Encargos trabalhistas sobre a folha: o que é cada um e quem paga

Encargos trabalhistas são tudo o que a empresa paga por causa de um funcionário além do salário combinado: INSS patronal, RAT, contribuições a terceiros, FGTS, férias com um terço a mais e 13º salário. Quanto disso sai do seu caixa depende principalmente do regime tributário, porque no Simples Nacional parte desses encargos já está dentro do DAS.

Este texto é para o dono de pequena e média empresa que olha o holerite e não entende por que o funcionário custa mais do que o salário. Aqui você vê o que é cada encargo, qual lei cria, quem paga e quando vence. A conta completa, com exemplo em reais, fica em Quanto custa um funcionário CLT em 2026: a conta completa, e os outros temas de folha estão reunidos em Folha de pagamento e pró-labore: o guia para quem é dono.

Encargo ou desconto: qual é a diferença?

Antes de tudo, separe duas coisas que aparecem juntas na folha. Encargo é o que a empresa paga do próprio bolso, em cima do salário. Desconto é o que sai do salário do funcionário e a empresa só repassa ao governo.

O INSS do empregado, com alíquotas progressivas de 7,5% a 14% em 2026, e o imposto de renda retido na fonte são descontos. Eles pesam no líquido do funcionário, não no custo da empresa. Quem confunde os dois acaba achando que o encargo é maior (ou menor) do que é.

Os encargos, por sua vez, se dividem em dois grupos:

• Contribuições sobre a folha: INSS patronal, RAT ajustado pelo FAP, terceiros e FGTS. Incidem todo mês sobre a remuneração.
• Direitos que viram custo: férias com um terço a mais e 13º salário. Não são tributo, mas a empresa precisa pagar e, por isso, entram no custo anual.

Quais são os encargos trabalhistas sobre a folha?

Um por um, com a lei que cria cada um.

INSS patronal (20%). A empresa contribui com 20% sobre o total das remunerações pagas aos empregados no mês (Lei 8.212/1991, art. 22, I). É o maior encargo previdenciário para quem está fora do Simples.

RAT (1%, 2% ou 3%) e FAP. O RAT financia os benefícios por acidente de trabalho e varia conforme o risco da atividade: 1% para risco leve, 2% para médio e 3% para grave (art. 22, II). O FAP é um multiplicador aplicado ao RAT: pela Lei 10.666/2003, art. 10, a alíquota pode cair até 50% ou subir até 100%, conforme o desempenho da empresa em acidentes dentro da sua atividade.

Terceiros. São contribuições destinadas a entidades como salário-educação, Incra, Sebrae e o Sistema S. O percentual depende do código FPAS da empresa. Na indústria (FPAS 507) e no comércio (FPAS 515), a tabela da Receita soma 5,8%. Em outros códigos a composição muda, então não trate 5,8% como número universal.

FGTS (8%). A empresa deposita 8% da remuneração do mês anterior na conta vinculada do funcionário (Lei 8.036/1990, art. 15, com a redação da Lei 14.438/2022). Para o aprendiz, o percentual é 2%. O FGTS não é descontado do salário: é custo da empresa.

Férias com um terço. A Constituição garante férias anuais remuneradas com pelo menos um terço a mais do que o salário normal (art. 7º, XVII). Na prática, a cada ano a empresa paga o mês de férias mais esse terço. As regras de cálculo estão em Como calcular férias do funcionário: dias, um terço e prazos.

13º salário. Um doze avos da remuneração por mês trabalhado, e a fração de 15 dias ou mais conta como mês inteiro (Lei 4.090/1962, art. 1º). Prazos e parcelas estão em 13º salário: datas de 2026 e 2027, cálculo com exemplo em reais e o pico de dezembro.

Férias e 13º costumam surpreender porque não aparecem todo mês: quem não reserva uma parte do caixa ao longo do ano sente o peso de uma vez só.

Como os encargos trabalhistas mudam no Simples Nacional?

Aqui está a maior diferença de custo entre duas empresas com o mesmo funcionário. A Lei Complementar 123/2006 faz três cortes:

| Encargo | Fora do Simples | Simples, Anexos I, II, III e V | Simples, Anexo IV |

|---|---|---|---|

| INSS patronal e RAT | pagos à parte | dentro do DAS (art. 13, VI) | pagos à parte (art. 18, §5º-C) |

| Terceiros | pagos à parte | dispensados (art. 13, §3º) | dispensados (art. 13, §3º) |

| FGTS | 8% | 8% | 8% |

| Férias e 13º | devidos | devidos | devidos |

Quer dizer: nos Anexos I, II, III e V a contribuição patronal previdenciária já vem embutida na alíquota do DAS, e a empresa não emite guia separada para ela. O Anexo IV, que reúne atividades como construção e obras, vigilância, limpeza e conservação e advocacia, paga a patronal por fora, como qualquer empresa do Lucro Presumido. Para saber em qual anexo sua atividade cai, veja Anexos do Simples Nacional: em qual deles a sua empresa está.

Em qualquer anexo, ficam fora do DAS o FGTS, o INSS descontado do funcionário e o imposto de renda retido (art. 13, §1º). Nenhum regime tributário muda férias e 13º: são direitos do empregado.

Existe um percentual fixo de encargos sobre o salário?

Não. Não há número oficial de "encargos totais" em nenhuma norma. Aqueles percentuais redondos que circulam na internet misturam regimes e somam terceiros de um FPAS específico como se valessem para todos.

O percentual real da sua empresa depende de quatro coisas: regime tributário, anexo do Simples (se for o caso), grau de risco da atividade com o FAP, e código FPAS. Duas empresas vizinhas, com o mesmo salário, podem ter custos bem diferentes. Por isso a simulação precisa ser feita com os dados da própria empresa, e a conta completa está em Quanto custa um funcionário CLT em 2026: a conta completa.

O sócio que tira pró-labore também gera contribuição: fora do Simples, ou no Anexo IV, a empresa paga 20% sobre a retirada (Lei 8.212, art. 22, III). O detalhe está em Pró-labore: o que é, quanto pagar e o que incide em 2026.

Quando e como os encargos são pagos?

Os encargos não vão para o mesmo lugar. Em resumo:

• INSS patronal, RAT, terceiros e o INSS descontado do funcionário: saem num DARF emitido pela DCTFWeb, que vence no dia 20 do mês seguinte (Lei 8.212, art. 30, I, "b"). A declaração em si é entregue até o último dia útil do mês seguinte. Veja DCTFWeb e eSocial: como a folha vira declaração e DARF.
• FGTS: guia do FGTS Digital, paga por PIX até o dia 20 do mês seguinte. Veja FGTS Digital: o que mudou para quem tem funcionário.
• Férias e 13º: pagos ao funcionário nas datas próprias de cada um, com os encargos incidindo na folha do mês.

Tudo isso nasce das informações enviadas ao eSocial. Se o evento do funcionário estiver errado, o DARF e a guia do FGTS saem errados também.

Como a WJR cuida dos encargos da sua folha

Na Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente, a WJR faz o eSocial completo, inclusive a transmissão dos eventos, e é dali que saem a DCTFWeb e a guia do FGTS com os encargos certos. Se a empresa tem eSocial atrasado, a WJR regulariza o período passado.

Antes de contratar, a WJR entrega gratuitamente uma simulação do custo do funcionário, já considerando o regime e o anexo da sua empresa. Para admitir, o time pede os dados do novo funcionário com 3 dias úteis de antecedência, para enviar o registro antes do primeiro dia de trabalho. Tudo passa pelo grupo de WhatsApp da empresa, pelo e-mail ou pelo portal do cliente.

Perguntas frequentes

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Fontes: INSS, Tabela de contribuição mensal https://www.gov.br/inss/pt-br/direitos-e-deveres/inscricao-e-contribuicao/tabela-de-contribuicao-mensal, Planalto, Lei 8.212/1991 compilada https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8212cons.htm, Receita Federal, Contribuições previdenciárias da pessoa jurídica https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/orientacao-tributaria/tributos/contribuicoes-previdenciarias-pj, Planalto, Lei 10.666/2003 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2003/l10.666.htm, Receita Federal, Anexo III da tabela de alíquotas por código FPAS https://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/anexoOutros.action?idArquivoBinario=67108, Planalto, Lei 14.438/2022 (art. 15 da Lei 8.036) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2022/lei/L14438.htm, Ministério do Trabalho e Emprego, FGTS https://www.gov.br/trabalho-e-emprego/pt-br/servicos/trabalhador/fgts/fundo-de-garantia-do-tempo-de-servico-fgts, gov.br, Recolhimento do FGTS pelo FGTS Digital https://www.gov.br/pt-br/servicos/emissao-de-guia-para-recolhimento-do-fgts-atraves-do-fgts-digital, Planalto, Constituição Federal https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm, Planalto, Lei 4.090/1962 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l4090.htm, gov.br, Lei Complementar 123/2006 https://www.gov.br/empresas-e-negocios/pt-br/forum-permanente/legislacao/lei/lcp-123-de-2006.pdf, Planalto, Lei 11.933/2009 (art. 30 da Lei 8.212) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007-2010/2009/lei/l11933.htm, Receita Federal, Manual da DCTFWeb https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/manuais/manual-dctfweb/manual-dctfweb-atualizacao-janeiro2025_versao_final.pdf