Contabilidade para coworking: serviço, locação e Simples

A contabilidade para coworking depende de como o espaço é vendido. Mesa compartilhada com recepção, internet e café é serviço; sala fechada por contrato longo se aproxima de locação. E o imóvel ser próprio ou alugado muda o que a lei do Simples permite.

Contabilidade para coworking: CNAE e enquadramento

O IBGE tem o 8211-3/00, serviços combinados de escritório e apoio administrativo, para unidades que prestam conjuntos de serviços administrativos de rotina, e muitos coworkings usam esse código ou um código de cessão de espaço, conforme o contrato. Não há ocupação de coworking no Anexo XI do MEI.

A Resolução CGSN 140/2018, art. 25, § 1º, III, "l", manda ao Anexo III a locação, cessão de uso e congêneres de bens imóveis próprios para exploração de escritórios virtuais, salões, auditórios e congêneres, para eventos ou negócios. A mesma resolução indica modificação desse dispositivo prevista para 01/01/2027, pela Resolução CGSN 190/2026.

Pessoa física ou empresa: como decidir em coworkings

Como a atividade não tem ocupação no MEI, o caminho é a empresa, e o contador confere o regime.

A ME tende a fazer sentido quando a receita é regular, quando clientes empresas exigem nota ou quando há equipe. O formato da empresa, SLU ou LTDA, está em Sociedade limitada unipessoal: abrir empresa sozinho como SLU ou montar uma Ltda.

Rotina do coworking: planos, serviços e o cuidado principal

A receita vem de planos mensais, diárias, salas de reunião por hora e escritório virtual, com endereço fiscal e recebimento de correspondência. Cada plano tem contrato e nota próprios.

O imóvel costuma ser alugado, e o aluguel é o maior custo fixo. Coworking em imóvel próprio do sócio tem outra análise, por causa da vedação à locação de imóveis próprios.

Um ponto de atenção é fazer contratos de sublocação de salas, sem serviços, e tratar como coworking no Simples. O contrato mostra outra atividade, e o enquadramento pode não se sustentar.

Para o serviço, a ME e a EPP do Simples emitem a nota pelo Emissor Nacional da NFS-e desde 01/11/2026 (Resolução CGSN 191/2026). Veja NFS-e nacional: o que é o padrão nacional da nota de serviço.

Quanto imposto paga um coworking

Quando a atividade é a cessão de imóvel próprio para escritórios virtuais e congêneres, a Resolução CGSN 140/2018, art. 25, § 1º, III, "l", indica o Anexo III. Para o coworking em imóvel alugado com serviços combinados, o serviço tende ao Anexo III pela regra do art. 18, § 5º-F, da LC 123; o contador confere os contratos.

A conta do Simples usa a receita bruta dos últimos 12 meses (RBT12), a alíquota nominal da faixa e a parcela a deduzir: (RBT12 × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ RBT12.

Exemplo, com os números da LC 123: coworking com receita de R$ 50.000 por mês e RBT12 de R$ 600.000. No Anexo III, a 3ª faixa (de R$ 360.000,01 a R$ 720.000) tem alíquota nominal de 13,5% e parcela a deduzir de R$ 17.640; a alíquota efetiva fica em 10,56% e o DAS do mês em cerca de R$ 5.280.

Com receita bem maior, a comparação com o Lucro Presumido passa a fazer sentido, e a decisão depende de margem, folha e despesas. O tema tem página própria: Simples Nacional ou Lucro Presumido: como escolher o regime da sua empresa.

Além do DAS mensal, a ME do Simples entrega a declaração anual do regime, a DEFIS, explicada em DEFIS: o que é, prazo, multa e a mudança para o PGDAS-D.

O que organizar no primeiro mês em coworkings

Estes pontos ajudam a organizar o primeiro ano de quem trabalha com coworkings:

• Abra a conta PJ e receba tudo o que é da empresa nela, sem misturar com a conta pessoal.
• Configure a emissão pelo Emissor Nacional da NFS-e e emita a nota de cada serviço, com a descrição igual à do cadastro.
• Separe na apuração cada tipo de receita, porque serviço, venda de produto e locação podem ter anexos diferentes.
• Defina o pró-labore e a forma de retirar lucros antes da primeira retirada; as regras estão em Distribuição de lucros no Simples Nacional: quanto sai isento e o que mudou em 2026.
• Guarde contratos, notas e comprovantes de pagamento de cada cliente pelo prazo que a legislação exige.

Escritório virtual com endereço fiscal atrai empresas de outras cidades. Tenha contrato com cada cliente e controle de correspondência, porque o endereço do cliente fica vinculado ao imóvel.

Como a WJR acompanha coworkings

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso. Outras atividades estão em Cnae.

Ramos próximos: Contabilidade para anfitrião de Airbnb: CPF, CNPJ e Simples, Contabilidade para imobiliárias: comissão, aluguel repassado, CRECI e DIMOB e Contabilidade para prestadores de serviços: retenções e anexo. A tabela do Anexo III está em Anexo III do Simples Nacional: quem entra, a tabela e o teto do ISS. Todas as profissões estão em Segmentos.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, LC 123/2006, art. 17, XV, e art. 18, § 5º-F, e Anexo III https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm; Receita Federal, Resolução CGSN 140/2018, art. 25, § 1º, III, l" http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?idAto=92278; Portal do Simples Nacional, Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018 http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Arquivos/manual/Anexo_XI.pdf; IBGE/CONCLA, subclasse 8211-3/00 https://servicodados.ibge.gov.br/api/v2/cnae/subclasses/8211300