Simples Nacional ou Lucro Presumido: como escolher o regime da sua empresa

Escolher entre Simples Nacional ou Lucro Presumido é comparar como cada regime calcula o imposto diante da sua atividade, da sua folha, da sua margem e do perfil dos seus clientes. A diferença de custo entre os dois só aparece quando a conta é feita com os números do seu negócio.

Este comparativo é para o dono de empresa que desconfia que está pagando mais imposto do que precisa, e para quem está prestes a abrir ou a mudar de regime. O que muda na sua vida é a base da decisão: em vez de seguir o que o vizinho faz, você passa a comparar critério por critério.

Como cada regime apura o imposto

No Simples Nacional, vários tributos são reunidos e recolhidos em uma guia única, o DAS. A apuração parte da receita bruta e leva em conta o anexo em que a atividade se enquadra e o histórico de faturamento da empresa.

No Lucro Presumido, o imposto sobre o lucro não é calculado sobre o resultado que a empresa realmente teve. Ele parte de uma base presumida, definida em lei conforme a atividade, e sobre essa base é que o cálculo acontece. Outros tributos seguem caminhos próprios, fora dessa mesma conta.

A consequência prática é direta. No Simples, faturar mais aumenta a conta de forma progressiva dentro do regime. No Lucro Presumido, a conta acompanha a presunção da atividade, independentemente de o mês ter sido bom ou ruim de resultado.

Empresa com lucro acima da presunção tende a se beneficiar do Presumido; abaixo dela, o efeito costuma ser o contrário. Qual é o seu caso depende dos seus números, e no Diagnóstico WJR a gente diz.

Periodicidade: com que frequência o imposto aparece

No Simples Nacional a rotina é mensal e concentrada: uma apuração, uma guia, um vencimento. Para quem tem estrutura administrativa enxuta, isso pesa a favor.

No Lucro Presumido existem calendários diferentes convivendo. Parte da apuração é mensal e parte é trimestral, com guias separadas e controles próprios para cada tributo. Não é mais difícil, é mais espalhado.

Essa diferença aparece no fluxo de caixa. Guia única mensal é fácil de provisionar. Vencimentos distribuídos exigem uma reserva planejada, senão a empresa é surpreendida pelo trimestre que fecha.

O peso da folha na comparação

Folha é um dos critérios que mais move a agulha, e ela age de formas diferentes em cada regime.

No Simples Nacional, a folha pode mudar o anexo da empresa de serviços pela regra do Fator R, que compara folha e receita dos últimos 12 meses. A mecânica dessa conta está detalhada em Fator R: como calcular e descobrir se a sua empresa está no anexo certo.

Fora do Simples, a contribuição previdenciária patronal é recolhida por fora, calculada sobre a folha, e passa a ser uma linha de custo visível todo mês. Quanto maior o time, mais essa linha pesa na comparação entre os dois regimes.

Por isso a mesma pergunta tem respostas opostas em negócios parecidos. Empresa de serviços com equipe grande e empresa de serviços que fatura alto com pouca gente não devem ser comparadas com a mesma régua.

O peso da margem do seu negócio

Margem é o segundo critério que costuma decidir. O Simples Nacional cobra a partir da receita, e não olha se o seu mês foi lucrativo. O Lucro Presumido cobra a partir de uma base presumida por atividade, que também não é o seu lucro real.

Negócio de margem apertada, com muito custo de mercadoria ou de operação, sente cada ponto de imposto sobre a receita. Negócio de margem alta, que fatura bem com pouco custo, tem outra realidade.

Também entra o momento da empresa. Quem está investindo, contratando ou operando com prejuízo em um período específico precisa avaliar se o Lucro Real faz mais sentido do que os dois, e isso é assunto de Contabilidade Lucro Real para empresas de margem apertada.

Obrigações acessórias: o que muda na rotina

O Simples Nacional foi desenhado para simplificar entregas, e entrega menos declarações do que os demais regimes. Isso reduz custo administrativo e reduz a chance de multa por obrigação esquecida.

O Lucro Presumido tem um conjunto maior de obrigações acessórias, com escrituração e declarações próprias. Nada disso é impeditivo, mas exige contabilidade organizada e informação chegando no prazo, todo mês.

Essa diferença tem valor de dinheiro, e não só de trabalho. Rotina mais pesada com controle frouxo é fonte de retificação, de multa e de imposto pago a maior.

O que o seu cliente pessoa jurídica enxerga

Se você vende para consumidor final, o regime da sua empresa é assunto interno. Se você vende para outras empresas, ele entra na negociação.

Cliente pessoa jurídica olha o que consegue aproveitar de crédito sobre o que compra de você. Dependendo do regime do fornecedor e da regra aplicável, esse aproveitamento muda, e isso influencia preço, competitividade e até a escolha do fornecedor.

Esse critério ganha ainda mais peso com a reforma tributária, em que o Simples Nacional continua existindo e a empresa optante passa a considerar o crédito do cliente pessoa jurídica na sua decisão, tema tratado em Reforma tributária e Simples Nacional: o Simples acaba?.

Simples Nacional ou Lucro Presumido: por que o Simples nem sempre é mais barato

Esta é a parte que contraria a intuição de muita gente. O Simples Nacional é mais simples de operar, mas simples não é sinônimo de barato. Existem atividades e perfis de empresa em que o Presumido resulta em carga menor.

O erro clássico é escolher o regime na abertura e nunca mais revisar. A empresa muda, o time cresce, a margem se altera, o perfil de cliente vira e a conta que era boa há três anos deixa de ser. O regime é uma decisão recorrente, não um cadastro.

O outro erro é comparar pela metade, olhando só a guia principal e ignorando folha, obrigações e o efeito no preço para o cliente. Comparação incompleta leva a decisão errada com muita confiança.

Vale lembrar que a permanência no Simples também depende de faixas e de teto de faturamento, com regras próprias explicadas em Simples nacional. Às vezes a escolha deixa de ser escolha e vira consequência do crescimento.

Como a WJR compara os dois regimes na sua empresa

A WJR olha o seu histórico de faturamento, a sua folha, a sua margem e o perfil dos seus clientes, monta a comparação entre os cenários e aponta o que muda em cada um. A conta é feita com os seus números, e o resultado a gente explica no grupo de WhatsApp da sua empresa, com time especializado.

Se você quer entender o funcionamento de cada regime antes de decidir, veja Contabilidade Simples Nacional para quem quer pagar o justo e Contabilidade Lucro Presumido para empresas que cresceram. A comparação completa, com projeção e momento certo de mudar, é o trabalho de Planejamento tributário para pagar o imposto certo.

São mais de 30 anos de escritório presencial com pessoas reais na Mooca, em São Paulo, mais de 350 clientes ativos e 5 estrelas no Google. Como diz o Kaio, cliente da casa: "todos os colaboradores são bem educados e atenciosos". O Diagnóstico WJR é gratuito e sem compromisso, presencial ou online, com resposta em algumas horas.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto LC 123/2006 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm, Receita Federal https://www.gov.br/receitafederal/pt-br