O que é CNPJ inapto e como regularizar: causas, efeitos e o caminho na Receita

O que é CNPJ inapto e como regularizar? É a inscrição que a Receita Federal declarou inapta, na maioria dos casos porque a empresa deixou de entregar declarações obrigatórias por no mínimo 90 dias contados da omissão. Para regularizar, entregue pela internet todas as declarações em atraso e acompanhe a situação cadastral até ela voltar a ativa.

Inapto não é o mesmo que baixado: a empresa ainda existe, mas perde funções importantes e pode ter a inscrição baixada se ficar parada nessa situação. Esta página mostra por que acontece, o que muda e como sair. Outras respostas rápidas estão em Perguntas.

O que é CNPJ inapto e como regularizar: quando a Receita declara a inaptidão?

A Lei 9.430/1996 (art. 81, na redação da Lei 14.195/2021) manda declarar inaptas as inscrições no CNPJ, nos termos definidos pela Receita, quando a pessoa jurídica:

• deixar de apresentar obrigações acessórias por no mínimo 90 dias a contar da omissão;
• for inexistente de fato, como a que não é localizada no endereço informado no CNPJ ou está com as atividades paralisadas sem comunicação;
• estiver suspensa por no mínimo um ano;
• não comprovar a origem dos recursos usados em comércio exterior, entre outras hipóteses previstas no artigo.

A causa mais comum para a pequena empresa é a primeira: declaração não entregue. Por isso a Receita orienta usar o e-CAC, em Certidões e Situação Fiscal, Consulta Pendências, para ver quais estão em atraso. Quem não tem acesso pode pedir ao contador, como explica Procuração no e-CAC para o contador: como liberar, conferir e cancelar o acesso.

Como saber se meu CNPJ está inapto?

Consulte a situação cadastral e emita o comprovante de inscrição no site da Receita, caminho descrito em Como consultar um CNPJ na Receita: passo a passo e o que o resultado mostra. A Receita também avisa por Ato Declaratório Executivo, em regra publicado no próprio site, e envia mensagem à Caixa Postal do e-CAC.

Para o MEI, a leitura de cada situação está em Como consultar a situação do MEI no CNPJ e o que fazer em cada caso.

O que muda quando o CNPJ fica inapto?

Segundo a Receita, a empresa declarada inapta:

• entra no Cadin, o cadastro de créditos não quitados do setor público federal;
• fica impedida de participar de concorrência pública, de obter incentivos fiscais e de fazer operações de crédito com recursos públicos;
• fica impedida de transacionar com estabelecimentos bancários, inclusive movimentar contas e obter empréstimos;
• fica impedida de emitir documento fiscal eletrônico.

Os documentos emitidos por empresa inapta, a partir da publicação do ato, são tratados como inidôneos para quem os recebe. O cliente não pode deduzir esses valores como custo ou despesa nem usá-los como crédito, salvo se comprovar o pagamento e o recebimento dos bens ou a utilização do serviço (Lei 9.430/1996, art. 82, e IN RFB 2.119/2022, art. 51). Na prática, o cliente da empresa inapta também sente o problema.

Como regularizar o CNPJ inapto, passo a passo?

1. Levante as omissões. Veja no e-CAC a lista de declarações e escriturações em atraso.
2. Entregue todas as pendentes. A inaptidão por omissão é regularizada com a entrega das declarações exigidas, feita pela internet, ou com a comprovação de que foram entregues no prazo. É preciso sanear tanto as listadas no ato quanto as que venceram depois dele, e não pode restar nenhuma omissão para a regularização automática.
3. Pague as multas por atraso, se houver.
4. Acompanhe o resultado. A Receita processa a regularização diariamente, considerando as omissões do relatório de situação fiscal até as 17 horas. Depois, emita o comprovante e confira se voltou a constar como ativa.

Se a omissão decorre de dado cadastral desatualizado, é possível transmitir o Documento Básico de Entrada (DBE) para corrigir informações ou pedir a baixa, mesmo com a inscrição inapta.

E se eu não regularizar?

A empresa declarada inapta que não regulariza sua situação em 180 dias pode ter a inscrição baixada de ofício (IN RFB 2.119/2022, art. 31, I). Os débitos que existirem passam a poder ser cobrados dos responsáveis tributários. Para quem quer encerrar de verdade a empresa, o caminho correto é a baixa regular, tema de Como dar baixa em uma empresa: distrato, CNPJ e o que fica depois.

Empresa parada também precisa declarar. O que fazer com a empresa inativa está em Empresa inativa precisa declarar? O que continua obrigatório no Simples, no MEI e fora deles, e o caso de contabilidade atrasada, em Contabilidade atrasada: como regularizar, o que entregar primeiro e quanto custa esperar.

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Perguntas frequentes

Fontes: Planalto, Lei 9.430/1996, arts. 81 e 82 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l9430.htm, Receita Federal, Inaptidão da inscrição no CNPJ em decorrência de omissão https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/orientacao-tributaria/cobrancas-e-intimacoes/controle-de-entrega-de-declaracoes/declaracao-de-inaptidao-da-inscricao-no-cnpj