Como mudar de contador sem dor de cabeça: o que combinar, pedir e trocar

Como mudar de contador sem dor de cabeça? Avise o atual por escrito, respeitando o que diz o contrato, combine uma data de corte e peça os documentos e acessos antes de cancelar qualquer procuração. A norma de ética da profissão já trabalha a seu favor: o contador que sai deve notificar por escrito e informar o substituto sobre o que ele precisa saber.

A dor de cabeça costuma vir de três lugares: o mês da virada que ninguém assumiu, o documento que não volta e o acesso ao governo que some antes da hora. O passo a passo completo está em Como trocar de contador: o passo a passo do aviso à primeira competência. Aqui está a versão curta.

Como mudar de contador sem dor de cabeça, na ordem certa?

Cinco passos resolvem a maior parte dos casos:

1. Leia o contrato. Ele diz como encerrar e com que aviso. O CRCSP lembra a necessidade de notificação prévia no distrato.
2. Escolha o novo contador e confirme o registro no CRC antes de assinar.
3. Avise o atual por escrito, com uma data de corte, para que cada um saiba quem entrega qual mês.
4. Peça documentos e acessos, sempre por escrito, com prazo.
5. Troque a procuração só quando o novo contador estiver pronto para assumir.

O que o contador atual deve fazer na saída?

A NBC PG 01, o Código de Ética Profissional do Contador, traz dois deveres úteis. O contador deve renunciar às funções quando faltar confiança entre as partes, notificando por escrito e respeitando os prazos do contrato (item 4, "k"). E, ao ser substituído, deve informar ao substituto os fatos que precisem chegar a ele (item 4, "l").

A norma pede ainda, no item 18, "d", que o contador evite desentendimentos com o colega que o substitui. Na prática, a troca bem feita é conversa entre os dois escritórios, e não um cabo de guerra com você no meio.

E se o contador segurar os documentos?

O item 5, "l", da NBC PG 01 veda ao contador reter abusivamente livros, papéis ou documentos, inclusive arquivos eletrônicos, confiados à sua guarda. A norma cita o caso de reter para forçar o cliente a cumprir obrigações do contrato.

O CRCSP orienta que, no distrato, o profissional deixe à disposição a documentação do cliente que esteja em seu poder. Um caso real mostra que a regra é aplicada: em decisão homologada em 14/09/2022, o CFC manteve multa de R$ 503,00 e advertência reservada por reter documentos de cliente. Se isso acontecer com você, o caminho está em Contador pode reter documentos da empresa? O que diz o CFC e o que fazer.

Como trocar o acesso à Receita sem ficar no escuro?

A autorização de acesso (procuração) ao e-CAC é um serviço do gov.br, em que se pode consultar e cancelar o que foi concedido. Para cadastrá-la pela internet, o serviço exige conta gov.br nível Prata ou Ouro. A autorização vale por até 5 anos ou pelo prazo definido por quem a outorga.

Por isso, a ordem importa: cadastre o novo contador antes de cancelar o antigo, ou combine a data exata com os dois. Assim a empresa não fica sem ninguém acompanhando as mensagens da Receita no meio do mês.

O que conferir no primeiro mês com o novo contador?

Peça ao novo contador uma conferência do que foi entregue antes. Ele deve olhar guias pagas, declarações transmitidas e pendências abertas, e o que encontrar vira lista de pendências. Esse trabalho está explicado em Como revisar a contabilidade do contador antigo: o que conferir, até onde voltar e o que pode ser recuperado.

Combine também, desde o primeiro dia, o que você manda todo mês e até quando. O resumo está em O que o contador precisa de mim todo mês? A lista curta e o porquê de cada item. O contrato novo deve ser escrito: a NBC PG 01 (item 9) manda formalizar o contrato por escrito depois de aceita a proposta.

Quer que alguém conduza a troca com você?

Em uma troca, o mais valioso é ter alguém que olhe o histórico e diga o que está atrasado. Veja como a WJR enxerga a revisão de regime e estrutura em Planejamento tributário para pagar o imposto certo. Outras respostas rápidas estão em Perguntas. O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, presencial ou online, com resposta em algumas horas.

Perguntas frequentes

Fontes: CFC, NBC PG 01 Código de Ética Profissional do Contador (itens 4, 5, 9 e 18) https://www1.cfc.org.br/sisweb/SRE/docs/NBCPG01.pdf, CRCSP, Contrate um profissional da contabilidade https://crcsp.org.br/portal/fiscalizacao/contrate.htm, gov.br, Cadastrar ou cancelar procuração para acesso ao e-CAC https://www.gov.br/pt-br/servicos/cadastrar-ou-cancelar-procuracao-para-acesso-ao-e-cac, CFC, Ementa de caso de retenção de livros e documentos do cliente https://cfc.org.br/wp-content/uploads/2024/05/EMENTA-POR-APROPRIAR-SE-RETER-ABSIVAMENTE-LIVROS-OU-DOCUMENTOS-DO-CLIENTE-2022.000158.pdf