Obrigações acessórias do Simples Nacional: o que entregar, quando e o que muda em 2027

As obrigações acessórias do Simples Nacional em 2026 se resumem a três que valem para toda empresa optante, fora o MEI: o PGDAS-D todo mês, até o dia 20, mesmo sem receita; a DEFIS uma vez por ano, até 31 de março; e o livro-caixa em dia. Quem tem empregado ou paga pró-labore soma o eSocial, a EFD-Reinf e a DCTFWeb, e a DCTFWeb vence no último dia útil do mês seguinte.

Este texto é para o dono de ME ou EPP que quer saber o que a empresa entrega ao Fisco além de pagar o DAS. A lista é menor do que a de uma empresa do Lucro Presumido, mas cada item tem prazo e multa próprios, e deixar um deles para trás pode custar mais do que o imposto do mês.

Quais são as obrigações acessórias do Simples Nacional em 2026

"Obrigação acessória" é tudo o que a empresa declara, escritura ou guarda, fora o pagamento do tributo em si. No Simples, o quadro de 2026 é este:

| Obrigação | Quem entrega | Prazo | Base |

|---|---|---|---|

| PGDAS-D | todo optante, com ou sem receita | até o dia 20 do mês seguinte | LC 123 e Res. CGSN 140 |

| DEFIS | todo optante | até 31 de março do ano seguinte | Res. CGSN 140, art. 72, §1º |

| Livro-caixa | todo optante sem escrituração contábil | escrituração contínua | LC 123, art. 26, §2º |

| eSocial | quem tem empregado ou paga pró-labore | conforme o evento | eSocial |

| EFD-Reinf | quem tem retenções e outras informações da série | dia 15, antecipado para o dia útil anterior | Receita Federal |

| DCTFWeb | quem tem folha, pró-labore ou retenções | último dia útil do mês seguinte | IN RFB 2.237/2024 |

O que não entra na lista também importa. A ECF é dispensada para o optante. A ECD também é, com uma exceção que aparece mais abaixo. E a DIRF foi extinta a partir do ano-calendário 2025: as informações de rendimentos e retenções passaram a sair do eSocial e da EFD-Reinf.

O que a empresa do Simples entrega todo mês

O centro da rotina é o PGDAS-D, a declaração em que a empresa informa a receita do mês, separada por atividade, e da qual sai o DAS. Ele vai até o dia 20 do mês seguinte, e vale mesmo no mês em que a empresa não faturou nada: sem declaração, não há guia e há multa. Como declarar está em PGDAS-D: o que é e como declarar o Simples todo mês, e a multa por atraso em Multa do PGDAS-D por atraso: como é calculada, reduzida e paga.

Com funcionário ou pró-labore, entram mais três obrigações, que conversam entre si:

• eSocial: admissões, folha, férias, afastamentos e desligamentos, cada evento com seu prazo.
• EFD-Reinf: retenções e outras informações que não são da folha, até o dia 15 do mês seguinte, antecipado para o dia útil anterior quando cair em dia sem expediente.
• DCTFWeb: a declaração que fecha as contribuições do mês a partir do eSocial e da EFD-Reinf, com entrega até o último dia útil do mês seguinte.

O DARF que sai da DCTFWeb vence no dia 20. Como a DCTFWeb nasce dos outros dois sistemas está em DCTFWeb e eSocial: como a folha vira declaração e DARF, e o funcionamento da EFD-Reinf em EFD-Reinf: o que é, prazo e como se liga ao eSocial.

O que vai uma vez por ano: DEFIS em 2026 e o que muda em 2027

Em 2026, a DEFIS reúne as informações socioeconômicas e fiscais do ano anterior. A Res. CGSN 140, art. 72, §1º, manda entregá-la por módulo do PGDAS-D até 31 de março do ano seguinte: a DEFIS do ano-calendário 2025 venceu em 31/03/2026. Prazo, multa e preenchimento estão em DEFIS: o que é, prazo, multa e a mudança para o PGDAS-D.

A partir de 01/01/2027, a Resolução CGSN 190/2026 muda o formato. Ela revoga o art. 72 e cria o art. 38-B, pelo qual as informações socioeconômicas e fiscais do ano anterior passam a ser prestadas uma única vez, dentro do PGDAS-D, no período de janeiro a março de cada ano.

O que isso quer dizer na prática:

1. A obrigação continua, só muda de lugar: sai a declaração separada, entra um bloco anual dentro da declaração mensal.
2. As informações de 2026 já devem seguir o formato novo. Essa é a leitura conjunta do art. 38-B com a data de efeitos da Res. 190: as informações de 2026 seriam prestadas no PGDAS-D entre janeiro e março de 2027.
3. O fechamento do ano pesa mais cedo. Se os dados do ano vão junto com as declarações de janeiro a março, o ano anterior precisa estar conferido logo no começo do ano.

Livro-caixa, ECD e guarda de documentos

A LC 123, art. 26, §2º, manda o optante manter o livro-caixa, com a movimentação financeira e bancária. A Res. CGSN 140, art. 63, §3º, dispensa o livro-caixa de quem apresenta escrituração contábil, em especial o Livro Diário e o Livro Razão. A LC 123, art. 27, permite ainda adotar contabilidade simplificada, de forma opcional. A diferença entre os dois caminhos está em Livro caixa no Simples Nacional ou escrituração contábil: o que cada um resolve.

Não é detalhe. A falta de escrituração do livro-caixa, ou um livro que não permita identificar a movimentação financeira, inclusive bancária, é causa de exclusão de ofício do Simples (LC 123, art. 29, VIII).

Três pontos que completam o quadro:

• Outros livros: a Res. 140, art. 63, lista livros fiscais conforme a atividade, como o Registro de Inventário para quem é contribuinte do ICMS e o Registro de Entradas.
• ECD: o optante é dispensado pela IN RFB 2.003/2021, art. 3º, §1º, salvo quando recebe aporte de investidor-anjo (§2º). Esse caso está em Investidor-anjo no Simples Nacional: como funciona o aporte e o que muda na empresa.
• Guarda: notas, livros e comprovantes ficam guardados enquanto não correr o prazo decadencial e não prescreverem as ações pertinentes (LC 123, art. 26, II).

Empresa parada no Simples também declara?

Sim. O PGDAS-D é mensal mesmo sem receita, e a declaração anual segue valendo para o ano sem movimento. A empresa que fica meses parada sem declarar acumula multa por período e pode descobrir o problema só quando precisa de uma certidão.

Do lado da folha, o período sem empregado, sem pró-labore e sem retenções também tem uma forma própria de ser informado no eSocial e na DCTFWeb, explicada em eSocial sem funcionário: o que a empresa precisa enviar. Quando a empresa volta a ter movimento, as obrigações mensais voltam junto.

Como a WJR cuida das obrigações do Simples

Na WJR, o DAS é emitido e o PGDAS-D e a DEFIS são transmitidos pelo escritório, e o acompanhamento do RBT12 e do sublimite entra na mensalidade. Quando a empresa tem funcionário, a WJR faz o eSocial completo, inclusive a transmissão, e pede os dados de quem vai ser admitido com 3 dias úteis de antecedência.

A WJR também acompanha todas as mensagens que a Receita manda pelo DTE, onde chegam os avisos de pendência. O time especializado atende pelo grupo de WhatsApp da empresa; conheça o escritório em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995 e outros temas do regime em Simples nacional.

Perguntas frequentes

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Fontes: Planalto, Lei Complementar 123/2006 (arts. 26, 27 e 29) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp123.htm, Receita Federal, Resolução CGSN 140/2018 (arts. 63 e 72) https://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?idAto=92278&visao=compilado, Receita Federal, Resolução CGSN 190/2026 (art. 38-B) https://normasinternet2.receita.fazenda.gov.br/#/consulta/externa/152832, Receita Federal, CGSN atualiza regras do Simples Nacional para a reforma tributária (08/2026) https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/noticias/2026/agosto/cgsn-atualiza-regras-do-simples-nacional-para-adequacao-a-reforma-tributaria-do-consumo, Governo Federal, Declarar apurações e informações anuais do Simples Nacional https://www.gov.br/pt-br/servicos/declarar-apuracoes-e-informacoes-anuais-do-simples-nacional, Receita Federal, Instrução Normativa RFB 2.237/2024 (DCTFWeb) http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?idAto=141910, Receita Federal, Instrução Normativa RFB 2.003/2021 (ECD, art. 3º) https://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.action?idAto=114965, Receita Federal, Manual da DCTFWeb (atualização janeiro 2025) https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/manuais/manual-dctfweb/manual-dctfweb-atualizacao-janeiro2025_versao_final.pdf, Receita Federal, EFD-Reinf: qual é o prazo https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/acesso-a-informacao/perguntas-frequentes/sped/efd-reinf/efdr/1-geral/1-12-qual-e-o, eSocial, Substituição da DIRF por eventos do eSocial começa no período de apuração 01/2025 https://www.gov.br/esocial/pt-br/noticias/substituicao-da-dirf-pgd-por-eventos-do-esocial-comeca-no-periodo-de-apuracao-01-2025