Por qual dívida da empresa começar a pagar

Para saber por qual dívida da empresa começar a pagar, ordene pelo tamanho do risco, não pelo tamanho do valor: primeiro o que foi descontado ou retido de terceiros e não repassado, depois o que pode tirar a empresa do Simples ou travar a conta bancária. Só então vêm os débitos de custo menor e os que precisam de análise antes de qualquer pagamento.

Este guia mostra a ordem que costuma fazer sentido para pequena e média empresa, com o porquê de cada etapa. Ela é um ponto de partida: o mapa real das dívidas pode mudar a sequência.

Antes de decidir: faça o mapa completo

Ninguém escolhe prioridade sem saber o que deve. Antes de pagar qualquer guia, levante:

débitos na Receita Federal, antes da inscrição;
débitos inscritos na dívida ativa da União, na PGFN;
débitos do estado e do município, inclusive em dívida ativa;
FGTS em atraso;
parcelamentos em andamento e a situação de cada parcela;
declarações não entregues, que geram pendência mesmo sem imposto.

O passo a passo para ver tudo isso está em Checklist para regularizar empresa com pendências na Receita Federal. Com a lista em mãos, cada débito recebe uma etiqueta de risco.

Por qual dívida da empresa começar a pagar: a ordem por risco

A lógica é simples: o que gera consequência mais grave e mais difícil de desfazer vem antes.

1. Valores descontados ou retidos de terceiros

Este é o primeiro da fila. São tributos que a empresa descontou de alguém e não repassou, como o INSS descontado do salário do empregado, o imposto de renda retido na fonte e as retenções feitas sobre notas de prestadores.

O motivo é legal. A Lei 8.137/1990, art. 2º, II, trata como crime deixar de recolher, no prazo legal, tributo ou contribuição descontado ou cobrado na qualidade de sujeito passivo. Para a previdência, o Código Penal, art. 168-A, prevê pena de reclusão de 2 a 5 anos e multa para quem deixa de repassar as contribuições recolhidas dos contribuintes.

Não é imposto da empresa, é dinheiro de terceiros que ficou com ela. Por isso não costuma ser bom candidato a esperar.

2. Débitos que tiram a empresa do Simples Nacional

Para empresa do Simples, débito sem exigibilidade suspensa impede o regime (LC 123/2006, art. 17, V). Quando a Receita comunica a exclusão por esse motivo, a empresa tem até 90 dias, contados da ciência da comunicação, para comprovar a regularização e continuar no Simples (art. 31, § 2º, na redação da LC 216/2025).

Sair do Simples costuma aumentar a carga e a burocracia de uma vez. Por isso, débitos citados num termo de exclusão sobem na fila, mesmo que sejam pequenos. O caminho para resolver no prazo está em Regularizar débito do Simples para não ser excluído: checklist em 90 dias.

3. Débitos em execução fiscal, com risco de bloqueio

Débito em dívida ativa já ajuizado pode levar ao bloqueio de conta. O dinheiro é o primeiro bem da ordem de penhora da Lei de Execução Fiscal, e um bloqueio trava salário, fornecedor e aluguel ao mesmo tempo.

Se há citação recente ou execução em curso, parcelar ou garantir a dívida evita que o caixa seja atingido. O que fazer nessa fase está em Penhora de conta bancária por dívida ativa como evitar: prazos e saídas.

4. Débitos que travam uma certidão de que a empresa precisa

Algumas empresas dependem de certidão para faturar: quem vende para órgão público, quem precisa de financiamento, quem tem contrato que exige a certidão para pagar.

O FGTS é o exemplo mais comum. A Lei 8.036/1990, art. 27, exige o Certificado de Regularidade do FGTS em habilitação e licitação pública e na obtenção de empréstimos com recursos públicos, entre outros casos. Se o contrato principal da empresa depende de certidão, o débito que a bloqueia passa à frente.

5. Débitos com maior custo financeiro

Entre os que sobram, compare o custo de cada um. Nos tributos federais, a multa de mora é de 0,33% por dia de atraso, limitada a 20% (Lei 9.430/1996, art. 61, caput e § 2º), e os juros correm pela Selic a partir do mês seguinte ao vencimento (§ 3º).

Como a multa de mora para no teto, um débito antigo pode custar, mês a mês, menos que um recente que não chegou ao limite. Olhe também os encargos de cobrança que entram quando o débito vai para a dívida ativa.

6. Débitos que precisam de análise antes de pagar

Débito muito antigo pode estar prescrito. O Código Tributário Nacional, art. 174, fixa em cinco anos o prazo para a cobrança, contados da constituição definitiva do crédito. Pagar sem conferir pode significar quitar algo que não era mais cobrável.

O mesmo vale para débito com erro de declaração, que pode ser corrigido por retificação. Como funciona a contagem da prescrição está em Prescrição de dívida tributária em cinco anos: quando conta e o que interrompe.

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O que pesa contra os sócios

Algumas dívidas podem chegar ao patrimônio pessoal. O CTN, art. 135, III, responsabiliza pessoalmente diretores, gerentes e representantes por créditos tributários resultantes de atos praticados com excesso de poderes ou infração de lei, contrato social ou estatutos.

Esse risco reforça a prioridade dos valores retidos e descontados, que costumam ser o caso mais lembrado nessas discussões. Quando a responsabilização acontece está em Quando o sócio responde pela dívida da empresa na execução fiscal.

Parcelar, pagar à vista ou negociar

A ordem de prioridade diz o que tratar primeiro. A forma de tratar é outra decisão:

à vista, quando o valor cabe no caixa e não há desconto disponível;
parcelamento, quando a empresa precisa de prazo e quer suspender a exigibilidade;
transação, quando a dívida está em dívida ativa e há modalidade com desconto aberta.

Entrada e prazo de cada modalidade estão em Dívida ativa entrada e prazo de parcelamento PGFN: o que a lei garante. Uma regra prática: não comprometa o caixa da folha e dos tributos do mês para pagar dívida antiga. Débito novo em atraso reinicia o problema.

Erros que bagunçam a ordem

Três erros aparecem com frequência:

pagar a dívida de quem cobra mais alto, e não a de maior risco;
deixar de pagar os tributos do mês para quitar os antigos;
aderir a vários parcelamentos sem saber se as parcelas cabem juntas no caixa.

Outro ponto: a dívida ativa pode ser protestada em cartório, porque a Lei 9.492/1997, art. 1º, parágrafo único, inclui as certidões de dívida ativa entre os títulos sujeitos a protesto. O protesto afeta crédito e cadastro em fornecedores, o que pode antecipar a prioridade de um débito.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Dívida ativa: o que é e o que fazer quando a empresa é inscrita e em Recuperação de impostos: dinheiro que já saiu da sua empresa.

Perguntas frequentes

Vale pagar primeiro a dívida menor para "limpar" a lista?+

Só se ela também for a de maior risco. Quitar várias dívidas pequenas e deixar uma retenção em aberto mantém o problema mais grave de pé.

Pagar os tributos do mês ou os atrasados?+

Os do mês, em regra. Atrasar o imposto novo cria mais multa e pode derrubar parcelamentos que exigem regularidade dos tributos que vencem depois.

Denúncia espontânea ajuda na ordem de pagamento?+

Ajuda no custo. O CTN, art. 138, na redação da LC 236/2026, exclui a responsabilidade, inclusive a multa de mora, quando a infração é denunciada com o pagamento do tributo e dos juros, antes de qualquer fiscalização.

Dívida do estado ou do município pesa menos que a federal?+

Não necessariamente. Estados e municípios também inscrevem em dívida ativa, protestam e executam, e o débito sem exigibilidade suspensa com qualquer Fazenda impede o Simples.

Quanto tempo leva para montar o mapa das dívidas?+

Com acesso ao e-CAC e aos portais do estado e do município, o levantamento federal sai em pouco tempo. Débitos estaduais e municipais costumam exigir consultas separadas.

Por qual dívida da empresa começar a pagar: a ordem de prioridade