Contabilidade para agências de marketing

A contabilidade para agências de marketing começa por três perguntas: qual CNAE descreve o que a agência entrega, em qual anexo do Simples Nacional cai a receita e o que, do dinheiro que passa pela conta, é de fato receita da agência. Errar qualquer uma delas muda o imposto de todo mês.

Agência cresce de um jeito que pressiona a contabilidade: entra um cliente de porte, a equipe dobra com freelancers e prestadores PJ, e a verba de anúncio começa a circular pela conta. Cada uma dessas mudanças tem consequência fiscal e trabalhista, e é melhor conhecer antes de assinar o contrato.

O CNAE e o anexo do Simples de quem faz publicidade

O Concla separa a atividade de marketing em códigos diferentes, e a escolha precisa bater com o que a agência realmente vende:

7311-4/00, agências de publicidade: criação e produção de campanhas, colocação de material publicitário em jornais, revistas, rádio, televisão, internet e outros veículos, e merchandising. Não é permitido ao MEI.
7319-0/02, promoção de vendas: permitido ao MEI, mas só pela ocupação de promotor de vendas independente, e não pelo código inteiro.
7319-0/03, marketing direto: subclasse da mesma classe da promoção de vendas, que abrange a publicidade por mala direta e por telefone. Não é permitido ao MEI.
7320-3/00, pesquisas de mercado e de opinião pública: estudos de potencial de mercado, avaliação de produto e checking publicitário. Não é permitido ao MEI.

A nota do Concla tira do 7311-4/00 a operação de páginas publicitárias na internet, que vai para o 6319-4/00. Quem vende espaço no próprio site ou portal descreve outra atividade.

No Simples Nacional, publicidade é tributada no Anexo V. Ela sobe para o Anexo III quando a folha dos últimos doze meses fica igual ou acima de 28% da receita bruta do mesmo período. A conta completa está em Fator R: como calcular e descobrir se a sua empresa está no anexo certo.

Para agência, esse número não é detalhe. A composição da equipe decide a folha, e a folha decide o anexo, como aparece mais abaixo.

Fee, projeto e mídia: o que é receita da agência

O fee mensal é a forma mais limpa de receita. O contrato define o escopo, a agência entrega e emite uma nota por mês, com a mesma descrição e o mesmo valor, o que facilita a conciliação dos dois lados.

O projeto fechado funciona de outro jeito. Campanha de lançamento, rebranding ou site têm etapas, e o contrato precisa dizer como o valor é faturado: na assinatura, por etapa entregue ou no fim. É esse desenho que define quando a nota sai.

A verba que o cliente entrega para a agência comprar anúncio não é receita da agência, e o tratamento completo da mídia repassada está em Contabilidade para gestores de tráfego: verba de mídia, fee e nota fiscal.

O que é da agência dentro de uma campanha com mídia é o fee, a comissão combinada ou o serviço de gestão. É isso que entra na receita bruta, que a LC 123/2006 define como o produto da venda de bens e serviços e o preço dos serviços prestados.

Quando a agência subcontrata produtora, fotógrafo ou estúdio de som para entregar o projeto, o custo é despesa. A nota que a agência emite ao cliente continua sendo pelo valor total do serviço contratado.

Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso

Chama no WhatsApp, conta o que te incomoda e a gente responde em algumas horas.

Quero falar sobre a minha agência

Cliente de porte: o que o contrato e o cadastro pedem

Cliente grande tem área de compras, cadastro de fornecedor e regra para pagar. Antes do primeiro pagamento, costuma pedir CNPJ ativo, certidões em dia, dados bancários da empresa e contrato assinado.

A nota precisa bater com o contrato: mesmo escopo, mesma descrição, mesmo valor. Divergência pequena, como uma palavra diferente no serviço, é motivo comum para a nota voltar e o pagamento escorregar para o mês seguinte.

O contrato do cliente de porte também traz cláusulas que a agência pequena não costuma ver: propriedade das peças criadas, confidencialidade, multa por atraso de entrega e reajuste anual por índice. Vale ler cada uma com o olhar de quem vai faturar, porque elas mudam o valor e a data da nota.

Quando o contrato prevê bônus por resultado de campanha, a nota do bônus sai quando o valor é devido, com descrição própria. Misturar bônus e fee na mesma nota sem separar complica a conferência do cliente e a sua.

Prazo longo de pagamento aperta o caixa da agência. O DAS vence no dia 20, e a folha e o pró-labore também não esperam o cliente pagar, então o fluxo de caixa precisa contar com esse intervalo.

O cliente de porte também pode estar obrigado a reter tributos da nota, e as regras de retenção de PJ para PJ estão em Contabilidade para prestadores de serviços: retenções e anexo.

Equipe PJ ou CLT: o risco que a agência carrega

É comum a agência montar a equipe com designers, redatores, social media e gestores contratados como PJ. O contrato de prestação de serviço entre empresas é legal e existe para quem presta serviço com autonomia.

O risco aparece quando a rotina desmente o contrato. Se o prestador PJ cumpre horário definido pela agência, responde a um chefe direto, trabalha só para ela e recebe um valor fixo todo mês como se fosse salário, a relação pode ser questionada na Justiça do Trabalho.

Quando o vínculo de emprego é reconhecido, a agência passa a dever as verbas e os encargos do período como se o contrato fosse CLT desde o início. É um passivo que não aparece no balanço até o dia em que aparece.

Há também o efeito no Simples. O pagamento a um fornecedor PJ é despesa com serviço de terceiro, não folha de salários, então a agência com equipe toda PJ fica com folha baixa e tende a ficar no Anexo V.

Contratar pela CLT custa mais por pessoa e aumenta a folha. Antes de decidir, a WJR faz a simulação gratuita do custo de um funcionário, e a escolha de regime e de estrutura entra em Planejamento tributário para pagar o imposto certo.

Como a WJR faz a contabilidade para agências de marketing

A WJR atende desde 1995, presencial e online, com 5 estrelas no Google. Cada cliente tem um time especializado dentro do grupo de WhatsApp da empresa, além de e-mail e portal do cliente.

A WJR emite o DAS e transmite as declarações, incluindo PGDAS-D e DEFIS, e acompanha o RBT12 e o sublimite todo mês, dentro da mensalidade. Para agência que fecha um contrato grande no meio do ano, esse acompanhamento evita surpresa na faixa.

No eSocial, a WJR faz tudo, inclusive a transmissão, e regulariza atraso. Os dados de um novo funcionário são pedidos com 3 dias úteis de antecedência da admissão. O pró-labore é definido com critério, a partir da estratégia alinhada com você.

Todas as mensagens recebidas da Receita são acompanhadas, inclusive o Termo de Exclusão no DTE. A WJR atende todos os regimes, inclusive Lucro Presumido e Lucro Real, para quando a agência passar do Simples.

A abertura de empresa pode ser gratuita, dependendo da análise, e sai com CCM, certificado digital e emissor de notas configurados. Nas palavras de uma cliente, Priscila: "atendimento humanizado e ágil, todos sempre prontos a atender e esclarecer todas as dúvidas".

Os outros nichos atendidos estão em Segmentos. O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas.

Perguntas frequentes

Agência de marketing pode ser MEI?+

Não com o 7311-4/00, agências de publicidade, que não consta do Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018. O 7319-0/02 é permitido ao MEI só pela ocupação de promotor de vendas independente, que não cobre a atividade de agência.

Qual anexo do Simples Nacional a agência de publicidade usa?+

Anexo V. Quando a folha dos últimos doze meses fica igual ou acima de 28% da receita bruta do mesmo período, a tributação passa para o Anexo III.

A verba de mídia do cliente é receita da agência?+

Não. A receita da agência é o fee, a comissão ou o serviço de gestão que ela presta. A verba que o cliente destina à compra de anúncio tem tratamento próprio, explicado em Contabilidade para gestores de tráfego: verba de mídia, fee e nota fiscal, e precisa estar separada no contrato e na conta.

Contratar a equipe como PJ é proibido?+

Não. O contrato entre empresas é legal quando o prestador trabalha com autonomia. O risco surge quando a rotina tem horário imposto, chefe direto, exclusividade e pagamento fixo mensal, porque aí a relação pode ser reconhecida como emprego.

O cliente pode reter imposto da nota da agência?+

Sim. O tomador pode estar obrigado a reter tributos, e em São Paulo o ISS do prestador do Simples é retido pela alíquota informada no documento fiscal; sem essa informação, aplica-se 5%. As retenções federais estão em Contabilidade para prestadores de serviços: retenções e anexo.

Pesquisa de mercado usa o mesmo CNAE da agência?+

Não. Pesquisa de mercado e de opinião pública tem código próprio, o 7320-3/00, e a nota do Concla exclui dele as atividades de agência de publicidade. Quem faz as duas coisas registra as duas atividades.

Contabilidade para agências de marketing: fee, projeto, mídia e equipe