Contabilidade para administradora de condomínio: Fator R e contas

A contabilidade para administradora de condomínio tem uma regra na lei do Simples: a administração de imóveis de terceiros segue o Fator R, então a folha da equipe define o anexo. O cuidado diário é outro: o dinheiro dos condomínios passa pela administradora, mas não é dela.

Contabilidade para administradora de condomínio: CNAE e enquadramento

O IBGE descreve o CNAE 6822-6/00 como as atividades de administradoras de imóveis que combinam serviços de natureza imobiliária com gerência operacional e administrativa, incluindo administradoras de shopping centers. O Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018 não traz ocupação para a atividade.

Na Resolução CGSN 140/2018, art. 25, § 1º, V, "a", a administração e locação de imóveis de terceiros é descrita como gestão e administração de imóveis de terceiros para qualquer finalidade, incluída a cobrança de aluguéis.

Pessoa física ou empresa: como decidir em administradoras de condomínio

Como a atividade não tem ocupação no MEI, o caminho é a empresa, e o contador confere o regime.

A ME tende a fazer sentido quando a receita é regular, quando clientes empresas exigem nota ou quando há equipe. O formato da empresa, SLU ou LTDA, está em Sociedade limitada unipessoal: abrir empresa sozinho como SLU ou montar uma Ltda.

Rotina da administradora: dinheiro de terceiros e o cuidado principal

A administradora emite boletos, recebe cotas, paga fornecedores e presta contas em nome de cada condomínio. A receita da administradora é a taxa de administração e os serviços extras contratados.

O ideal é que cada condomínio tenha conta própria. Se o dinheiro passa por conta da administradora, a separação precisa estar documentada, condomínio por condomínio.

Um ponto de atenção é misturar o caixa dos condomínios com o da administradora. Além do risco com os clientes, a Receita pode ver como receita da administradora o que é dinheiro de terceiros.

Para o serviço, a ME e a EPP do Simples emitem a nota pelo Emissor Nacional da NFS-e desde 01/11/2026 (Resolução CGSN 191/2026). Veja NFS-e nacional: o que é o padrão nacional da nota de serviço.

Quanto imposto paga uma administradora de condomínio

Pelo art. 18, § 5º-D, I, e § 5º-M, II, da LC 123, a administração de imóveis de terceiros vai ao Anexo V com folha dos 12 meses abaixo de 28% da receita, e ao Anexo III a partir de 28%. Salários, pró-labore, INSS patronal e FGTS entram na folha (Resolução CGSN 140/2018, art. 26, § 1º).

A conta do Simples usa a receita bruta dos últimos 12 meses (RBT12), a alíquota nominal da faixa e a parcela a deduzir: (RBT12 × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ RBT12.

Exemplo, com os números da LC 123: administradora com receita de R$ 60.000 por mês e RBT12 de R$ 720.000. Com folha de 28% ou mais, no Anexo III, a 3ª faixa (de R$ 360.000,01 a R$ 720.000) tem alíquota nominal de 13,5% e parcela a deduzir de R$ 17.640; a alíquota efetiva fica em 11,05% e o DAS do mês em cerca de R$ 6.630.

Com folha abaixo de 28%, no Anexo V, a 3ª faixa (de R$ 360.000,01 a R$ 720.000) tem alíquota nominal de 19,5% e parcela a deduzir de R$ 9.900; a alíquota efetiva fica em 18,125% e o DAS do mês em cerca de R$ 10.875.

Para ficar no Anexo III nesse exemplo, a folha dos 12 meses precisaria somar pelo menos R$ 201.600 (28% de R$ 720.000). A regra completa do Fator R mora em Fator R: como calcular e descobrir se a sua empresa está no anexo certo.

O que organizar no primeiro mês em administradoras de condomínio

Estes pontos ajudam a organizar o primeiro ano de quem trabalha com administradoras de condomínio:

• Abra a conta PJ e receba tudo o que é da empresa nela, sem misturar com a conta pessoal.
• Configure a emissão pelo Emissor Nacional da NFS-e e emita a nota de cada serviço, com a descrição igual à do cadastro.
• Acompanhe todo mês a folha dos últimos 12 meses, para saber se o DAS cai no Anexo III ou no V.
• Defina o pró-labore e a forma de retirar lucros antes da primeira retirada; as regras estão em Distribuição de lucros no Simples Nacional: quanto sai isento e o que mudou em 2026.
• Guarde contratos, notas e comprovantes de pagamento de cada cliente pelo prazo que a legislação exige.

Administradora costuma ter equipe grande de atendimento, cobrança e contabilidade dos condomínios. Por isso, muitas chegam aos 28% com folha registrada, e o acompanhamento mensal evita a troca de anexo sem aviso.

Como a WJR acompanha administradoras de condomínio

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso. Outras atividades estão em Cnae.

Ramos próximos: Contabilidade para síndico profissional: CNPJ, contrato e imposto, Contabilidade para condomínios: eSocial, EFD-Reinf e o fim da DIRF e Contabilidade para imobiliárias: comissão, aluguel repassado, CRECI e DIMOB. A folha está em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente. Todas as profissões estão em Segmentos.

Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, LC 123/2006, art. 18, §§ 5º-D, I, 5º-K e 5º-M, II, e Anexo III e V https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm; Receita Federal, Resolução CGSN 140/2018, art. 25, § 1º, V, a, e art. 26 http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?idAto=92278; Portal do Simples Nacional, Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018 http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Arquivos/manual/Anexo_XI.pdf; IBGE/CONCLA, subclasse 6822-6/00 https://servicodados.ibge.gov.br/api/v2/cnae/subclasses/6822600