Contador ruim: 7 sinais de que ele não está entregando e como conferir

Um contador ruim dá sinais antes de dar prejuízo: guia que chega no dia do vencimento, multa aparecendo na guia, mensagem da Receita que ninguém leu e pendência fiscal que você descobre na hora de pedir um empréstimo. Quase todos esses sinais podem ser conferidos pelo próprio empresário, sem depender do escritório, com uma conta gov.br prata ou ouro.

Este texto é para o dono de empresa que desconfia que a contabilidade está atrasada, mas não sabe se é impressão ou fato. A ideia não é criar briga com o contador, e sim ter os dados na mão antes da próxima conversa. Se a sua empresa é do Simples Nacional, a maior parte da conferência está a poucos cliques.

Contador ruim: 7 sinais para observar

Nenhum sinal isolado condena o escritório. O que preocupa é a repetição.

• A guia chega em cima da hora ou depois do vencimento. No Simples, o DAS vence no dia 20. Receber a guia no próprio dia 20, todo mês, é sinal de rotina apertada. As regras do vencimento estão em DAS vencimento: quando vence a guia do Simples Nacional e como emitir.
• Aparecem multa e juros nas guias. Encargo de vez em quando pode ter explicação. Encargo frequente mostra declaração ou pagamento fora do prazo.
• Mensagens da Receita ficam sem leitura. Aviso de pendência ou de exclusão parado na caixa postal é o sinal mais perigoso da lista.
• Você descobre pendências por terceiros. Banco, cliente ou licitação apontam débito que ninguém tinha comentado.
• O balanço anual não chega. Você nunca recebeu balanço nem demonstração de resultado da sua empresa.
• A resposta demora ou não vem. Dúvida simples leva dias, e a urgência fica sem retorno.
• Você não sabe quem tem acesso aos sistemas da empresa. Não há clareza sobre procurações e senhas.

Um jeito simples de sair da impressão e chegar ao fato é anotar, por alguns meses, a data em que cada guia chegou, se veio com encargo e quanto tempo levou cada resposta. Uma planilha simples basta. Com esse registro, a conversa com o contador deixa de ser queixa e vira pauta, e fica fácil ver se o problema é pontual ou se repete.

Outro cuidado: nem todo atraso nasce no escritório. Documento enviado fora do combinado também atrasa guia e declaração, e vale olhar os dois lados antes de concluir.

Como conferir pendências e mensagens no e-CAC

A Receita oferece o serviço "Minhas dívidas e pendências", gratuito, que mostra as pendências da empresa com a Receita Federal e com a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Para empresa, podem acessar os sócios que constam no quadro societário, os dirigentes ou um procurador, com conta gov.br prata ou ouro.

No mesmo ambiente fica a caixa postal do e-CAC, que a Receita define como um correio eletrônico onde a empresa recebe mensagens de forma centralizada e sigilosa. É possível cadastrar até 3 celulares e 3 e-mails para ser avisado quando chega algo novo. Cadastre o seu: assim você fica sabendo das mensagens junto com o contador.

Aproveite o acesso para abrir "Minhas Autorizações de Acesso" e ver quem tem procuração digital da empresa. A autorização vale por até 5 anos ou pelo prazo que você definiu, e pode ser cancelada sem custo.

Como conferir no Portal do Simples Nacional

Quem é do Simples tem ainda o DTE-SN, que a Receita chama de sistema oficial de comunicação eletrônica entre o contribuinte e os órgãos gestores do Simples. Ele abre pelo Portal do Simples Nacional ou pelo e-CAC, também com gov.br prata ou ouro, e aceita até 3 celulares e 3 e-mails para aviso.

O ponto que pega muita empresa de surpresa: se ninguém abrir a mensagem, a ciência é considerada feita 45 dias depois de disponibilizada, conforme o manual da Receita, com base na LC 123, art. 16. Um Termo de Exclusão esquecido no DTE-SN corre prazo mesmo sem ninguém ler. O que fazer nesse caso está em Exclusão do Simples Nacional por débitos: por que acontece e o que fazer.

Confira também se as declarações mensais estão em dia. O PGDAS-D vai até o dia 20, e o atraso gera multa própria, explicada em Multa do PGDAS-D por atraso: como é calculada, reduzida e paga.

Balanço e relatórios: o que é obrigação e o que é combinado

Nenhuma norma obriga o contador a entregar balancete todo mês. Se o seu contrato prevê relatório mensal, cobre; se não prevê, a falta dele não é, sozinha, prova de serviço ruim.

O que é obrigação é a escrituração. O CFC lembra que o empresário e a sociedade empresária devem manter sistema de contabilidade, pelo Código Civil, art. 1.179. Para a microentidade, com receita de até R$ 4,8 milhões por ano, a norma do CFC (NBC TG 1002) prevê balanço patrimonial, demonstração do resultado e demonstração de lucros ou prejuízos acumulados. Se nada disso existe na sua empresa, há algo errado.

A lista do que pedir está em Relatórios contábeis mensais: o que pedir ao contador e o que cada um mostra.

O que fazer quando os sinais se confirmam

Primeiro, leve os fatos ao contador: prints das pendências, datas das guias, mensagens sem leitura. Peça por escrito o que vai ser corrigido e em que prazo. Às vezes o problema é de processo e se resolve com uma conversa franca.

Se não se resolver, planeje a saída com calma, sem cancelar nada no impulso. O caminho seguro está em Como trocar de contador: o passo a passo do aviso à primeira competência. Se o levantamento mostrar declarações e escrituração paradas há meses, veja também Contabilidade atrasada: como regularizar, o que entregar primeiro e quanto custa esperar.

Como a WJR cuida do Simples no dia a dia

Na WJR, a rotina do Simples não fica nas mãos do cliente. A WJR emite o DAS e transmite as declarações, PGDAS-D e DEFIS, e o cliente só paga. O acompanhamento do RBT12 e do sublimite entra na mensalidade, todo mês.

A WJR acompanha todas as mensagens que a empresa recebe, inclusive o Termo de Exclusão no DTE, e faz o parcelamento do Simples a pedido do cliente. A conversa corre pelo grupo de WhatsApp da empresa, por e-mail e pelo portal do cliente. O escopo completo está em Contabilidade Simples Nacional para quem quer pagar o justo, e os outros guias do tema em Como escolher um contador para a sua empresa.

Perguntas frequentes

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Fontes: gov.br, Consultar dívidas e pendências fiscais https://www.gov.br/pt-br/servicos/consultar-dividas-e-pendencias-fiscais, Receita Federal, Minha caixa postal https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/canais_atendimento/atendimento-virtual/minha-caixa-postal, gov.br, Consultar comunicações do Simples Nacional https://www.gov.br/pt-br/servicos/consultar-comunicacoes-do-simples-nacional, Receita Federal, Manual do DTE-SN https://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Arquivos/manual/Manual_DTE.pdf, gov.br, Cadastrar ou cancelar procuração para acesso ao e-CAC https://www.gov.br/pt-br/servicos/cadastrar-ou-cancelar-procuracao-para-acesso-ao-e-cac, CFC, Obrigatoriedade de escrituração contábil https://cfc.org.br/tecnica/perguntas-frequentes/obrigatoriedade-de-escrituracao-contabil/, CFC, Normas de contabilidade para micro e pequenas empresas https://cfc.org.br/noticias/contador-conheca-as-normas-de-contabilidade-voltadas-para-as-micro-e-pequenas-empresas/, Planalto, Lei Complementar 123/2006 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm