O que o contador precisa de mim todo mês? Lista

O que o contador precisa de mim todo mês é o que prova o que aconteceu na empresa: as notas fiscais emitidas e recebidas, os extratos bancários, os comprovantes de pagamento, os movimentos da folha e as retiradas dos sócios. A razão é técnica: a escrituração parte de documentos e, na falta deles, de elementos que comprovem os fatos (ITG 2000, item 5, "e").

Entregar tudo na rotina evita a correria perto do vencimento das guias. A lista completa, com as datas do governo, está em Documentos para o contador: o que mandar todo mês e até quando. Esta página é a versão curta e explica o porquê de cada item.

O que o contador precisa de mim todo mês, em cinco itens?

Cinco grupos cobrem quase tudo:

Notas fiscais emitidas e recebidas: vendas, serviços prestados, compras e serviços contratados, incluindo as canceladas;
Extratos de todas as contas: banco, conta digital e maquininha ou plataforma de pagamento;
Comprovantes de pagamento: de despesas e de impostos, principalmente os que não saíram da conta da empresa;
Movimentos da folha: admissões, desligamentos, faltas, horas extras, comissões, adiantamentos e férias combinadas;
Retiradas dos sócios: quanto saiu como pró-labore e quanto como lucro.

Se a empresa emite nota por um emissor ligado ao escritório, o item 1 já chega por lá. O mesmo vale quando o banco tem integração com o sistema do contador.

Por que ele precisa de documento, e não só da sua palavra?

Porque a lei e a norma técnica ligam o lançamento ao documento. O Código Civil manda manter a escrituração "em correspondência com a documentação respectiva" (art. 1.179). A ITG 2000 (R1), do CFC, define a documentação contábil como a que comprova os fatos que originam lançamentos e inclui documentos, livros, papéis e registros, de origem interna ou externa (item 26).

O registro contábil também precisa trazer o número do lançamento relacionado ao documento de origem (item 7). E, na falta do documento, a escrituração pode se apoiar em elementos que comprovem ou evidenciem o fato (item 5, "e"). Isso é um recurso, e não um atalho: quanto mais fraco o comprovante, mais frágil o lançamento.

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O que mandar fora da rotina mensal?

Alguns fatos mudam a contabilidade no mês em que acontecem, e o contador precisa saber na hora:

contrato novo de aluguel, empréstimo ou financiamento;
compra de veículo ou equipamento;
mudança de endereço, atividade ou quadro de sócios;
qualquer carta ou mensagem recebida de órgão público;
admissão de funcionário, que tem prazo próprio no eSocial.

A ideia é simples: se o fato muda um imposto, um registro ou uma obrigação, avise antes de o mês fechar. O guia do vencimento do Simples está em DAS vencimento: quando vence a guia do Simples Nacional e como emitir.

Por quanto tempo guardar os documentos?

Para a empresa optante do Simples Nacional, a LC 123 manda manter em boa ordem e guarda os documentos que fundamentaram a apuração dos impostos e o cumprimento das obrigações acessórias, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes (art. 26, II).

Ou seja, o prazo não é "até fechar o mês". Mesmo que o contador guarde cópia, a empresa deve manter os originais organizados, em papel ou em arquivo.

Como mandar sem virar um segundo trabalho?

O erro mais comum é o documento solto em conversa pessoal. Três combinados resolvem a maior parte:

um canal fixo para os documentos, que não se misture com outros assuntos;
um dia fixo do mês para enviar o pacote;
uma conta só da empresa, sem despesa pessoal misturada.

O que acontece quando algo atrasa ou chega errado, e de quem é a falha, está em O contador é responsável por erro na empresa? Quem responde, como corrigir e o que fazer. O trabalho do contador depois que recebe está em O que faz um contador pela empresa, na prática.

Quer deixar essa rotina redonda?

Se o seu problema é de organização, e não de imposto, o caminho é desenhar o fluxo de documentos da empresa, com dono e prazo para cada etapa: é o que faz a BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa. Outras respostas rápidas estão em Perguntas. O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, presencial ou online.

Perguntas frequentes

Existe uma lista oficial do que enviar ao contador?+

Não há uma lista única. O que existe é a regra de que a escrituração parte de documentos que comprovam os fatos (ITG 2000, item 26), e o contador pede o que precisa para cumprir as obrigações da sua empresa.

E se eu não tiver o documento de uma despesa?+

Avise o contador. A norma admite que, na falta do documento, a escrituração use elementos que comprovem ou evidenciem o fato (ITG 2000, item 5, "e"), mas o comprovante original é sempre melhor.

Preciso mandar o extrato mesmo sem movimento?+

Sim. O extrato sem movimento é o que mostra que nada entrou nem saiu, e o contador precisa dele para fechar o mês.

Por que o contador pergunta sobre as retiradas dos sócios?+

Porque ele precisa classificar o que saiu como pró-labore, o que saiu como lucro e o que é despesa pessoal. Como cada um funciona está em Como funciona o pró-labore: quem recebe, o desconto de INSS e o recolhimento.

Por quanto tempo guardo os documentos da empresa do Simples?+

Enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas as ações pertinentes, segundo o art. 26, II, da LC 123/2006.

O que o contador precisa de mim todo mês? A lista curta e o porquê de cada item