A contabilidade para condomínios tem uma particularidade que pega muito síndico de surpresa: o condomínio não é empresa e não paga imposto como empresa, mas, quando tem porteiro, zelador ou contrata limpeza terceirizada, cumpre as mesmas obrigações de um empregador. E a DIRF, que muita gente ainda espera entregar no começo do ano, não existe mais.
Vale para o prédio residencial com um zelador, para o condomínio comercial com equipe própria e para o síndico que acabou de assumir e herdou pastas sem saber o que é mensal e o que é anual. No cadastro, o condomínio usa o CNAE 8112-5/00 (condomínios prediais) e a natureza jurídica 308-5; é um CNPJ sem fins lucrativos, sem opção pelo Simples Nacional.
A natureza jurídica do condomínio e por que ele não entra no Simples
O condomínio edilício tem CNPJ, com natureza jurídica própria na tabela oficial: 308-5, Condomínio Edilício. A inscrição parte da convenção do condomínio e da ata de eleição do síndico, e o CNPJ é o documento que o prédio usa para registrar funcionário, abrir conta e contratar serviço.
Por isso o condomínio não entra no Simples Nacional. A LC 123/2006, art. 3º, só considera microempresa ou empresa de pequeno porte a sociedade empresária, a sociedade simples e o empresário. O condomínio não é nenhum dos três, e não existe anexo do Simples para ele.
Para a Previdência, porém, a história é outra. A Lei 8.212/1991, art. 15, parágrafo único, equipara a empresa a associação ou a entidade de qualquer natureza ou finalidade, e a norma da Receita sobre contribuições previdenciárias diz expressamente: inclusive o condomínio. Essa equiparação é a base de quase tudo o que vem a seguir.
O condomínio como empregador: eSocial e DCTFWeb
Com funcionário registrado, o condomínio envia a folha pelo eSocial e declara os débitos de contribuição na DCTFWeb. O Decreto 8.373/2014 inclui entre os obrigados ao eSocial o empregador e os que forem equiparados a empresa em lei, e a IN RFB 2.237/2024 inclui na DCTFWeb os equiparados a empresa pelo art. 15, parágrafo único, da Lei 8.212/1991.
Na prática, isso significa admissão, férias, 13º, rescisão, afastamento e folha mensal informados no eSocial nos prazos de qualquer empregador. Porteiro, zelador, faxineiro e folguista contratados diretamente entram nessa rotina.
Por isso o calendário mensal precisa estar com alguém que cuide dele todo mês, e não só quando surge um problema ou quando o síndico muda. As datas do ano estão em Calendário fiscal 2026: mês a mês o que vence, quem paga e os 5 prazos que geram multa.
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A DIRF acabou: EFD-Reinf e eSocial desde 2025
A DIRF foi extinta para fatos ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2025. A IN RFB 2.043/2021, art. 3º, §1º, diz que ela foi substituída por três fontes:
- os eventos da série R-4000 da EFD-Reinf;
- o evento S-1210 do eSocial e os demais eventos por ele referenciados;
- o evento S-2501 do eSocial.
O efeito é que as informações de imposto de renda retido, que antes iam numa declaração anual, passam a ser prestadas mês a mês. Quem espera fevereiro para juntar tudo numa DIRF chega tarde: o que era anual virou rotina mensal. Para o síndico, a mudança pede que as notas dos serviços contratados e os comprovantes de pagamento cheguem à contabilidade no próprio mês, e não numa caixa no fim do ano.
A DIRF só continua a fazer sentido para períodos até 2024, por exemplo numa retificação de ano anterior. Para 2025 em diante, o que vale é a EFD-Reinf e o eSocial.
Limpeza e vigilância terceirizadas: a retenção de 11%
Muitos condomínios trocam o funcionário próprio por empresa terceirizada. A obrigação muda de forma, mas não some.
A Lei 8.212/1991, art. 31, manda a empresa contratante de serviços executados mediante cessão de mão de obra reter 11% do valor bruto da nota fiscal e recolher em nome da prestadora até o dia 20 do mês seguinte ao da emissão. Como o condomínio é equiparado a empresa, a regra vale para ele.
A lei lista, entre os serviços de cessão de mão de obra:
- limpeza, conservação e zeladoria;
- vigilância e segurança;
- empreitada de mão de obra;
- trabalho temporário, na forma da Lei 6.019/1974.
A cessão de mão de obra, pela lei, é a colocação à disposição do contratante de trabalhadores que realizam serviços contínuos, em suas dependências ou nas de terceiros. A limpeza e a vigilância terceirizadas do prédio são o caso típico.
A contratação por cessão de mão de obra também é uma das hipóteses que obrigam à EFD-Reinf, ainda que o contratante seja imune ou isento. A nota da terceirizada chega, a retenção sai no pagamento, e as duas coisas precisam aparecer na declaração do mês. As regras gerais de retenção entre prestador e tomador estão em Contabilidade para prestadores de serviços: retenções e anexo.
Síndico morador e síndico profissional
O síndico morador é um condômino eleito em assembleia para administrar o condomínio. O síndico profissional é contratado para essa função, como pessoa física ou por meio de uma empresa, com contrato de prestação de serviços.
A diferença aparece na contabilidade. A norma da Receita coloca o síndico ou administrador eleito para exercer atividade de administração condominial entre os contribuintes individuais da Previdência (IN RFB 2.110/2022, art. 8º, XIV). Quando a função é contratada de uma empresa, o pagamento é uma contratação de serviço, com nota fiscal, e segue a rotina de qualquer serviço tomado pelo condomínio.
O que a assembleia aprovou, em ata, precisa bater com o que sai do caixa. Essa conferência é o ponto de partida para lançar corretamente o pagamento do síndico, seja qual for a forma de contratação.
Prestação de contas e balancete para os condôminos
O condômino quer ver para onde foi a taxa. A prestação de contas mostra receitas, despesas, inadimplência e o saldo do fundo de reserva, e o balancete mensal é a forma mais clara de apresentar isso.
O CFC informa que não há norma contábil editada por ele que discipline especificamente a contabilidade de condomínios. Na falta de norma própria, a contabilidade do condomínio se organiza pelos princípios contábeis gerais, e a referência mais próxima é a das entidades sem finalidade de lucros, tema tratado em Contabilidade para igrejas e associações: imunidade, isenção, ECD e ECF.
Um balancete confiável depende de três coisas: todo pagamento com documento, toda receita conciliada com o extrato e a folha fechada no mês certo. É com ele que o síndico chega à assembleia com resposta para cada pergunta.
Como a WJR faz a contabilidade para condomínios
A WJR foi fundada em 1995, tem um escritório só, na Mooca, e a trajetória está em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995. O atendimento é presencial e online, com um time especializado no grupo de WhatsApp do condomínio, além de e-mail e portal do cliente.
A WJR faz o eSocial inteiro, com transmissão e regularização de atraso, e pede os dados de cada admissão com 3 dias úteis de antecedência. Antes de contratar um porteiro ou um zelador, simula o custo do funcionário sem cobrar. O serviço de folha está em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.
A WJR acompanha todas as mensagens que o CNPJ recebe da Receita, para que nenhuma pendência fique esquecida entre uma gestão de síndico e outra.
Sobre montar o balancete e a prestação de contas do seu condomínio, depende do caso, no Diagnóstico WJR a gente diz. O que já fica claro na primeira conversa é o que o prédio envia todo mês e o que está atrasado.
Nas palavras do Kaio, cliente: "todos os colaboradores são bem educados e atenciosos". Os outros nichos estão em Segmentos. O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas.
Perguntas frequentes
Condomínio pode optar pelo Simples Nacional?+
Não. O condomínio edilício não é sociedade nem empresário, e a LC 123/2006, art. 3º, só admite no Simples a sociedade empresária, a sociedade simples e o empresário.
Condomínio com porteiro precisa enviar eSocial?+
Sim. Com funcionário registrado, o condomínio envia o eSocial e a DCTFWeb, porque é equiparado a empresa para a Previdência pela Lei 8.212/1991, art. 15, parágrafo único.
O condomínio ainda entrega a DIRF?+
Não, para fatos a partir de 1º de janeiro de 2025. A DIRF foi substituída pelos eventos da série R-4000 da EFD-Reinf e pelos eventos S-1210 e S-2501 do eSocial.
O condomínio retém 11% da empresa de limpeza?+
Sim, quando a limpeza é contratada por cessão de mão de obra. O condomínio retém 11% do valor bruto da nota e recolhe em nome da prestadora até o dia 20 do mês seguinte ao da emissão.
Qual a natureza jurídica do condomínio no CNPJ?+
É a 308-5, Condomínio Edilício, na tabela oficial de natureza jurídica.
O síndico eleito é contribuinte individual?+
Sim. A IN RFB 2.110/2022, art. 8º, XIV, coloca o síndico ou administrador eleito para a administração condominial entre os contribuintes individuais da Previdência.
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Fontes: Concla/IBGE, Tabela de Natureza Jurídica 2021 https://concla.ibge.gov.br/estrutura/natjur-estrutura/natureza-juridica-2021, Receita Federal, tabela de documentos do CNPJ https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/orientacao-tributaria/cadastros/cnpj/tabelas-utilizadas-pelo-programa-cnpj/tabela-de-documentos, Planalto, LC 123/2006, art. 3º https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm, Planalto, Lei 13.202/2015 (Lei 8.212/1991, art. 15, parágrafo único) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2015/lei/l13202.htm, Planalto, Lei 11.933/2009 (Lei 8.212/1991, art. 31) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007-2010/2009/lei/l11933.htm, Planalto, Lei 9.711/1998 (Lei 8.212/1991, art. 31, §§3º e 4º) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9711.htm, Planalto, Decreto 8.373/2014 (eSocial) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2014/decreto/d8373.htm, CFC, perguntas frequentes sobre contabilidade de condomínios https://cfc.org.br/tecnica/perguntas-frequentes/contabilidade-de-condominios/, Receita Federal, IN RFB 2.043/2021 (EFD-Reinf), art. 3º, §1º https://anttlegis.antt.gov.br/action/UrlPublicasAction.php?acao=abrirAtoPublico&num_ato=00002043&sgl_tipo=INM&sgl_orgao=RFB/ME&vlr_ano=2021&seq_ato=000&cod_modulo=420&cod_menu=7145, Receita Federal, IN RFB 2.237/2024 (DCTFWeb), art. 3º, II https://anttlegis.antt.gov.br/action/UrlPublicasAction.php?acao=abrirAtoPublico&num_ato=00002237&sgl_tipo=INM&sgl_orgao=RFB/MF&vlr_ano=2024&seq_ato=000&cod_modulo=420&cod_menu=7145, Receita Federal, IN RFB 2.110/2022, art. 2º, parágrafo único, III, e art. 8º, XIV https://anttlegis.antt.gov.br/action/UrlPublicasAction.php?acao=abrirAtoPublico&num_ato=00002110&sgl_tipo=INM&sgl_orgao=RFB/ME&vlr_ano=2022&seq_ato=000&cod_modulo=420&cod_menu=7145, Concla/IBGE, CNAE 8112-5/00 https://concla.ibge.gov.br/busca-online-cnae.html
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