O que é substituto tributário: quem recolhe o ICMS

O que é substituto tributário? É o contribuinte que a lei estadual encarrega de recolher o ICMS que seria devido por outro, como o fabricante que paga o imposto das vendas seguintes da mercadoria. Quem teve o imposto recolhido por ele é o substituído, em geral o lojista que compra e revende.

Para o lojista, o substituto aparece como o fornecedor cuja nota traz "ICMS-ST". Para o fabricante ou o atacadista, é uma obrigação a mais: calcular, recolher e documentar o imposto da cadeia. O regime em si está em O que é substituição tributária: quem recolhe o ICMS da cadeia e como fica o preço; esta página olha para a figura do substituto, e outras respostas curtas estão em Perguntas.

O que é substituto tributário segundo a lei?

A Constituição permite que a lei ponha um sujeito passivo como responsável por imposto cujo fato gerador ocorrerá depois, com direito à restituição se o fato presumido não acontecer (art. 150, §7º). O CTN, no art. 128, dá a regra geral: a lei pode atribuir a responsabilidade a terceiro vinculado ao fato gerador, excluindo a do contribuinte ou deixando-a como supletiva.

No ICMS, a LC 87/1996 fecha o conceito. O art. 6º diz que lei estadual pode atribuir a contribuinte ou depositário a responsabilidade pelo pagamento, e ele assume a condição de substituto tributário. O §1º abre três direções: operações antecedentes, concomitantes ou subsequentes. O §2º lembra que a lista de mercadorias, bens e serviços está na lei de cada estado.

Quem é o substituto e quem é o substituído?

Substituto: quem recolhe o ICMS no lugar de outro. Na ST para frente, costuma ser quem fabrica, importa ou distribui.
Substituído: quem compra com o imposto já recolhido, normalmente o varejista, e não paga de novo o ICMS daquela etapa.
Contribuinte da operação própria: o substituto continua devendo o ICMS da sua própria venda; a ST soma o imposto das etapas seguintes.

Para fins de ST, a lei também trata a entrada da mercadoria no estabelecimento do adquirente como fato gerador (LC 87/1996, art. 7º).

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O que o substituto tributário precisa fazer?

Vender com a ST destacada na nota é só o começo. O Convênio ICMS 142/2018 organiza as rotinas para operações entre estados:

o estado de destino pode exigir ou conceder ao substituto uma inscrição no seu cadastro de contribuintes (cláusula 17ª);
inscrito, o imposto vence no dia 9 do mês seguinte à saída (cláusula 14ª, I);
sem inscrição, o imposto é recolhido a cada operação, na saída, por GNRE ou outro documento do estado de destino (cláusulas 14ª, II, e 18ª);
se for optante do Simples, o vencimento é o dia 2 do segundo mês seguinte à saída, quando inscrito no estado de destino (cláusula 14ª, III).

Quem não recolhe o imposto devido ao estado de destino pode ter a inscrição de substituto suspensa ou cancelada (cláusula 19ª). Um passo a passo do cálculo está em O que é ICMS ST e como calcular: a conta da base presumida passo a passo.

E se a nota chega sem a retenção?

Em operação entre estados, a ST depende de acordo específico entre os estados (LC 87/1996, art. 9º). Sem retenção do fornecedor de fora, o RICMS/SP, art. 426-A, manda o contribuinte paulista que consta como destinatário recolher o imposto na entrada da mercadoria, caso ela esteja entre as sujeitas à ST. Esse caso tem página própria: O que é antecipação de ICMS: quando o comprador paga o imposto na entrada da mercadoria.

O que o substituído pode cobrar do sistema?

A LC 87/1996, art. 10, garante ao substituído a restituição do imposto pago por substituição quando o fato gerador presumido não se realiza. Se o estado não decidir em 90 dias, o contribuinte pode se creditar do valor pedido, e deve estornar se a decisão final for contrária (§§ 1º e 2º). A conta detalhada está em Substituição tributária: o que é, como funciona a MVA e quando há restituição.

O que muda para o Simples e para a reforma?

No Simples, o ICMS devido nas operações sujeitas à ST fica fora do DAS, e o passo a passo está em ICMS-ST e DIFAL no Simples Nacional: o que fica fora do DAS. O ICMS será extinto a partir de 2033 (ADCT, art. 129), e a ST de ICMS acompanha esse calendário; o desenho posterior está em Fim da substituição tributária: o que acontece com a ST do ICMS na reforma.

Como a WJR trata esse tema

A WJR atende empresas do Simples, do Lucro Presumido e do Lucro Real e confere, com o time especializado no grupo de WhatsApp da empresa, se a nota de compra e a de venda estão com a ST correta. É um escritório presencial com pessoas reais na Mooca, com mais de 30 anos de experiência e 5 estrelas no Google.

O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso. O serviço mais próximo para quem está no regime simplificado é Contabilidade Simples Nacional para quem quer pagar o justo.

Perguntas frequentes

O fabricante é sempre o substituto tributário?+

Não. A lei estadual atribui a responsabilidade a um contribuinte ou depositário (LC 87/1996, art. 6º), e o fabricante é só um dos exemplos possíveis.

O substituto paga o ICMS da própria venda também?+

Sim. O imposto a recolher por ST é a diferença entre o calculado sobre a base das etapas seguintes e o devido pela operação própria do remetente (Convênio ICMS 142/2018, cláusula 13ª).

Empresa do Simples pode ser substituta tributária?+

Pode. O Convênio ICMS 142/2018 prevê a hipótese e fixa vencimento próprio, no dia 2 do segundo mês seguinte à saída, para o optante inscrito no estado de destino (cláusula 14ª, III).

O substituto precisa se inscrever em outro estado?+

O estado de destino pode exigir ou conceder a inscrição (cláusula 17ª). Sem inscrição, o imposto é recolhido a cada operação, na saída da mercadoria (cláusula 18ª).

A substituição tributária continua depois de 2033?+

O ICMS é extinto a partir de 2033 (ADCT, art. 129), e a ST de ICMS acaba com ele. O que vem depois está na página sobre a reforma. Quer conferir como a ST aparece nas suas notas? Conheça Contabilidade Simples Nacional para quem quer pagar o justo e peça o Diagnóstico WJR.

O que é substituto tributário: quem recolhe o imposto no lugar de outra empresa