar, e não depois.

Planejamento tributário é lícito. Sonegação é crime

Vale começar por aqui, porque a confusão é comum. Planejar é escolher, entre caminhos permitidos pela lei, aquele que custa menos para a sua operação real. Sonegar é esconder receita, emitir nota falsa ou registrar despesa que não existe, e isso a WJR não faz em nenhuma hipótese.

A diferença prática é a documentação. Um planejamento bem feito é defensável: existe contrato, existe nota, existe folha, existe ata e existe demonstrativo que sustentam cada decisão. Se o desenho só funciona escondido, ele não é planejamento, é risco.

Qual regime cabe na sua empresa

O regime é a decisão de maior impacto e a mais mal feita no Brasil, porque quase sempre foi tomada na abertura e nunca mais revisada.

O Simples Nacional atende empresas com receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões, com sublimite de R$ 3,6 milhões para o ICMS e o ISS dentro do DAS, conforme a Lei Complementar 123/2006. Dentro dele, o MEI vai até R$ 81 mil por ano, a ME até R$ 360 mil e a EPP de R$ 360 mil a R$ 4,8 milhões.

Simples nem sempre significa mais barato. Empresa com margem apertada, folha alta ou muito crédito de insumo pode pagar menos em outro regime, e é isso que a comparação mostra em números. A conversa costuma envolver Contabilidade Simples Nacional para quem quer pagar o justo, Contabilidade Lucro Presumido para empresas que cresceram e Contabilidade Lucro Real para empresas de margem apertada lado a lado, com os seus próprios dados.

Existe ainda a empresa que nem pode optar pelo Simples, porque a atividade está vedada pelo art. 17 da Lei Complementar 123/2006. Em caso de dúvida, comece por Atividades excluídas do Simples Nacional: entenda as restrições.

CNAE e enquadramento: o detalhe que decide a conta

O CNAE descreve o que a sua empresa faz, e é a partir dele que vem o anexo, a alíquota e até a possibilidade de optar por um regime. CNAE desatualizado é um dos erros mais caros que existem, porque ele custa dinheiro em silêncio, mês após mês, sem nunca gerar uma notificação.

Empresa que mudou de atividade, que passou a vender também produto, ou que começou a atender outro tipo de cliente precisa revisar o objeto social e o quadro de CNAE. Muitas vezes o negócio já mudou há anos e o contrato social continua descrevendo a empresa que existia na abertura.

Pró-labore e distribuição de lucros: como o dinheiro sai da empresa

Pró-labore é a remuneração do sócio pelo trabalho, tem natureza de folha e sofre incidência de INSS e de Imposto de Renda na fonte. Distribuição de lucros é a retirada do resultado da empresa, e depende de escrituração contábil que comprove esse resultado. São coisas diferentes, com efeitos diferentes.

Muita empresa erra nos dois extremos. Uns fixam o pró-labore no menor valor possível e distribuem tudo como lucro, sem contabilidade que sustente. Outros pagam pró-labore alto sem necessidade e queimam dinheiro em encargo que poderia ser evitado.

O ponto de equilíbrio não é uma fórmula pronta, porque depende do seu faturamento, da sua folha, do seu regime e do que os sócios precisam retirar. Depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz. E há um detalhe que amarra tudo: no Simples Nacional, o pró-labore entra na conta do Fator R.

Fator R: por que 28% muda a sua conta

O Fator R é a folha de pagamento dos últimos 12 meses dividida pela receita bruta dos últimos 12 meses. Se o resultado for igual ou superior a 28%, a atividade é tributada pelo Anexo III. Se ficar abaixo de 28%, vai para o Anexo V. A base é a Lei Complementar 123/2006.

Na prática, isso significa que a decisão sobre pró-labore e folha pode mudar o anexo da sua empresa. Serviço intensivo em pessoas, como clínicas, escritórios de advocacia e empresas de software, costuma orbitar essa linha dos 28% o ano inteiro.

Por isso o Fator R não é conta de dezembro. Ele precisa ser acompanhado mês a mês, junto com o RBT12, a receita bruta dos últimos 12 meses, para que a empresa não descubra o problema quando já não dá para corrigir.

Quando revisar o seu planejamento tributário

Planejamento tributário não é documento de gaveta. Ele envelhece junto com a empresa e precisa ser revisado sempre que algo relevante muda:

• Faturamento subiu ou caiu de forma consistente, ou está se aproximando de um limite ou sublimite.
• A empresa começou uma atividade nova, ou parou de fazer a que gerava a maior parte da receita.
• Houve contratação, demissão em volume ou mudança na política de pró-labore, o que mexe no Fator R.
• Virada de ano, quando a opção de regime pode ser revista e o cenário do ano seguinte já está desenhado.
• Entrada ou saída de sócio, abertura de filial, ou mudança de município.

Como a WJR faz

Tudo começa pelo Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, presencial no escritório da Mooca ou online. A gente olha faturamento, folha, CNAE, contrato social, regime atual e as guias que você vem pagando, para entender de onde vem cada real de imposto.

Depois vem a comparação. Montamos os cenários de regime com os seus números, mostramos o efeito do Fator R e o desenho de pró-labore e distribuição de lucros que a sua contabilidade consegue sustentar. Você recebe a comparação explicada em português, com os riscos de cada caminho.

Escolhido o caminho, a WJR executa: alteração de CNAE ou de contrato quando necessário, ajuste de folha, opção de regime no prazo e organização dos demonstrativos que comprovam o lucro distribuído. Se aparecer imposto pago a mais, o assunto vira Recuperação de impostos: dinheiro que já saiu da sua empresa, já que o prazo para revisar e pedir de volta é de 5 anos contados do pagamento.

Depois disso, o acompanhamento é contínuo no grupo de WhatsApp da sua empresa, com time especializado do lado de cá, e mais de 30 anos de escritório atrás da resposta. Como diz o João Pedro, cliente da WJR, "estou com eles há 6 anos e o serviço apenas melhora".

Perguntas frequentes

Fontes: Receita Federal, Lei Complementar 123/2006, Portal do Simples Nacional