DEFIS: o que é, prazo, multa e a mudança para o PGDAS-D

A DEFIS é a declaração anual que toda empresa do Simples Nacional entrega com as informações socioeconômicas e fiscais do ano, e o prazo é 31 de março do ano seguinte. Ela está em transição: a Resolução CGSN 190/2026 leva essas informações para dentro do PGDAS-D, a declaração mensal, com efeitos em regra a partir de 2027.

Se a sua empresa é optante do Simples e não é MEI, a DEFIS é com você. O dono do negócio raramente preenche a declaração, mas é quem responde pela multa se ela atrasar, e é quem precisa saber que a forma de entregar vai mudar.

O que é a DEFIS e por que ela existe

A base legal está no art. 25 da LC 123: as empresas do Simples apresentam uma declaração única e simplificada de informações socioeconômicas e fiscais, com prazos definidos pelo Comitê Gestor do Simples Nacional. DEFIS é a sigla de Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais.

A diferença para o PGDAS-D é de função. O PGDAS-D é mensal e serve para calcular o DAS a partir da receita do mês. A DEFIS é anual e reúne, de uma vez, informações da empresa sobre o ano inteiro que a declaração mensal não traz. Uma calcula o imposto; a outra presta contas do ano ao Fisco.

E não confunda com o MEI: a DEFIS é das microempresas e empresas de pequeno porte do Simples, enquanto o MEI entrega outra declaração anual, a DASN-SIMEI, com prazo até 31 de maio, explicada em Declaração anual MEI: como funciona a DASN-SIMEI e o que informar.

As duas declarações da empresa do Simples, a mensal e a anual, precisam conversar. Uma DEFIS que conta uma história diferente dos doze PGDAS-D do ano chama a atenção de quem cruza os dados. O funcionamento da declaração mensal está em PGDAS-D: o que é e como declarar o Simples todo mês.

Qual é o prazo da DEFIS e quanto custa atrasar

O prazo é 31 de março do ano-calendário seguinte, conforme a Receita. Na prática, a DEFIS referente a 2025 já tinha de estar entregue até 31/03/2026.

A multa por atraso ou por erro, segundo a Receita:

| Situação | Multa |

|---|---|

| Entrega fora do prazo | 2% ao mês-calendário ou fração |

| Valor mínimo | R$ 200,00 |

| Informações incorretas ou omitidas | R$ 100,00 por grupo de 10 informações |

Repare no mínimo: R$ 200,00 é quatro vezes o mínimo da multa do PGDAS-D, que é de R$ 50,00 por mês de referência. Para uma empresa pequena, com pouco imposto no ano, é o mínimo que costuma pesar. E a multa por informação errada pune a declaração feita às pressas, mesmo entregue no prazo.

A DEFIS vai acabar? O que a Resolução CGSN 190/2026 mudou

Em agosto de 2026, a Receita anunciou a Resolução CGSN 190/2026, que adapta o Simples à reforma tributária do consumo, com a entrada da CBS e do IBS. Entre as medidas de simplificação está a incorporação das informações socioeconômicas e fiscais diretamente ao PGDAS-D.

O que o anúncio oficial diz:

• as informações passam a ser prestadas uma vez por ano, entre janeiro e março, dentro do próprio PGDAS-D;
• com isso, a DEFIS deixa de ser uma obrigação separada;
• a resolução produz efeitos, em regra, a partir de 1º de janeiro de 2027.

O que o anúncio não diz: a partir de qual ano-calendário a mudança vale. Em outras palavras, a Receita ainda não informou, no anúncio, se as informações de 2026, que pela regra atual iriam na DEFIS até 31/03/2027, já seguem pelo PGDAS-D ou ainda pela DEFIS separada.

O que isso muda para você, na prática:

• A obrigação continua. Mudar de lugar não é deixar de existir: as informações do ano seguem sendo prestadas, agora dentro do PGDAS-D.
• O prazo fica parecido. A janela anunciada, de janeiro a março, termina no mesmo mês do prazo atual da DEFIS.
• O dado precisa estar pronto mais cedo. Se as informações do ano entram junto com a declaração mensal do começo do ano, o fechamento do ano anterior ganha peso já em janeiro.

O restante da adaptação do Simples à reforma está em Reforma tributária e Simples Nacional: o Simples acaba?.

Como se preparar para a declaração anual

A DEFIS, ou as informações anuais dentro do PGDAS-D, fica simples quando o ano foi bem registrado. Quem deixa tudo para março passa o mês caçando papel. Alguns hábitos que ajudam:

• mantenha os doze PGDAS-D do ano transmitidos no prazo e sem pendência de retificação;
• guarde notas fiscais de entrada e de saída do ano organizadas por mês;
• registre o que foi retirado pelos sócios e quando, separando pró-labore de lucro;
• mantenha o saldo das contas bancárias da empresa conciliado no fim do ano;
• avise a contabilidade sobre mudança de sócio, endereço ou atividade assim que ela acontecer.

Tem um motivo a mais para manter a casa em ordem. Multa de declaração que não é paga vira débito com a Receita, e débito sem exigibilidade suspensa é uma das situações que impedem a empresa de ficar no Simples (LC 123, art. 17, V). Como funciona a exclusão por débito, e o prazo para regularizar, está em Exclusão do Simples Nacional por débitos: por que acontece e o que fazer.

Uma boa rotina é tratar março como mês de fechamento: em janeiro, a contabilidade confere o ano anterior; em fevereiro, você responde às dúvidas que surgirem; em março, a declaração sai sem correria. Com a mudança anunciada para dentro do PGDAS-D, esse calendário fica ainda mais útil, porque as informações do ano passam a ser prestadas a partir de janeiro.

Como a WJR cuida da DEFIS

Na WJR, a DEFIS é transmitida pelo escritório, assim como o PGDAS-D de todo mês e a emissão do DAS. Você só paga a guia. Quando as informações anuais passarem para dentro do PGDAS-D, a entrega continua do mesmo lado: é a WJR que transmite a declaração da sua empresa.

A WJR também acompanha todas as mensagens que a sua empresa recebe da Receita, o que inclui os avisos do DTE. O acompanhamento do RBT12 e do sublimite entra na mensalidade. Atuamos desde 1995, e você conhece o time em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995. Outros temas do regime estão em Simples nacional.

Perguntas frequentes

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Fontes: Planalto LC 139/2011 art. 25 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp139.htm, Planalto LC 123/2006 art. 17 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm, Portal do Simples Nacional prazos e multas do PGDAS-D e da DEFIS https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/noticias/NoticiaCompleta.aspx?id=1e17613a-4a08-4ba0-9a7d-550e833f3e13, Receita Federal CGSN atualiza regras do Simples para a reforma tributária https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/noticias/2026/agosto/cgsn-atualiza-regras-do-simples-nacional-para-adequacao-a-reforma-tributaria-do-consumo, Portal do Simples Nacional CGSN e a reforma tributária em 2027 https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/noticias/NoticiaCompleta.aspx?id=e595d010-1e04-4c3b-95d9-185fc58594b5, Portal do Simples Nacional notícias DASN-SIMEI https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/noticias/TodasNoticias.aspx, Receita Federal Manual do PGDAS-D e DEFIS https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/arquivos/manual/manual_pgdas-d_2018_v4.pdf