Contabilidade para locadora de equipamentos: Simples e MEI

A contabilidade para locadora de equipamentos começa por separar locação de serviço. Alugar a máquina é locação de bem móvel, que no Simples Nacional sai do Anexo III sem a parcela do ISS; alugar com operador junto pode ser serviço, com outra regra.

Contabilidade para locadora de equipamentos: CNAE e MEI

O IBGE descreve o 7732-2/01 como aluguel de máquinas e equipamentos para construção sem operador, como betoneiras. O aluguel de andaimes tem código próprio, o 7732-2/02, com ocupação própria no Anexo XI. O 7739-0/99 como aluguel de outras máquinas e equipamentos comerciais e industriais sem operador.

O Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018 traz ocupações de locador ligadas a alguns desses códigos. Confira na lista a ocupação exata para o tipo de equipamento que você aluga antes de abrir o MEI.

O limite do MEI é de R$ 81.000 em 2026; a LC 238/2026 prevê valores maiores a partir de 2027, com a condição do art. 3º, e o detalhe mora em Limite do MEI em 2026, 2027 e 2028: quanto você pode faturar por ano e o que acontece se passar.

Pessoa física, MEI ou ME: como decidir em locadoras de máquinas e equipamentos

Para quem começa em locadoras de máquinas e equipamentos, a ordem costuma ser esta: pessoa física enquanto a renda é pequena e esporádica, MEI quando a ocupação está no Anexo XI e a receita cabe no limite, e ME quando entram equipe, sócios ou receita maior.

A comparação entre os dois formatos está em MEI ou ME: qual abrir para o seu negócio. O ponto de virada não é só o imposto: é também a nota que o cliente exige e o risco de ter gente trabalhando sem registro.

Rotina da locadora de equipamentos: contratos, manutenção e o cuidado principal

A receita vem de locações por dia, semana ou mês, com caução, frete de entrega e cobrança por avaria. Cada contrato precisa prever o que é aluguel e o que é taxa.

Frete de entrega e retirada é outra receita, e a manutenção dos equipamentos é o maior custo depois da compra. Os equipamentos comprados pelo CNPJ formam o patrimônio da empresa.

Um ponto de atenção é alugar a máquina com operador e tratar tudo como locação. Se o operador vai junto, parte da receita pode ser serviço, com ISS e outra regra no Simples.

Quanto imposto paga uma locadora de equipamentos

A LC 123, art. 18, § 4º, V, diz que a locação de bens móveis é tributada pelo Anexo III, deduzida a parcela correspondente ao ISS. O exemplo abaixo mostra a alíquota cheia do Anexo III, antes da retirada dessa parcela.

A conta do Simples usa a receita bruta dos últimos 12 meses (RBT12), a alíquota nominal da faixa e a parcela a deduzir: (RBT12 × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ RBT12.

Exemplo, com os números da LC 123: locadora com receita de R$ 50.000 por mês e RBT12 de R$ 600.000. No Anexo III, a 3ª faixa (de R$ 360.000,01 a R$ 720.000) tem alíquota nominal de 13,5% e parcela a deduzir de R$ 17.640; a alíquota efetiva fica em 10,56% e o DAS do mês em cerca de R$ 5.280.

Caução devolvida ao cliente não é receita. Caução retida por avaria passa a ser receita no momento em que é retida, e o contrato deve prever esse caso.

Com receita bem maior, a comparação com o Lucro Presumido passa a fazer sentido, e a decisão depende de margem, folha e despesas. O tema tem página própria: Simples Nacional ou Lucro Presumido: como escolher o regime da sua empresa.

Além do DAS mensal, a ME do Simples entrega a declaração anual do regime, a DEFIS, explicada em DEFIS: o que é, prazo, multa e a mudança para o PGDAS-D.

O que organizar no primeiro mês em locadoras de máquinas e equipamentos

Estes pontos ajudam a organizar o primeiro ano de quem trabalha com locadoras de máquinas e equipamentos:

• Abra a conta PJ e receba tudo o que é da empresa nela, sem misturar com a conta pessoal.
• Separe na apuração cada tipo de receita, porque serviço, venda de produto e locação podem ter anexos diferentes.
• Defina o pró-labore e a forma de retirar lucros antes da primeira retirada; as regras estão em Distribuição de lucros no Simples Nacional: quanto sai isento e o que mudou em 2026.
• Guarde contratos, notas e comprovantes de pagamento de cada cliente pelo prazo que a legislação exige.

A locação de mão de obra junto com o equipamento pede atenção: a LC 123, art. 17, XII, veda o Simples a quem realize cessão ou locação de mão de obra, salvo as atividades do § 5º-C. O contrato deve deixar claro o que está sendo alugado.

A compra de cada equipamento também deve ser comparada com o retorno esperado em diárias. Um controle simples de ocupação por máquina mostra quais equipamentos se pagam e quais ficam parados no depósito.

Como a WJR acompanha locadoras de máquinas e equipamentos

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso. Outras atividades estão em Cnae.

Ramos próximos: Contabilidade para locadora de veículos: Simples e frota, Contabilidade para construtoras: Anexo IV, CNO, ISS da obra e RET e Contabilidade para loja de material de construção: ST e Simples. A tabela do Anexo III está em Anexo III do Simples Nacional: quem entra, a tabela e o teto do ISS. Todas as profissões estão em Segmentos.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, LC 123/2006, art. 17, XII, e art. 18, § 4º, V, e Anexo III https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm; Receita Federal, Resolução CGSN 140/2018, art. 25, § 1º http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?idAto=92278; Portal do Simples Nacional, Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018 http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Arquivos/manual/Anexo_XI.pdf; IBGE/CONCLA, subclasse 7732-2/01 https://servicodados.ibge.gov.br/api/v2/cnae/subclasses/7732201; IBGE/CONCLA, subclasse 7739-0/99 https://servicodados.ibge.gov.br/api/v2/cnae/subclasses/7739099; Planalto, LC 238/2026, arts. 1º a 3º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp238.htm