Certidão negativa de débitos: como tirar a federal, a estadual, a municipal e as outras

A certidão negativa de débitos federal é tirada de graça, pela internet, e vale 180 dias: ela é emitida em conjunto pela Receita Federal e pela PGFN e cobre tributos federais, dívida ativa da União e contribuições previdenciárias. Só que "estar negativa" costuma exigir mais de uma certidão, porque estado, prefeitura, FGTS e Justiça do Trabalho emitem as suas.

Quem precisa disso é a empresa que vai participar de licitação, pedir financiamento, fechar contrato com cliente grande ou vender o negócio. A certidão é a prova de que a empresa está em dia, e descobrir uma pendência no dia da entrega da proposta costuma ser tarde demais para resolver.

Quais certidões uma empresa de São Paulo costuma precisar

Cada órgão cuida da própria dívida, então cada um emite a própria certidão. Para uma empresa com sede em São Paulo, o conjunto mais pedido é este:

| Certidão | Quem emite | Validade |

|---|---|---|

| Federal (tributos federais e dívida ativa da União) | Receita Federal e PGFN, em conjunto | 180 dias (Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751/2014, art. 10) |

| Estadual de débitos inscritos na dívida ativa | Procuradoria Geral do Estado | confira no documento |

| Estadual de débitos não inscritos | Secretaria da Fazenda de SP | confira no documento |

| Municipal: Certidão Conjunta de Débitos de Tributos Mobiliários | Prefeitura de São Paulo | confira no documento |

| FGTS: Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) | Caixa | confira no documento |

| Trabalhista: CNDT | Justiça do Trabalho | 180 dias (CLT, art. 642-A, §4º) |

Nem todo contratante pede todas. O edital de licitação ou o banco diz quais quer. O que vale é descobrir antes quais serão pedidas e tirar todas com antecedência, para ter tempo de resolver o que aparecer.

Negativa, positiva ou positiva com efeitos de negativa

A certidão pode sair de três jeitos, e só dois servem para a maioria dos contratos:

• negativa: não há débito;
• positiva com efeitos de negativa: há débito, mas ele ainda não venceu, está em execução com penhora feita ou está com a exigibilidade suspensa, por exemplo por parcelamento em dia (CTN, art. 206);
• positiva: há débito exigível sem nenhuma dessas situações.

A positiva com efeitos de negativa tem, por lei, os mesmos efeitos da negativa. É por isso que parcelar uma dívida muda tanto a vida da empresa: com o parcelamento em dia, a certidão volta a servir. As regras do parcelamento federal estão em Parcelamento na Receita Federal: como parcelar impostos federais.

Como tirar a certidão negativa de débitos federal

A certidão federal é única para tributos federais, dívida ativa da União e contribuições previdenciárias, porque a Receita e a PGFN a emitem juntas (Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751/2014, art. 1º). O serviço está no gov.br, em "Emitir certidão de regularidade fiscal", e é gratuito.

O caminho é curto:

1. acesse o serviço de certidões da Receita Federal pelo gov.br;
2. informe o CNPJ da empresa;
3. se não houver pendência, a certidão é emitida, com validade de 180 dias;
4. se houver pendência, o serviço orienta a consultar a situação fiscal para ver o que impede a emissão.

Quando a certidão precisa ser requerida, o Código Tributário Nacional manda que ela seja fornecida em até 10 dias da entrada do pedido na repartição (CTN, art. 205). A consulta da situação fiscal costuma ser feita pelo contador, com procuração eletrônica; como isso funciona está em Procuração no e-CAC para o contador: como liberar, conferir e cancelar o acesso.

Se a pendência é um débito já inscrito em dívida ativa, o caminho passa pela PGFN, explicado em Dívida ativa: o que é e o que fazer quando a empresa é inscrita.

Certidões do estado e da Prefeitura de São Paulo

Estado. Em São Paulo são duas certidões, e uma não substitui a outra:

• a de débitos inscritos na dívida ativa, emitida pela Procuradoria Geral do Estado, gratuita, com base no Decreto estadual 61.141/2015;
• a de débitos não inscritos, emitida pela Secretaria da Fazenda.

A primeira mostra o que já virou dívida ativa do estado; a segunda, o débito que ainda não foi inscrito e continua com a Fazenda. Empresa de serviço que nunca teve inscrição estadual também pode precisar delas, se o contratante pedir.

Prefeitura. A Prefeitura de São Paulo emite a Certidão Conjunta de Débitos de Tributos Mobiliários, que reúne numa certidão só os débitos inscritos e os não inscritos em dívida ativa ligados aos tributos mobiliários, como o ISS. A emissão é feita pelos serviços de certidões da Prefeitura.

CRF do FGTS e CNDT: as certidões do lado trabalhista

CRF. O Certificado de Regularidade do FGTS é emitido pela Caixa, agente operador do fundo (Lei 8.036/1990, art. 7º, V), e a lei o exige em licitação e em outras situações (art. 27). O FGTS Digital prevê a certidão dentro do próprio sistema, mas no manual oficial essa parte ainda aparece como "em implantação". Por enquanto, o CRF continua saindo pela Caixa.

CNDT. A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas comprova a inexistência de débitos inadimplidos perante a Justiça do Trabalho (CLT, art. 642-A, incluído pela Lei 12.440/2011). Ela é gratuita e eletrônica, abrange todos os estabelecimentos da empresa e vale 180 dias. Também existe na versão positiva com efeitos de negativa, quando o débito está garantido por penhora ou com exigibilidade suspensa.

Quem vende para prefeitura, estado ou União costuma ter de apresentar esse pacote completo. O que muda para a empresa do Simples nesse tipo de venda está em Simples Nacional em licitação: a preferência da ME e da EPP e o que o órgão retém.

Como a WJR cuida disso

A WJR atende empresas de todos os regimes tributários e acompanha todas as mensagens recebidas pela empresa, inclusive o Termo de Exclusão do Simples no DTE. No Simples Nacional, faz o parcelamento a pedido do cliente quando a dívida trava a certidão.

As dúvidas vão para o grupo de WhatsApp da empresa, com o time especializado. Quem precisa das certidões para um contrato e não sabe se está tudo em dia pode começar pelo Diagnóstico WJR, gratuito, sem compromisso e respondido em algumas horas. Mais sobre a WJR em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995, e sobre os outros tributos em Impostos.

Perguntas frequentes

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Fontes: Planalto, CTN (Lei 5.172/1966) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l5172compilado.htm, Receita Federal, Portaria Conjunta RFB/PGFN 1.751/2014 https://normasinternet2.receita.fazenda.gov.br/#/consulta/externa/56753, gov.br, Emitir certidão de regularidade fiscal https://www.gov.br/pt-br/servicos/emitir-certidao-de-regularidade-fiscal, SEFAZ-SP, Certidões https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/certidoes, Governo de SP, carta de serviço da certidão de dívida ativa https://servicos.sp.gov.br/fcarta/7ca79371-db2f-4d94-92a3-55a2a3c1c5f2, Prefeitura de SP, Certidão Conjunta de Tributos Mobiliários https://prefeitura.sp.gov.br/web/fazenda/w/servicos/certidoes/2394, Planalto, Lei 8.036/1990 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8036consol.htm, FGTS, CRF https://www.fgts.gov.br/Paginas/empregador/certificado-de-regularidade-do-fgts-crf.aspx, MTE, Manual FGTS Digital v1.50 https://www.gov.br/trabalho-e-emprego/pt-br/servicos/empregador/fgtsdigital/manual-e-documentacao-tecnica/manual-do-orientacao-do-fgts-digital-versao-1-50-20-03-2026.pdf, Planalto, CLT (DL 5.452/1943) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm, Planalto, Lei 12.440/2011 (CNDT) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12440.htm