Substituição tributária: o que é e como funciona no ICMS

Substituição tributária é o regime em que a lei põe um contribuinte da cadeia, em geral o fabricante, o importador ou o atacadista, para recolher de uma vez o ICMS das etapas seguintes, calculado sobre um preço de venda presumido. Quem compra a mercadoria com ICMS-ST revende sem recolher de novo o imposto daquela mercadoria, porque ele já foi pago lá atrás, e tem direito de pedir de volta a diferença quando a venda não acontece ou sai por menos do que o presumido.

Isto é para o dono de loja, distribuidora ou pequena indústria que vê "ICMS-ST" na nota de compra e quer entender quanto pagou, por que o preço veio mais alto e o que fazer quando vende abaixo da base. Para quem vende, a ST muda o preço, o caixa e a responsabilidade pelo imposto do cliente.

O que é substituição tributária e quem é quem

A base está na Constituição. O art. 150, §7º, permite que a lei atribua a alguém a responsabilidade pelo imposto "cujo fato gerador deva ocorrer posteriormente", assegurada a "imediata e preferencial restituição" se esse fato não se realizar. É a chamada ST "para a frente".

No ICMS, quem define é a lei estadual, dentro das regras da LC 87/1996 (art. 6º). Os papéis são dois:

Substituto: o contribuinte que recolhe o ICMS da própria venda e o das vendas seguintes. Normalmente é quem está no começo da cadeia.
Substituído: quem compra e revende. Ele não recolhe de novo o ICMS daquela mercadoria, mas paga esse imposto embutido no preço de compra.

O imposto em si, com a não cumulatividade e as alíquotas, está em ICMS: o que é o imposto estadual sobre mercadorias e como ele funciona. A ST é uma forma de cobrar esse mesmo imposto, antecipada e concentrada.

Como a base da ST é calculada: a MVA

Como a venda ao consumidor ainda não aconteceu, a lei presume o preço. Quando não há preço final fixado, a base é o valor da operação mais a margem de valor agregado, a MVA, "inclusive lucro, relativa às operações ou prestações subsequentes" (LC 87, art. 8º, II, "c"). A MVA é estabelecida com base em preços usualmente praticados no mercado, por levantamento e média ponderada (§4º).

Em São Paulo, o RICMS, art. 41, monta a base com o preço do fornecedor, mais frete, seguro e demais despesas, mais a MVA prevista na legislação de cada caso. Há ainda a hipótese do preço sugerido pelo fabricante, a pedido da entidade representativa do setor (§1º).

Exemplo hipotético, com MVA de 40% escolhida só para a conta e alíquota interna de 18% de São Paulo (Lei 6.374, art. 34, I):

| etapa | valor |

|---|---|

| preço de venda do fornecedor | R$ 1.000,00 |

| base presumida (R$ 1.000,00 + 40%) | R$ 1.400,00 |

| ICMS sobre a base presumida (18%) | R$ 252,00 |

| ICMS da venda do próprio fornecedor (18% de R$ 1.000,00) | R$ 180,00 |

| diferença, a parte que cobre as etapas seguintes | R$ 72,00 |

Pela conta, o lojista paga R$ 1.072,00 pela mercadoria, e os R$ 72,00 são o ICMS que ele já não recolhe quando revender. A MVA real de cada produto está na legislação do estado, e cada mercadoria tem a sua. As alíquotas e as regras de ST de São Paulo estão em ICMS em São Paulo: alíquota interna, exceções, interestaduais e substituição tributária.

Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso

Chama no WhatsApp, conta o que te incomoda e a gente responde em algumas horas.

Quero revisar meus impostos

Substituição tributária entre estados

Na venda para outro estado, a ST só existe se os estados envolvidos tiverem acordo para aquela mercadoria (LC 87, art. 9º). Sem acordo, não há retenção pelo fornecedor de fora.

Por isso, a mesma mercadoria pode chegar com ST de um fornecedor paulista e sem ST de um fornecedor de outro estado. Conferir a nota de compra, e não só o produto, faz parte da rotina. Quando a mercadoria chega sem retenção, o tratamento do ICMS das etapas seguintes segue a legislação do estado de destino.

Quando a empresa tem direito à restituição

A ST cobra sobre uma venda que ainda vai acontecer. Quando a realidade é diferente, a lei e o STF garantem a volta do dinheiro em duas situações:

A venda presumida não acontece. Se o fato gerador presumido não se realiza, o substituído tem direito à restituição do imposto pago por substituição (LC 87, art. 10).
A venda acontece por menos que a base presumida. O STF, no Tema 201 (RE 593.849), fixou que "é devida a restituição da diferença" do ICMS pago a mais na ST para a frente "se a base de cálculo efetiva da operação for inferior à presumida".

Voltando ao exemplo: se o lojista vendeu por R$ 1.200,00, abaixo da base de R$ 1.400,00, o imposto foi calculado sobre um preço que não se realizou, e a diferença pode ser pedida. O procedimento e os documentos seguem a legislação de cada estado, e a conta precisa ser feita produto a produto.

Substituição tributária no Simples Nacional

A empresa do Simples não escapa da ST. O ICMS-ST fica fora do DAS, e a receita da mercadoria que já veio com ICMS retido é segregada no PGDAS-D, para não pagar o ICMS duas vezes (LC 123/2006, art. 18, §4º-A, I). Como isso aparece no caixa do optante, junto com o DIFAL, está em ICMS-ST e DIFAL no Simples Nacional: o que fica fora do DAS.

Não confunda a ST de ICMS com o regime monofásico de PIS e Cofins: são tributos diferentes, com regras diferentes, e um produto pode estar num e não no outro. O monofásico está em PIS e Cofins monofásico: o que é, quais produtos e quem não paga na revenda.

A substituição tributária acaba com a reforma?

A ST de ICMS acompanha o próprio ICMS, que é reduzido de 2029 a 2032 e extinto em 2033, quando o IBS assume o lugar dele (ADCT, arts. 128 e 129). O calendário dessa troca está em Transição do ICMS e do ISS na reforma: como fica de 2029 a 2032.

O que acontece com a ST ao longo da transição, inclusive a de PIS e Cofins que termina antes, está em Fim da substituição tributária: o que acontece com a ST do ICMS na reforma.

Como a WJR ajuda com a substituição tributária

A WJR atende todos os regimes tributários, emite o DAS e transmite o PGDAS-D das empresas do Simples. O planejamento tributário do escritório olha regime e CNAE para que a empresa pague o imposto correto, começando pelo Diagnóstico WJR, gratuito, sem compromisso e com resposta em algumas horas.

O atendimento é presencial ou online, com o time especializado no grupo de WhatsApp da empresa; a história do escritório está em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995 e outros temas de impostos em Impostos.

Perguntas frequentes

Quem compra com ICMS-ST paga ICMS de novo na revenda?+

Não sobre aquela mercadoria. O imposto das etapas seguintes foi recolhido pelo substituto e está embutido no preço de compra.

Vender abaixo da base presumida dá direito a restituição?+

Sim. O STF, no Tema 201 (RE 593.849), reconheceu a restituição da diferença quando a base efetiva da operação é inferior à presumida.

O fornecedor de outro estado retém ICMS-ST na venda?+

Só se os estados tiverem acordo para aquela mercadoria (LC 87/1996, art. 9º). Sem acordo, o fornecedor não retém, e a legislação do estado de destino diz como fica o imposto das etapas seguintes.

Empresa do Simples Nacional paga ICMS-ST?+

Sim. O ICMS-ST fica fora do DAS, e a receita da mercadoria com ICMS já retido é segregada no PGDAS-D.

A substituição tributária do ICMS acaba em 2027?+

Não. O ICMS é reduzido de 2029 a 2032 e extinto em 2033 (ADCT, arts. 128 e 129), e a ST de ICMS vai junto com ele. A WJR ajuda a organizar o regime e a apuração da empresa que compra e vende com substituição tributária dentro do Planejamento tributário para pagar o imposto certo.

Substituição tributária: o que é, como funciona a MVA e quando há restituição