Nota fiscal para prefeitura e órgão público: retenções

A nota fiscal para prefeitura é a mesma nota que a sua empresa emite para qualquer cliente: NFS-e no serviço, NF-e na mercadoria. O que muda é o pagamento, porque o órgão público pode reter tributos antes de pagar, e a regra dessa retenção depende de quem compra: órgão federal, estado ou município.

Este texto é para o dono de pequena empresa que ganhou o primeiro contrato com o poder público, ou está perto de ganhar, e quer saber quanto vai cair na conta. A confusão mais comum é aplicar a regra federal a uma prefeitura, ou achar que a empresa do Simples Nacional vai ter tudo retido.

Nota fiscal para prefeitura: o que muda em relação a um cliente comum

A emissão em si não muda. Você usa o mesmo emissor, a mesma descrição do serviço e o mesmo código de sempre. A diferença aparece em dois pontos.

O primeiro é a retenção. Quando o comprador é órgão público, parte do valor pode ser retida e recolhida pelo próprio órgão, e você recebe o líquido. O segundo é quem manda na regra: a União tem a sua norma, e cada estado e cada município tem a sua.

Por isso a pergunta certa antes da primeira nota não é "como emito", e sim "qual regra de retenção esse órgão aplica". Peça essa resposta por escrito ao setor de contratos ou de pagamentos.

Quem segue a IN RFB 1.234: só órgão federal com Siafi

A Instrução Normativa RFB 1.234/2012 é a regra mais conhecida de retenção em pagamentos públicos, mas ela não vale para todo mundo. Pela redação dada pela IN 2.145/2023, ela se aplica aos órgãos da administração pública federal, autarquias, fundações, empresas públicas e sociedades de economia mista federais que recebem recursos do Tesouro e registram a execução orçamentária no Siafi, o sistema financeiro do governo federal.

Nesses casos, o órgão retém numa guia só quatro tributos:

IR, pelo percentual da tabela do Anexo I da IN, conforme o tipo de serviço ou bem;
CSLL, 1%;
Cofins, 3%;
PIS, 0,65%.

Para os serviços que não se encaixam em nenhuma linha específica da tabela, o percentual total é de 9,45%, com o código de arrecadação 6190, "demais serviços" (art. 6º, §8º). Retenção de valor abaixo de R$ 10,00 é dispensada (art. 3º).

Um exemplo com esses números: nota de R$ 10.000,00 de um serviço enquadrado em "demais serviços", emitida por empresa do Lucro Presumido para um órgão federal. O órgão retém R$ 945,00 e paga R$ 9.055,00. O comprovante dessa retenção precisa chegar à contabilidade, que confere o valor na apuração dos tributos da empresa.

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E a empresa do Simples Nacional?

A empresa optante pelo Simples Nacional não sofre a retenção da IN 1.234 sobre as receitas próprias (art. 4º, XI). Para isso, precisa apresentar ao órgão, no ato da assinatura do contrato, a declaração do modelo do Anexo IV da própria IN (art. 6º).

Sem a declaração, o órgão não tem como saber que você é optante, e o risco é a retenção cair na nota. As outras formas de comprovar e o que vale na venda para empresas privadas estão em Retenção de IRRF e CSRF no Simples Nacional: o cliente pode descontar?.

Duas retenções têm regra própria e não entram nessa dispensa. A de 11% do INSS alcança o optante só no Anexo IV, em cessão de mão de obra ou empreitada, como explicado em Nota fiscal com retenção: quando o cliente desconta INSS, IR, CSRF e ISS. A do ISS segue a lei municipal, com a alíquota informada na nota, como mostra Retenção de ISS no Simples Nacional: alíquota, nota e PGDAS-D.

Prefeitura e governo do estado: o IR retido fica com eles

Aqui está o ponto que mais confunde. O imposto de renda que um município retém na fonte, nos pagamentos que faz, pertence ao próprio município (Constituição, art. 158, I). O que o estado retém pertence ao estado (art. 157, I). No caso dos municípios, o STF tratou da titularidade dessa receita no Tema 1130 da repercussão geral, justamente sobre pagamentos a pessoas físicas e jurídicas contratadas para fornecer bens ou serviços.

Isso tem uma consequência prática: a prefeitura tem interesse próprio em reter, e cada ente define como faz. A IN 1.234 é norma federal, e não dá para supor que a prefeitura ou o estado a apliquem do mesmo jeito. A regra vem do próprio órgão, e é por isso que a pergunta por escrito, antes da primeira nota, vale tanto.

Em São Paulo há mais um detalhe: os órgãos da administração direta da União, do estado e do município também emitem a NFTS, a nota do tomador, nas situações previstas pela prefeitura. Quando isso acontece, e o que ela registra, está em Nota fiscal para condomínio: quando o prédio retém 11% e quando emite a NFTS.

Como evitar retenção errada na nota fiscal para órgão público

Quase todo problema de pagamento público nasce antes da nota. Um roteiro simples:

No contrato, confirme qual ente está pagando: federal, estadual ou municipal.
Se for órgão federal e você for do Simples, entregue a declaração do Anexo IV na assinatura.
Peça por escrito a regra de retenção que o órgão aplica ao seu serviço.
Descreva o serviço na nota com clareza, porque o percentual da tabela muda conforme o tipo de serviço.
Confira o valor líquido pago contra o comprovante de retenção.
Leve os comprovantes para a contabilidade, que precisa deles para fechar a apuração.

A etapa anterior, de participar da licitação como pequena empresa, tem regras de preferência próprias, reunidas em Simples Nacional em licitação: a preferência da ME e da EPP e o que o órgão retém.

Como a WJR cuida da nota para órgão público

A WJR tem emissor de notas próprio e, na NFS-e nacional, faz todo o processo junto com o cliente, inclusive o cadastro no emissor municipal, que entra no escopo. O time especializado atende pelo grupo de WhatsApp da empresa, por e-mail e pelo portal do cliente.

A WJR atende empresas desde 1995, na Mooca, com atendimento presencial e online; conheça a história em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995. Outros temas de emissão estão em Nota fiscal eletrônica: o guia da WJR para quem tem empresa.

Perguntas frequentes

A prefeitura segue a IN 1.234?+

Não por obrigação. A IN RFB 1.234 vale para órgãos e entidades federais que usam o Siafi. Estados e municípios têm regra própria de retenção, e o IR que retêm pertence a eles (Constituição, arts. 157 e 158).

A empresa do Simples sofre retenção de órgão federal?+

Não, sobre as receitas próprias (IN 1.234, art. 4º, XI), desde que apresente a declaração do Anexo IV na assinatura do contrato. INSS de 11% no Anexo IV e ISS seguem regras próprias.

Quanto um órgão federal retém em "demais serviços"?+

9,45%, com o código 6190: 1% de CSLL, 3% de Cofins, 0,65% de PIS e o restante de IR. Retenção abaixo de R$ 10,00 é dispensada.

A nota fiscal para órgão público é diferente?+

Não. É a mesma NFS-e ou NF-e da empresa. O que muda é a retenção no pagamento, que depende de quem paga e do tipo de serviço.

Órgão federal retém valor abaixo de R$ 10,00?+

Não. A IN 1.234 dispensa a retenção de valor inferior a R$ 10,00 (art. 3º). Acima disso, o órgão retém e paga o líquido, e o comprovante deve ir para a contabilidade. A WJR tem emissor de notas próprio e, na NFS-e nacional, faz todo o processo junto com o cliente, inclusive o cadastro no emissor municipal, dentro do serviço de Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

Nota fiscal para prefeitura e órgão público: o que muda na nota e nas retenções