Nota fiscal com retenção: INSS, IR, CSRF e ISS

Nota fiscal com retenção é a nota de serviço em que o cliente, chamado tomador, desconta parte do valor e recolhe esse tributo ao governo em nome de quem prestou o serviço. As retenções mais comuns são o INSS de 11%, o imposto de renda na fonte (IRRF), as contribuições federais de 4,65% (CSRF) e o ISS, e cada uma tem sua própria lista de serviços e de exceções.

Isso muda o caixa de quem presta serviço para outras empresas: limpeza, vigilância, manutenção, consultoria, tecnologia. O cliente não paga o valor cheio da nota, paga o líquido, e a empresa precisa saber o que foi retido para não pagar o mesmo tributo duas vezes e para cobrar a diferença quando a retenção veio errada.

INSS de 11%: não é em toda nota de serviço

Esta é a retenção que mais gera erro, porque muita gente acha que vale para qualquer serviço. Não vale. A Lei 8.212/1991, no art. 31, manda o contratante reter 11% do valor bruto da nota nos serviços executados mediante cessão de mão de obra e recolher "até o dia 20 (vinte) do mês subsequente", em nome da empresa que prestou o serviço. O §1º exige que o valor retido seja destacado na nota.

A IN RFB 2.110/2022 detalha quando isso acontece:

cessão de mão de obra ou empreitada (art. 110), que é quando o prestador coloca trabalhadores à disposição do cliente ou executa a tarefa com eles;
só para os serviços das listas dos arts. 111 e 112, como limpeza, vigilância e portaria, entre outros; os do art. 111 (limpeza e vigilância, por exemplo) sofrem a retenção na cessão ou na empreitada, e os do art. 112 (portaria, por exemplo) só na cessão de mão de obra;
e o art. 113 diz que essas listas "são exaustivas": serviço fora delas não sofre a retenção de 11%.

O art. 115 traz as dispensas. Não há retenção quando o valor a reter fica abaixo do mínimo para recolhimento em guia; quando a contratada não tem empregados, o serviço é prestado pessoalmente pelo titular ou sócio e o faturamento do mês anterior não passa de 2 vezes o teto do salário de contribuição; e na profissão regulamentada ou no treinamento prestados pessoalmente pelos sócios.

E quem é do Simples Nacional sofre a retenção de 11%?

Em regra, não. O art. 167 da IN 2.110 diz que a empresa do Simples não está sujeita à retenção, com base na Súmula 425 do STJ. A exceção está no art. 166: os serviços tributados no Anexo IV, como limpeza, vigilância e conservação, sofrem a retenção normalmente.

Por isso a nota precisa deixar claro o regime da empresa. Se o prestador é do Simples fora do Anexo IV, o tomador não deveria descontar os 11%. Quando o cliente é um condomínio, a regra se aplica do mesmo jeito, e os detalhes estão em Nota fiscal para condomínio: quando o prédio retém 11% e quando emite a NFTS.

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IRRF e CSRF: as retenções federais sobre serviços

O imposto de renda na fonte tem duas alíquotas principais no Regulamento do Imposto de Renda (Decreto 9.580/2018):

1,5% sobre serviços "caracterizadamente de natureza profissional", pagos por uma empresa a outra (art. 714), conforme a lista de atividades do próprio artigo;
1% sobre limpeza, conservação, segurança, vigilância e locação de mão de obra (art. 716).

A CSRF é a retenção conjunta de CSLL, Cofins e PIS, prevista nos arts. 30 e 31 da Lei 10.833/2003: 1% + 3% + 0,65%, ou 4,65% no total. Ela vale para limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, transporte de valores, locação de mão de obra, assessoria creditícia e mercadológica, gestão de crédito, administração de contas a pagar e a receber e serviços profissionais.

Um detalhe que mudou e ainda aparece em material antigo: não existe mais o piso de R$ 5.000,00 por pagamento. Hoje, pela redação da Lei 13.137/2015, só fica dispensada a retenção de valor igual ou inferior a R$ 10,00.

A empresa do Simples não sofre CSRF (art. 32, III, da Lei 10.833) e está dispensada do IRRF sobre serviços. O caso do optante está desenvolvido em Retenção de IRRF e CSRF no Simples Nacional: o cliente pode descontar?.

ISS retido: depende da lei do município

O ISS retido segue outra lógica. A LC 116/2003, no art. 6º, permite que o município atribua a responsabilidade pelo imposto ao tomador, por lei. Por isso a retenção de ISS varia conforme a cidade e o tipo de serviço.

Para a empresa do Simples, a nota informa a alíquota efetiva de ISS do mês anterior, com 2% no mês de início de atividade, e o valor retido é definitivo (LC 123, art. 21, §4º). A partir de 01/01/2027, a LC 227/2026 (art. 169) passa a usar a alíquota efetiva do mês da prestação. A conta completa está em Retenção de ISS no Simples Nacional: alíquota, nota e PGDAS-D.

Como chegar ao valor líquido da nota fiscal com retenção

O valor líquido é o bruto da nota menos as retenções destacadas. Veja uma nota de R$ 10.000,00 de limpeza com cessão de mão de obra, emitida para uma empresa privada, comparando o prestador fora do Simples com o prestador do Simples no Anexo IV (sem considerar ISS, que depende do município):

| Retenção | Prestador fora do Simples | Prestador do Simples, Anexo IV |

|---|---|---|

| INSS 11% | R$ 1.100,00 | R$ 1.100,00 |

| IRRF 1% | R$ 100,00 | não retém |

| CSRF 4,65% | R$ 465,00 | não retém |

| Valor líquido | R$ 8.335,00 | R$ 8.900,00 |

A nota continua sendo de R$ 10.000,00. É esse valor que entra no faturamento da empresa, e as retenções são tributos pagos antecipadamente em nome dela. Se a empresa lançar só o que caiu na conta, a receita fica menor do que a real.

Quando o cliente é órgão público federal, as retenções seguem outra norma, com percentuais próprios, e o caminho está em Nota fiscal para prefeitura e órgão público: o que muda na nota e nas retenções.

Como a WJR cuida da nota com retenção

A WJR tem emissor de notas próprio e atende todos os regimes tributários, do Simples ao Lucro Real. Para quem é do Simples, a WJR emite o DAS e transmite o PGDAS-D, e na mudança para a NFS-e nacional faz todo o processo junto ao cliente, com o cadastro no emissor municipal dentro do escopo.

Se uma nota saiu sem a retenção certa e já passou do prazo de cancelamento, a WJR resolve quando a emissão está no contrato e orienta quando não está. Atuamos desde 1995 na Mooca, e você conhece o time em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995. Outros temas estão em Nota fiscal eletrônica: o guia da WJR para quem tem empresa.

Perguntas frequentes

Toda nota fiscal de serviço tem retenção de 11% de INSS?+

Não. Só a cessão de mão de obra dos serviços listados nos arts. 111 e 112 da IN RFB 2.110/2022, ou a empreitada dos serviços do art. 111, e as listas são exaustivas (art. 113).

Empresa do Simples Nacional sofre retenção de INSS?+

Não, salvo nos serviços do Anexo IV, como limpeza, vigilância e conservação (IN RFB 2.110/2022, arts. 166 e 167).

Ainda existe o limite de R$ 5.000,00 para reter PIS, Cofins e CSLL?+

Não. Desde a Lei 13.137/2015, a dispensa é para a retenção de valor igual ou inferior a R$ 10,00 (Lei 10.833/2003, art. 31, §3º).

O INSS retido precisa aparecer na nota?+

Sim. O art. 31, §1º, da Lei 8.212/1991 exige que o valor retido seja destacado na nota fiscal ou fatura.

Qual é o prazo para o tomador recolher o INSS retido?+

Até o dia 20 do mês subsequente, em nome da empresa prestadora (Lei 8.212/1991, art. 31). A WJR tem emissor de notas próprio e atende todos os regimes tributários; veja como funciona em Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

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