Contabilidade atrasada: como regularizar, o que entregar primeiro e quanto custa esperar

Contabilidade atrasada se regulariza em ordem, e não tudo de uma vez: primeiro o levantamento do que falta, depois as declarações que geram multa todo mês, e por fim a escrituração dos anos anteriores. Quanto antes a empresa se antecipa à Receita, menor a conta, porque várias multas caem à metade quando a entrega acontece antes de qualquer procedimento de ofício.

Esta página é para quem ficou meses ou anos sem declarações, trocou de contador e descobriu buracos, ou recebeu uma mensagem da Receita e não sabe por onde começar. O objetivo aqui é mostrar o mapa: o que costuma estar atrasado, quanto cada atraso custa e qual a ordem mais sensata de resolver.

O que costuma estar atrasado

"Contabilidade atrasada" é um nome guarda-chuva. Na prática, o atraso aparece em quatro frentes, e raramente só em uma:

• Declarações mensais: PGDAS-D no Simples, DCTFWeb para quem tem folha ou retenções.
• Declarações anuais: a declaração anual do Simples (DEFIS), a ECD e a ECF para quem está fora do Simples.
• eSocial: admissões, folhas e desligamentos que não foram informados.
• Escrituração: livros contábeis ou o livro caixa que ninguém fez.

A escrituração é obrigação da empresa pelo Código Civil (art. 1.179), e a LC 123, art. 27, permite que a empresa do Simples adote contabilidade simplificada. Mesmo no Simples, a falta de livro caixa que identifique a movimentação financeira, inclusive bancária, é hipótese de exclusão de ofício, segundo o Manual de Exclusão da Receita.

Quanto custa a contabilidade atrasada: as multas de cada obrigação

A multa por atraso de declaração existe mesmo quando não há imposto a pagar. As regras de cada uma são estas:

| Obrigação | Multa por atraso | Mínimo |

|---|---|---|

| PGDAS-D | 2% ao mês, limitada a 20% (LC 123, art. 38-A) | R$ 50 por mês de referência |

| DEFIS | 2% ao mês | R$ 200 |

| DCTFWeb | 2% ao mês sobre as contribuições, limitada a 20% | R$ 200 sem fato gerador; R$ 500 nos demais casos |

| ECD | 0,02% por dia sobre a receita bruta do período, limitada a 1% (Lei 8.218, art. 12, III) | multa diária, com teto |

As reduções também estão escritas. Na DCTFWeb, a multa cai 50% quando a entrega vem antes de qualquer procedimento de ofício e 25% quando vem no prazo da intimação. Na ECD, a Lei 8.218, art. 12, parágrafo único, reduz a multa à metade antes de procedimento de ofício e a 75% se a obrigação for cumprida no prazo da intimação.

Dois detalhes mudam a conta. Desde 2026, a multa do PGDAS-D conta a partir do dia seguinte ao vencimento. E a DEFIS tem ainda R$ 100 por grupo de 10 informações incorretas ou omitidas. A ECD cai na multa da Lei 8.218 por força da IN RFB 2.003/2021, art. 11, que manda aplicar o art. 12 dessa lei a quem entrega fora do prazo.

O eSocial é diferente: não existe multa própria por evento enviado fora do prazo, mas as sanções vêm de outras leis, como a CLT. O quadro completo está em Multa do eSocial por atraso: o que a lei cobra de verdade.

Até quando a Receita pode lançar imposto do passado

O Código Tributário Nacional dá à Receita 5 anos para lançar o tributo. A regra geral conta do primeiro dia do ano seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido feito (art. 173, I). Para os tributos que a própria empresa apura e paga, conta do fato gerador (art. 150, §4º).

Em 2026, a LC 236 acrescentou dois parágrafos ao art. 150:

• §5º: com dolo, fraude ou simulação, o prazo passa a contar pela regra geral do art. 173, I;
• §6º: com pagamento parcial, o prazo conta do fato gerador.

O mesmo relógio de 5 anos vale para o outro lado: é o prazo para pedir de volta o que a empresa pagou a mais (art. 168). Por isso, ao regularizar, vale olhar também se não há imposto pago em excesso no período. A revisão do trabalho do contador anterior é tema de Como revisar a contabilidade do contador antigo: o que conferir, até onde voltar e o que pode ser recuperado.

Em que ordem regularizar a contabilidade atrasada

A ordem abaixo é uma lógica de prioridade, e não uma regra da lei. Ela começa pelo que cresce todo mês e pelo que pode tirar a empresa do regime:

1. Levantamento: listar declaração por declaração, mês por mês, o que foi entregue e o que falta.
2. Mensagens da Receita: ver se há intimação ou Termo de Exclusão no Domicílio Tributário Eletrônico, porque isso muda prazos e reduções.
3. Declarações mensais: PGDAS-D e DCTFWeb, que acumulam multa a cada mês.
4. eSocial: os eventos que alimentam a DCTFWeb e o FGTS.
5. Declarações anuais: a do Simples, a ECD e a ECF, conforme o regime.
6. Escrituração: livros dos anos em aberto.
7. Débitos: com tudo declarado, o valor devido aparece, e aí se decide entre pagar e parcelar.

O item 2 pesa porque a redução muda: entregar antes de qualquer procedimento de ofício costuma sair mais barato do que entregar depois da intimação. Se já existe Termo de Exclusão, o caminho está em Exclusão do Simples Nacional por débitos: por que acontece e o que fazer. Para dividir os débitos do Simples, veja Parcelamento Simples Nacional: como funciona e o que ele resolve.

Como a WJR faz o levantamento

O ponto de partida é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, presencial ou online, com resposta em algumas horas. Nele a WJR olha a situação da empresa e monta o mapa do que está atrasado. O que é um diagnóstico contábil e o que ele entrega está em Diagnóstico contábil: o que é, o que ele olha na sua empresa e o que sai dele.

A partir daí, algumas frentes a WJR já assume por padrão. O eSocial atrasado a WJR regulariza, período por período, além de fazer o eSocial do mês em diante, inclusive a transmissão. O parcelamento do Simples a WJR faz a pedido do cliente. E todas as mensagens que a Receita manda ao cliente, inclusive o Termo de Exclusão, passam a ser acompanhadas.

Quanto às declarações de anos anteriores e à escrituração que ficou para trás, o volume muda muito de empresa para empresa: depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz. Sobre o escritório, fundado em 1995 na Mooca, veja Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995, e mais páginas sobre a escolha do contador estão no índice Como escolher um contador para a sua empresa.

Perguntas frequentes

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Fontes: Receita Federal, Manual da DCTFWeb (jan/2025) https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/manuais/manual-dctfweb/manual-dctfweb-atualizacao-janeiro2025_versao_final.pdf, Portal do Simples Nacional, Prazos e multas do PGDAS-D e da DEFIS (09/12/2025) https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/noticias/NoticiaCompleta.aspx?id=1e17613a-4a08-4ba0-9a7d-550e833f3e13, Planalto, Lei Complementar 139/2011 (LC 123, art. 38-A) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp139.htm, Sped, Manual de Orientação da ECD (leiaute 9, jan/2026, seção 1.18) https://www.gov.br/sped/pt-br/assuntos/escrituracoes-digitais/ecd/manuais-e-documentos-tecnicos/manual_de_orientacao_da_ecd_leiaute_9_janeiro_2026.pdf/@@display-file/file, Planalto, Lei 8.218/1991 (art. 12) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8218.htm, Planalto, Código Tributário Nacional (arts. 150, 168 e 173) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5172compilado.htm, Receita Federal, Manual de Exclusão do Simples Nacional https://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Arquivos/manual/MANUAL_EXCLUSAO.pdf, CFC, Obrigatoriedade de escrituração contábil https://cfc.org.br/tecnica/perguntas-frequentes/obrigatoriedade-de-escrituracao-contabil/