Contabilidade para cafeteria: CNAE, licença e Anexo I

A contabilidade para cafeteria começa no código de lanchonete, que o IBGE usa para casas de chá, de sucos e similares. A pequena cafeteria pode começar no MEI; a casa com baristas, cozinha e venda de café em grão costuma ser uma ME no Simples Nacional.

Contabilidade para cafeteria: CNAE, MEI e licença

O CNAE é o 5611-2/03, lanchonetes, casas de chá, de sucos e similares. O Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018 traz "proprietário(a) de lanchonete independente" com esse código, e a Portaria SMS 266/2025, de São Paulo, classifica a atividade com risco médio, sem inspeção prévia, com CLI.

A venda de café em grão, torrado ou moído, para o cliente levar é comércio varejista, que o IBGE inclui no 4729-6/99. Cafeteria que torra o próprio café tem também uma atividade de fabricação.

O limite do MEI é de R$ 81.000 em 2026; a LC 238/2026 prevê valores maiores a partir de 2027, com a condição do art. 3º, e o detalhe mora em Limite do MEI em 2026, 2027 e 2028: quanto você pode faturar por ano e o que acontece se passar.

Pessoa física, MEI ou ME: como decidir em cafeterias

Para quem começa em cafeterias, a ordem costuma ser esta: pessoa física enquanto a renda é pequena e esporádica, MEI quando a ocupação está no Anexo XI e a receita cabe no limite, e ME quando entram equipe, sócios ou receita maior.

A comparação entre os dois formatos está em MEI ou ME: qual abrir para o seu negócio. O ponto de virada não é só o imposto: é também a nota que o cliente exige e o risco de ter gente trabalhando sem registro.

Rotina da cafeteria: ticket baixo, muitas vendas e o cuidado principal

A receita vem de muitas vendas pequenas, em cartão e Pix, ao longo do dia. O sistema de caixa precisa emitir a nota de cada venda e fechar o dia com o relatório das maquininhas.

Café, leite, insumos de confeitaria e embalagens são o custo principal depois da equipe. O controle de perdas faz diferença na margem de cada xícara.

Um ponto de atenção é usar a maquininha no CPF do dono. A receita da cafeteria aparece na pessoa física, e a conta da empresa fica menor do que o movimento real.

Na venda ao consumidor final em São Paulo, a empresa emite NFC-e (modelo 65) ou NF-e (modelo 55), porque o CF-e-SAT foi vedado a partir de 01/01/2026 (SEFAZ-SP, Comunicado SRE 06/2025). Veja NFC-e para o varejo: o modelo 65 explicado sem enrolação.

Quanto imposto paga uma cafeteria

A LC 87/1996, art. 2º, I, inclui no ICMS o fornecimento de alimentação e bebidas em bares, restaurantes e estabelecimentos similares. No Simples, a receita da cafeteria tende ao Anexo I; o café em grão revendido também vai ao Anexo I (LC 123, art. 18, § 4º, I).

A conta do Simples usa a receita bruta dos últimos 12 meses (RBT12), a alíquota nominal da faixa e a parcela a deduzir: (RBT12 × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ RBT12.

Exemplo, com os números da LC 123: cafeteria com receita de R$ 45.000 por mês e RBT12 de R$ 540.000. No Anexo I, a 3ª faixa (de R$ 360.000,01 a R$ 720.000) tem alíquota nominal de 9,5% e parcela a deduzir de R$ 13.860; a alíquota efetiva fica em 6,9333% e o DAS do mês em cerca de R$ 3.120.

A Resolução CGSN 140/2018, art. 5º, XII, "a", lista cafés e mates entre os produtos que podem ter o ICMS cobrado por substituição tributária. Quando a legislação do estado aplicar, a parcela já recolhida sai da apuração.

Com receita bem maior, a comparação com o Lucro Presumido passa a fazer sentido, e a decisão depende de margem, folha e despesas. O tema tem página própria: Simples Nacional ou Lucro Presumido: como escolher o regime da sua empresa.

O que organizar no primeiro mês em cafeterias

Estes pontos ajudam a organizar o primeiro ano de quem trabalha com cafeterias:

• Abra a conta PJ e receba tudo o que é da empresa nela, sem misturar com a conta pessoal.
• Credencie o sistema de vendas para a NFC-e e teste a emissão antes da primeira venda.
• Cadastre os produtos com a classificação fiscal certa, inclusive os que têm ICMS por substituição tributária.
• Guarde no estabelecimento a licença ou o CLI e os documentos que o órgão de fiscalização pede para a sua atividade.
• Defina o pró-labore e a forma de retirar lucros antes da primeira retirada; as regras estão em Distribuição de lucros no Simples Nacional: quanto sai isento e o que mudou em 2026.
• Guarde contratos, notas e comprovantes de pagamento de cada cliente pelo prazo que a legislação exige.

Cafeteria com mesas na calçada precisa conferir na Prefeitura as regras de uso do espaço público antes de colocar mesas. Isso não muda o imposto, mas pode virar custo fixo.

Como a WJR acompanha cafeterias

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso. Outras atividades estão em Cnae.

Ramos próximos: Contabilidade para padaria: produção própria, revenda e Simples, Contabilidade para confeiteira e doceira: MEI, encomendas e Simples e Contabilidade para sorveteria e açaiteria: CNAE, licença e Simples. A tabela do Anexo I está em Anexo I do Simples Nacional: a tabela do comércio e como ler cada faixa. Todas as profissões estão em Segmentos.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, LC 123/2006, art. 18, § 4º, I, e Anexo I https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm; Receita Federal, Resolução CGSN 140/2018, art. 5º, XII, a, e art. 25, § 1º, I http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?idAto=92278; Portal do Simples Nacional, Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018 http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Arquivos/manual/Anexo_XI.pdf; IBGE/CONCLA, subclasse 5611-2/03 https://servicodados.ibge.gov.br/api/v2/cnae/subclasses/5611203; IBGE/CONCLA, subclasse 4729-6/99 https://servicodados.ibge.gov.br/api/v2/cnae/subclasses/4729699; Planalto, LC 238/2026, arts. 1º a 3º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp238.htm; SEFAZ-SP, Comunicado SRE 06/2025 https://legislacao.fazenda.sp.gov.br/Paginas/Comunicado-SRE-6-de-2025.aspx; Planalto, LC 87/1996, art. 2º, I https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp87.htm; Prefeitura de São Paulo, Portaria SMS 266/2025, Anexo I https://prefeitura.sp.gov.br/documents/d/saude/portaria-266_25_completa_rev-11_-22062026-1-pdf