Contabilidade para prestadores de serviços

Quem vende serviço para outra empresa quase nunca recebe o valor cheio da nota. Boa parte da contabilidade para prestadores de serviços é justamente isso: saber o que o tomador tem direito de reter, o que ele retém por hábito e sem base, e o que volta para você como crédito ou como imposto já pago.

Esta página é para a empresa de serviço que fatura para outra empresa, o profissional que acabou de sair da pessoa física e o escritório que atende contrato mensal. Se a empresa ainda vai ser aberta, o caminho está em Abrir empresa em São Paulo do jeito certo, do primeiro passo ao CNPJ ativo, e a escolha do CNAE já decide o tamanho da retenção que você vai sofrer.

O CNAE e o anexo do Simples de quem presta serviço

Existe uma tentação forte no começo: escolher um CNAE amplo, que caiba tudo. O 7490-1/04, atividades de intermediação e agenciamento de serviços e negócios em geral, exceto imobiliários, é o exemplo clássico do código guarda-chuva. Ele resolve o cadastro e complica a nota.

O CNAE específico faz o contrário. O 6204-0/00, consultoria em tecnologia da informação, descreve análise de necessidade, especificação de requisitos, assessoria de configuração e integração de sistemas, e não cobre desenvolvimento sob encomenda.

O 7311-4/00, agências de publicidade, cobre criação, produção e veiculação de campanha, inclusive merchandising. Não cobre promoção de vendas, que é 7319-0/02, marketing direto, que é 7319-0/03, nem pesquisa de mercado, que é 7320-3/00.

A diferença aparece em três momentos concretos: no código de serviço da nota e na alíquota de ISS que ele carrega, na retenção que o cliente aplica sobre o seu pagamento e na hora de provar, numa fiscalização, que o contrato e a atividade cadastrada falam a mesma língua.

Nem todo prestador está fora do MEI. O 8599-6/04, treinamento em desenvolvimento profissional e gerencial, é permitido na ocupação de instrutor de cursos gerenciais independente, e o 8599-6/99, outras atividades de ensino, na ocupação de professor particular independente.

Já os códigos 6204-0/00, 7311-4/00 e 7490-1/04 não constam da lista de ocupações do MEI.

No Simples Nacional, a atividade de serviço fica entre o Anexo III e o Anexo V conforme o Fator R, a relação entre folha de doze meses e receita bruta do mesmo período, e o bloco completo está em Fator R: como calcular e descobrir se a sua empresa está no anexo certo. A visão geral do regime para quem presta serviço está em Simples Nacional prestador de serviço: como funciona a sua rotina fiscal.

Se o serviço que você presta é software, consultoria de TI ou desenvolvimento, a página própria do setor está em Contabilidade para empresas de tecnologia: ISS, CNAE e anexo: lá o Fator R e o ISS de software aparecem com o detalhe que esse tipo de empresa pede.

Retenções de PJ para PJ: o que o tomador segura da sua nota

Comece pela mais comum. A CSRF é uma retenção de 4,65% sobre o pagamento, composta de 1% de CSLL, 3% de Cofins e 0,65% de PIS/Pasep, prevista nos arts. 30 e 31 da Lei 10.833/2003.

Ela alcança serviços profissionais e assemelhados e também limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, transporte de valores, locação de mão de obra, assessoria creditícia e mercadológica, gestão de crédito e administração de contas a pagar e a receber.

Agora a parte que mais gera discussão no fechamento do mês. O prestador optante do Simples Nacional não sofre a retenção de 4,65%, por força do art. 32, III, da Lei 10.833/2003 e do art. 3º, II, da IN SRF 459/2004. E o optante também não está obrigado a reter quando é ele quem contrata, pelo art. 30, §2º da mesma lei.

Na prática, isso significa que muito prestador do Simples recebe menos do que deveria porque o departamento financeiro do cliente aplicou a retenção no automático. O caminho é informar a condição de optante no documento fiscal e no cadastro de fornecedor, antes da primeira nota, e não depois do pagamento líquido cair na conta.

A segunda retenção é o IRRF de 1,5% sobre serviços profissionais prestados por pessoa jurídica. A base citada pela Receita Federal no MAFON é o art. 52 da Lei 7.450/1985, e o recolhimento é feito pelo código DARF 1708. Diferente da CSRF, aqui o imposto retido é do prestador e entra na conta dele.

A terceira é municipal. A LC 116/2003, no art. 6º, permite ao município atribuir ao tomador a responsabilidade pelo recolhimento do ISS, e em São Paulo isso está no art. 7º da Lei 13.701/2003.

Quando o prestador é optante do Simples, o tomador retém pela alíquota efetiva do Simples informada no documento fiscal. Se essa informação não estiver lá, aplica-se a alíquota máxima de 5%.

Esse detalhe custa dinheiro todo mês. Nota emitida sem a alíquota efetiva informada é nota que volta com retenção cheia. A própria legislação municipal prevê situações de dispensa da retenção:

Autônomo inscrito no Município.
Sociedade uniprofissional.
Prestador isento ou imune.
MEI optante pelo SIMEI.

A quarta retenção é previdenciária. Na contratação de serviços mediante cessão de mão de obra, o art. 31 da Lei 8.212/1991 determina a retenção de 11% sobre o valor bruto da nota fiscal. Ela pressupõe relação entre duas empresas e não se confunde com as anteriores: pode conviver com elas na mesma nota.

Juntando tudo, o efeito é de caixa antes de ser de imposto. Uma empresa que fatura serviço profissional com cessão de mão de obra pode receber bem menos do que emitiu, e recuperar isso depende de escrituração correta e de acompanhamento mês a mês, que é o trabalho descrito em Planejamento tributário para pagar o imposto certo.

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Contabilidade para prestadores de serviços: a nota, o município e a reforma

A nota de serviço está em transição para o padrão nacional da NFS-e: ele é obrigatório para ME e EPP a partir de 01/11/2026 e já vale para o MEI desde 01/09/2023. Em São Paulo, o Emissor Nacional passa a valer em 03/08/2026 para autônomos e em 01/11/2026 para optantes do Simples, e o calendário completo está em NFS-e nacional: o que é o padrão nacional da nota de serviço.

Sobre a reforma tributária, a conversa começa pelo lado certo: a LC 214/2025 prevê redução de 30% para 18 profissões regulamentadas, no art. 127, e de 60% para serviços de saúde, nos arts. 128, II, e 130. Só depois de checar se o seu caso entra nessas reduções faz sentido discutir aumento de carga, e o detalhamento está em Reforma tributária para prestador de serviço: o que muda.

A base já em vigor é a EC 132/2023: a CBS substitui PIS e Cofins, e o IBS substitui ICMS e ISS.

Como a WJR acompanha o prestador de serviço

A WJR atua desde 1995, atende do pequeno ao grande porte e trabalha dentro do grupo de WhatsApp da sua empresa, com e-mail e portal do cliente. Atende todos os regimes, inclusive Lucro Presumido e Lucro Real.

Emite o DAS e transmite as declarações, PGDAS-D e DEFIS. O cliente só paga.
Acompanha o RBT12 e o sublimite todo mês, dentro da mensalidade.
Conduz todo o processo da NFS-e nacional junto com o cliente, e o cadastro no emissor municipal entra no escopo.
Acompanha as mensagens recebidas da Receita, inclusive o Termo de Exclusão no DTE.
Entrega a empresa nova com CCM, certificado digital e emissor de notas já configurados.

Sobre pró-labore existe critério, definido a partir da estratégia alinhada com o cliente, e ele conversa diretamente com a folha, que é o que sustenta o anexo. O Diagnóstico WJR é gratuito e sem compromisso, presencial ou online, com resposta em algumas horas. Os demais nichos atendidos estão em Segmentos.

Perguntas frequentes

Quem é optante do Simples sofre a retenção de 4,65%?+

Não. O art. 32, III, da Lei 10.833/2003 e o art. 3º, II, da IN SRF 459/2004 afastam a CSRF do prestador optante. O optante também não está obrigado a reter quando contrata, pelo art. 30, §2º.

O que é a CSRF de 4,65%?+

É a retenção conjunta prevista nos arts. 30 e 31 da Lei 10.833/2003, formada por 1% de CSLL, 3% de Cofins e 0,65% de PIS/Pasep sobre o pagamento feito pela empresa tomadora.

Qual o IRRF sobre serviço profissional prestado por pessoa jurídica?+

1,5%. A base citada pela Receita Federal no MAFON é o art. 52 da Lei 7.450/1985, e o recolhimento é feito pelo código DARF 1708.

Qual alíquota de ISS o tomador retém de um prestador do Simples?+

A alíquota efetiva do Simples informada no documento fiscal. Se essa informação não constar da nota, aplica-se a alíquota máxima de 5%, o que costuma ser bem mais do que o devido.

Quem está dispensado da retenção do ISS?+

Autônomo inscrito no Município, sociedade uniprofissional, prestador isento ou imune e MEI optante pelo SIMEI. Fora dessas situações, o município pode atribuir a responsabilidade ao tomador, pelo art. 6º da LC 116/2003.

Em qual anexo do Simples o prestador de serviço é tributado?+

Entre o Anexo III e o Anexo V, conforme o Fator R do período. Folha de doze meses igual ou acima de 28% da receita bruta do mesmo período leva ao Anexo III, e abaixo disso a empresa fica no Anexo V.

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