Relatório de situação fiscal: como ler cada parte

Para saber relatório de situação fiscal como ler, comece separando dois tipos de linha: o que é pendência e impede a certidão, e o que é só informação, como débito a vencer ou com exigibilidade suspensa. O relatório sai do serviço Minhas Dívidas e Pendências da Receita Federal, com conta gov.br nível prata ou ouro, e junta Receita e Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN).

Onde gerar o relatório e quem pode pedir

O serviço "Consultar dívidas e pendências fiscais", no gov.br, reúne a situação do contribuinte na Receita Federal e na PGFN. Por ele dá para consultar dados cadastrais, ver o diagnóstico fiscal, emitir documentos de pagamento e gerar o Relatório de Situação Fiscal. A página informa que o atendimento é imediato e o serviço é gratuito.

Quem pode pedir, no caso de empresa, segundo o gov.br:

o titular da firma individual;
qualquer sócio, mesmo só cotista, e o dirigente, desde que constem no Quadro de Sócios e Administradores (QSA) do CNPJ;
o representante legal;
procurador legalmente habilitado.

Se quem vai acessar não está no QSA, o gov.br avisa que o CNPJ precisa ser atualizado antes. O contador costuma entrar por procuração, como explica Procuração no e-CAC para o contador: como liberar, conferir e cancelar o acesso.

Pelo guia do usuário da Receita, o relatório é baixado no botão "Baixar Relatório", na tela inicial do serviço. É um PDF com o resumo da situação fiscal, com ou sem pendência.

Relatório de situação fiscal como ler, parte por parte

O guia do usuário do Minhas Dívidas e Pendências organiza a tela em blocos. O PDF segue a mesma lógica: primeiro quem é o contribuinte, depois o resultado, depois o detalhe.

Dados cadastrais

Mostra os dados básicos: endereço, CNPJ e, para empresa, o Quadro de Sócios e Administradores e o enquadramento no Simples Nacional. Também lista os CNPJ vinculados, como filiais.

Confira este bloco primeiro. Sócio que saiu e continua no QSA, endereço antigo ou enquadramento errado no Simples são problemas cadastrais que geram pendência sozinhos.

Resultado da análise

Traz data e hora da análise e diz se a situação permite certidão: "situação sem pendência" ou "situação com pendência". É a linha que responde se a certidão sai.

Repare na data. O guia avisa que, depois de um pagamento ou regularização, a atualização pode levar algum tempo para aparecer. Relatório gerado no dia do pagamento pode mostrar um débito que já foi pago.

Detalhamento da análise

Aparece quando há algo a detalhar, mesmo sem pendência que impeça a certidão. É aqui que mora o trabalho de leitura. Cada item mostra a origem e as ações disponíveis, como pagar ou parcelar.

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Como separar pendência de informação

O guia classifica as pendências pela origem: Receita Federal ou Dívida Ativa, que é o débito já enviado à PGFN. E pelo tipo, com três exemplos citados: declaração não transmitida, imposto em atraso e problema cadastral.

Pendências que travam a certidão

Declaração não transmitida (omissão): a Receita espera uma declaração que não chegou. Mesmo sem imposto a pagar, a omissão impede a certidão. Multas de declaração em atraso estão em Multa por atraso de declarações da empresa tabela completa: DASN-SIMEI, PGDAS-D, DEFIS, DCTF e ECF.
Imposto em atraso: débito vencido e não pago, declarado pela própria empresa.
Problema cadastral: inconsistência no CNPJ ou no QSA.
Dívida Ativa da União: débito inscrito na PGFN. A partir daqui, a negociação é com a Procuradoria, não com a Receita.

Itens que aparecem mas podem não travar

O guia cita como exemplos de informação sem pendência impeditiva os débitos a vencer e os débitos com exigibilidade suspensa. Exigibilidade suspensa é débito que existe, mas não pode ser cobrado naquele momento. O CTN, art. 151, lista as causas, entre elas o parcelamento, as impugnações e recursos administrativos e o depósito integral.

É esse tipo de situação que costuma permitir a certidão positiva com efeitos de negativa, explicada em Certidão positiva com efeitos de negativa quando sai: as hipóteses do CTN e o que destrava.

Os detalhamentos específicos

O guia da Receita lista três telas de detalhe que também aparecem no relatório:

Dívida Ativa da União: inscrições com número, situação e itens com exigibilidade suspensa.
Dívidas de DCTFWeb: débitos de contribuições previdenciárias e outros declarados na DCTFWeb, com a situação de cada um.
Processo Fiscal: processos em andamento, com opção de consolidar a dívida, ou seja, atualizar os valores.

Débito de DCTFWeb costuma surgir de folha enviada ao eSocial sem o pagamento correspondente. Processo fiscal pode ser parcelamento, compensação ou autuação; o número do processo é o que liga o relatório ao documento.

Leitura em cinco passos

Gere o relatório no mesmo dia em que vai analisar e anote a data da análise.
Confira dados cadastrais e QSA antes de olhar valores.
Leia o resultado: com ou sem pendência.
No detalhamento, marque o que é pendência e o que é informação.
Separe o que é Receita do que é PGFN, porque o caminho de regularização é diferente.

Com a lista pronta, a ordem de ataque está em Por qual dívida da empresa começar a pagar: a ordem de prioridade. Débito na PGFN se resolve pelo Regularize, como mostra Portal Regularize como usar passo a passo: da consulta à negociação da dívida.

O que fazer depois de ler

A Lista de Pagamentos, segundo o guia, permite juntar vários débitos para emitir um DARF único ou pagar on-line, por cartão, quando disponível. Para pendências que não são pagamento, como omissão de declaração, a saída é transmitir a declaração e gerar um novo relatório.

Quando o relatório fica limpo, a certidão sai pelo caminho de Certidão negativa de débitos: como tirar a federal, a estadual, a municipal e as outras. Se a dúvida for onde ver pendência dentro do e-CAC, veja Como ver pendências da empresa no e-CAC passo a passo.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Por qual dívida da empresa começar a pagar: a ordem de prioridade.

Outros guias de regularização estão em Guias, e a revisão de tributos pagos a mais em Recuperação de impostos: dinheiro que já saiu da sua empresa.

Perguntas frequentes

O Relatório de Situação Fiscal é pago?+

Não. A página do serviço no gov.br informa que o serviço é gratuito para o cidadão e o atendimento é imediato, com conta gov.br nível prata ou ouro.

Paguei o débito e ele continua no relatório. Por quê?+

O guia da Receita avisa que a atualização depois do pagamento pode levar algum tempo. Gere outro relatório depois e, se o débito continuar, confira se o DARF foi pago com o código e o período certos.

Exigibilidade suspensa impede a certidão?+

O guia trata débito com exigibilidade suspensa como informação a detalhar, e não como pendência impeditiva. Nesses casos, a certidão costuma sair como positiva com efeitos de negativa.

O relatório mostra débitos da PGFN?+

Sim. O serviço junta Receita Federal e PGFN, e o detalhamento traz a Dívida Ativa da União com as inscrições e a situação de cada uma.

Sócio que não está no QSA consegue gerar o relatório?+

Não pelo próprio acesso. O gov.br exige que o sócio conste no Quadro de Sócios e Administradores do CNPJ; se não constar, o CNPJ precisa ser atualizado, ou o acesso é feito por procurador habilitado.

Relatório de situação fiscal como ler: guia das partes e das pendências