Na retenção de IRRF no Simples Nacional, a regra é a dispensa: a empresa optante que presta serviço para outra empresa não sofre retenção de imposto de renda (IN RFB 765/2007, art. 1º) nem da CSRF de 4,65%, que junta CSLL, Cofins e PIS (Lei 10.833/2003, art. 32, III). Para o cliente deixar de reter a CSRF, a empresa entrega a ele uma declaração de que é optante, no modelo da Receita.
Esta página é para o prestador de serviço do Simples que recebeu um pagamento menor do que a nota, ou que vai fechar contrato com empresa grande e quer saber o que pode ser descontado. Também serve para o dono de empresa do Simples que contrata outras empresas e não sabe se precisa reter.
Retenção de IRRF no Simples Nacional entre empresas privadas
Entre empresas privadas, a base é esta:
| Tributo | Regra para o prestador do Simples | Norma |
|---|---|---|
| IRRF sobre serviços | Dispensado | IN RFB 765/2007, art. 1º |
| CSRF de 4,65% (CSLL, Cofins e PIS) | Não é exigida | Lei 10.833/2003, art. 32, III; IN SRF 459/2004, art. 3º, II |
A IN RFB 765/2007 diz que "fica dispensada a retenção do imposto de renda na fonte sobre as importâncias pagas ou creditadas" à pessoa jurídica do Simples Nacional. A Lei 10.833, no art. 32, III, diz que a retenção da CSRF "não será exigida" nos pagamentos a optantes pelo Simples.
A norma que muita gente cita, a IN RFB 1.234/2012, não é a base desses pagamentos. O art. 1º dela trata das retenções feitas por órgãos da administração pública federal, autarquias, fundações e empresas estatais federais, como está mais abaixo.
Como provar ao cliente que a empresa é do Simples
A dispensa não é automática no caixa do cliente. Para a CSRF, a IN SRF 459/2004, art. 11, manda a empresa optante entregar ao tomador uma declaração, "na forma do Anexo I, em 2 (duas) vias, assinadas pelo seu representante legal".
Na rotina, vale:
- entregar a declaração no começo do contrato, antes da primeira nota;
- guardar uma cópia da declaração entregue;
- atualizar a declaração se a empresa sair do Simples, porque a dispensa acaba junto.
Se o cliente reteve mesmo assim, o caminho é conversar com o financeiro dele, com a declaração em mãos. Como a nota com retenção deve ser preenchida está em Nota fiscal com retenção: quando o cliente desconta INSS, IR, CSRF e ISS.
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Quando o cliente é órgão público federal
Aqui a IN RFB 1.234/2012 é a norma certa. Ela lista, no art. 4º, XI, as pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional entre as que não sofrem a retenção, "em relação às suas receitas próprias".
A prova é outra declaração: o modelo do Anexo IV da IN 1.234, em 2 vias, entregue "no ato da assinatura do contrato" (art. 6º). O órgão pode, em vez disso, conferir a situação da empresa no Portal do Simples Nacional (§4º). Em prorrogação ou novo contrato, a declaração é apresentada de novo (§5º).
As regras de retenção dos órgãos públicos, inclusive de estados e municípios, estão em Nota fiscal para prefeitura e órgão público: o que muda na nota e nas retenções. A preferência do Simples nas licitações está em Simples Nacional em licitação: a preferência da ME e da EPP e o que o órgão retém.
O que ainda pode ser retido de quem é do Simples
A dispensa vale para IRRF e CSRF. Três situações continuam:
- ISS: o município pode atribuir a retenção ao tomador, e o prestador do Simples sofre a retenção pela alíquota efetiva informada na nota (LC 123, art. 21, §4º), que em 2026 é a do mês anterior. A partir de 01/01/2027, essa alíquota passa a ser a do mês da prestação (LC 227/2026, art. 169). Detalhes em Retenção de ISS no Simples Nacional: alíquota, nota e PGDAS-D.
- INSS de 11%: o prestador do Simples não sofre essa retenção, salvo quando a atividade é do Anexo IV (IN RFB 2.110/2022, arts. 166 e 167). O Anexo IV está em Anexo IV do Simples Nacional: a tabela e o INSS patronal fora do DAS.
- IR sobre aplicações financeiras: a dispensa da IN 765 não vale para os rendimentos de renda fixa ou variável da própria empresa (parágrafo único; LC 123, art. 13, §1º, V).
E quando a empresa do Simples é quem contrata?
A empresa do Simples que paga outra empresa por serviço não retém a CSRF: a Lei 10.833, art. 30, §2º, diz que "não estão obrigadas a efetuar a retenção" as pessoas jurídicas optantes pelo Simples. Isso vale para os 4,65% da CSRF; as outras retenções dependem do tipo de serviço contratado e são tratadas em Nota fiscal com retenção: quando o cliente desconta INSS, IR, CSRF e ISS.
Para o prestador que atende várias empresas, os pontos de rotina de nota e impostos estão reunidos em Contabilidade para prestadores de serviços: retenções e anexo.
Como a WJR cuida disso no Simples
A WJR emite o DAS, transmite o PGDAS-D e acompanha todas as mensagens que a Receita envia ao cliente pelo DTE. Na mensalidade, acompanha a RBT12, que define a alíquota efetiva usada na retenção de ISS, e o sublimite. Os demais temas do regime estão em Simples nacional.
Perguntas frequentes
O cliente pode reter IR de quem é do Simples Nacional?+
Não, em regra. A IN RFB 765/2007, art. 1º, dispensa a retenção de IR sobre os pagamentos à empresa do Simples. A exceção são os rendimentos de aplicações financeiras.
A CSRF de 4,65% é retida de quem é do Simples?+
Não. A Lei 10.833/2003, art. 32, III, afasta a retenção nos pagamentos a optantes, com a declaração do Anexo I da IN SRF 459/2004 entregue ao tomador.
A IN RFB 1.234 vale para pagamentos entre empresas privadas?+
Não. O art. 1º dela trata de órgãos e entidades da administração pública federal. Entre empresas privadas valem a Lei 10.833 e a IN RFB 765.
Órgão público federal retém imposto de quem é do Simples?+
Não, nas receitas próprias da empresa (IN RFB 1.234, art. 4º, XI). A empresa entrega a declaração do Anexo IV, em 2 vias, na assinatura do contrato.
Empresa do Simples precisa reter CSRF quando contrata serviço?+
Não. A Lei 10.833, art. 30, §2º, diz que o optante pelo Simples não está obrigado a fazer essa retenção. A WJR acompanha a rotina fiscal da empresa do Simples, do DAS às mensagens da Receita. Veja como funciona em Contabilidade Simples Nacional para quem quer pagar o justo.
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Fontes: Receita Federal, IN RFB 765/2007 https://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?idAto=15713, Receita Federal, IN SRF 459/2004 (arts. 3º e 11) https://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?idAto=15365, Planalto, Lei 10.833/2003 (arts. 30 a 32) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2003/l10.833.htm, Receita Federal, IN RFB 1.234/2012 (arts. 1º, 4º e 6º) https://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?idAto=37200&visao=compilado, Planalto, LC 123/2006 (arts. 13 e 21) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm, Receita Federal, IN RFB 2.110/2022 (arts. 166 e 167) http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?idAto=126687&visao=compilado
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