Contabilidade para locadora de veículos: Simples e frota

A contabilidade para locadora de veículos tem uma regra que muda o imposto: locação de bens móveis não é serviço para o ISS, e a lei do Simples manda calcular pelo Anexo III sem a parcela do ISS. O outro ponto é a frota, que é o patrimônio da empresa e precisa estar no CNPJ.

Contabilidade para locadora de veículos: CNAE e enquadramento

O CNAE é o 7711-0/00, locação de automóveis sem condutor. Não há ocupação para essa atividade no Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018, e a locadora abre como ME.

Locação com motorista é outra atividade, de transporte, com código e enquadramento próprios. Locadora que também aluga motos, vans ou caminhões confere o código de cada tipo de veículo.

Pessoa física ou empresa: como decidir em locadoras de veículos

Como a atividade não tem ocupação no MEI, o caminho é a empresa, e o contador confere o regime.

A ME tende a fazer sentido quando a receita é regular, quando clientes empresas exigem nota ou quando há equipe. O formato da empresa, SLU ou LTDA, está em Sociedade limitada unipessoal: abrir empresa sozinho como SLU ou montar uma Ltda.

Rotina da locadora: contratos, frota e o cuidado principal

A receita vem de diárias, contratos mensais com empresas e motoristas de aplicativo, multas contratuais e taxas de limpeza ou de quilometragem. Cada contrato precisa de documento com o período e os valores.

Os carros são o ativo da empresa. Compra, financiamento, seguro, IPVA e manutenção ficam no CNPJ, e a venda do carro usado da frota é uma receita com tratamento próprio, que o contador confere.

Um ponto de atenção é alugar carros que estão no CPF do sócio pelo CNPJ. O patrimônio fica fora da empresa, e o seguro e as multas viram problema em caso de sinistro.

Quanto imposto paga uma locadora de veículos

A LC 123, art. 18, § 4º, V, diz que a locação de bens móveis é tributada pelo Anexo III, deduzida a parcela correspondente ao ISS. O exemplo abaixo mostra a alíquota cheia do Anexo III, antes da retirada dessa parcela, que é feita na apuração.

A conta do Simples usa a receita bruta dos últimos 12 meses (RBT12), a alíquota nominal da faixa e a parcela a deduzir: (RBT12 × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ RBT12.

Exemplo, com os números da LC 123: locadora com receita de R$ 80.000 por mês e RBT12 de R$ 960.000. No Anexo III, a 4ª faixa (de R$ 720.000,01 a R$ 1.800.000) tem alíquota nominal de 16% e parcela a deduzir de R$ 35.640; a alíquota efetiva fica em 12,2875% e o DAS do mês em cerca de R$ 9.830.

Multas por atraso e taxas cobradas no contrato de locação também entram na receita. A forma de documentar cada uma deve estar prevista no contrato. Taxa de limpeza e cobrança por quilometragem excedente seguem a mesma lógica: estão no contrato, entram na receita e precisam aparecer no documento de cobrança do período.

Com receita bem maior, a comparação com o Lucro Presumido passa a fazer sentido, e a decisão depende de margem, folha e despesas. O tema tem página própria: Simples Nacional ou Lucro Presumido: como escolher o regime da sua empresa.

Além do DAS mensal, a ME do Simples entrega a declaração anual do regime, a DEFIS, explicada em DEFIS: o que é, prazo, multa e a mudança para o PGDAS-D.

O que organizar no primeiro mês em locadoras de veículos

Estes pontos ajudam a organizar o primeiro ano de quem trabalha com locadoras de veículos:

• Abra a conta PJ e receba tudo o que é da empresa nela, sem misturar com a conta pessoal.
• Separe na apuração cada tipo de receita, porque serviço, venda de produto e locação podem ter anexos diferentes.
• Defina o pró-labore e a forma de retirar lucros antes da primeira retirada; as regras estão em Distribuição de lucros no Simples Nacional: quanto sai isento e o que mudou em 2026.
• Guarde contratos, notas e comprovantes de pagamento de cada cliente pelo prazo que a legislação exige.

Locadora que cresce com frota financiada precisa olhar o fluxo de caixa com cuidado: as parcelas do financiamento não reduzem o DAS, mas pesam no caixa todo mês. O planejamento de quantos carros comprar sai dessa conta.

Contratos com motoristas de aplicativo têm risco próprio: multas de trânsito, desgaste maior e inadimplência. O contrato deve prever a responsabilidade pelas multas, a indicação do condutor e a caução, e a contabilidade registra cada caução separada da receita de locação, porque caução devolvida não é receita.

Caução retida por avaria ou por débito do cliente passa a ser receita quando é retida, e o contrato deve prever esse caso.

Como a WJR acompanha locadoras de veículos

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso. Outras atividades estão em Cnae.

Ramos próximos: Contabilidade para locadora de equipamentos: Simples e MEI, Contabilidade para oficina mecânica: serviço, peças e Simples e Contabilidade para lava-rápido: MEI, estética automotiva e Simples. A tabela do Anexo III está em Anexo III do Simples Nacional: quem entra, a tabela e o teto do ISS. Todas as profissões estão em Segmentos.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, LC 123/2006, art. 18, § 4º, V, e Anexo III https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm; Receita Federal, Resolução CGSN 140/2018, art. 25, § 1º http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?idAto=92278; Portal do Simples Nacional, Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018 http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Arquivos/manual/Anexo_XI.pdf; IBGE/CONCLA, subclasse 7711-0/00 https://servicodados.ibge.gov.br/api/v2/cnae/subclasses/7711000