Como consultar débitos do CNPJ na Receita e na PGFN

Para saber como consultar débitos do CNPJ na Receita e na PGFN, o caminho mais completo é o serviço "Minhas Dívidas e Pendências", da Receita Federal, que mostra as pendências na Receita e os débitos inscritos em Dívida Ativa da União. A dívida ativa também aparece no Regularize, o portal da PGFN, onde ela pode ser paga ou negociada.

Receita e PGFN: por que existem dois lugares

O débito federal nasce na Receita. Enquanto está lá, ele é cobrado pela própria Receita e pode ser pago, compensado ou parcelado nesse ambiente. Quando não é pago, o débito é inscrito em Dívida Ativa da União e passa a ser cobrado pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, a PGFN.

Por isso uma empresa pode ter dívida nos dois lugares ao mesmo tempo: débitos recentes na Receita e débitos antigos na PGFN. O que é a dívida ativa e o que muda com a inscrição está em O que é dívida ativa da União: quem inscreve, o que entra e como consultar.

Como consultar débitos do CNPJ na Receita e na PGFN pelo Minhas Dívidas e Pendências

Segundo o guia do usuário publicado pela Receita, o serviço "Minhas Dívidas e Pendências" substitui o antigo "Situação Fiscal" e oferece as mesmas consultas da antiga "Consulta Pendências - Situação Fiscal" do e-CAC. O acesso é pelo Portal de Serviços da Receita, com login gov.br.

O guia diz que é preciso ter conta gov.br de nível prata ou ouro. Procuradores entram com a própria conta e informam o CPF ou o CNPJ de quem representam. É assim que o contador consulta a empresa, como mostra Procuração no e-CAC para o contador: como liberar, conferir e cancelar o acesso.

Pelo guia, o serviço mostra:

Pendências na Receita Federal.
Débitos em Dívida Ativa da União, cobrados pela PGFN.
Débitos que vêm da DCTFWeb.
Itens com exigibilidade suspensa e processos fiscais.

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O que dá para fazer na mesma tela

O guia lista as ações disponíveis no serviço:

Emitir o documento de arrecadação dos débitos.
Montar uma "Lista de Pagamentos" com vários débitos e gerar um DARF único.
Ver os valores atualizados com multa e juros.
Conferir opções de parcelamento.
Verificar se a certidão pode ser emitida.
Baixar o relatório em PDF pela opção "Baixar Relatório", com ou sem pendências.

O relatório é o documento mais útil para levar a uma reunião com o contador ou para mostrar a um banco. Ele resume tudo o que impede a certidão. Como tirar a certidão está em Certidão negativa de débitos: como tirar a federal, a estadual, a municipal e as outras.

Consultando e negociando na PGFN pelo Regularize

O Regularize é o portal da PGFN para a dívida ativa. A página inicial informa que o portal funciona de segunda a sexta-feira, exceto feriados nacionais, das 7h às 22h, horário de Brasília. Para pessoa jurídica, o acesso pede CNPJ e senha, com cadastro prévio no próprio portal.

Na área de acesso livre, sem login, o Regularize traz a emissão de guia de pagamento, a certidão conjunta de regularidade fiscal, o certificado de regularidade do FGTS do empregador, a consulta aos editais de transação e a "Dívida Aberta". O portal também informa que emite guias para débitos inscritos em dívida ativa da União e do FGTS.

Para negociar, o caminho é o próprio Regularize, explicado em Como negociar dívida da empresa na PGFN pelo Regularize: passo a passo.

E os débitos estaduais e municipais?

O serviço da Receita e o Regularize mostram só débitos federais. ICMS fica com a SEFAZ do estado, e ISS e IPTU com a prefeitura. Uma consulta completa da situação da empresa passa pelos três níveis.

Para quem está no Simples, um débito em qualquer esfera pode levar à exclusão do regime. A página Simples Nacional com débito: quando a dívida impede a entrada ou tira a empresa do regime trata desse risco, e as opções de parcelamento federal estão em Parcelamento na Receita Federal: como parcelar impostos federais.

Com que frequência consultar

Não há uma regra legal de frequência. Uma rotina mensal, junto com o fechamento, evita surpresas como uma certidão negada na hora de assinar um contrato ou um termo de exclusão do Simples. Organizar essa rotina dentro da empresa é tema do BPO financeiro e consultoria de processos internos para a sua empresa.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Dívida ativa: o que é e o que fazer quando a empresa é inscrita.

O que é o e-CAC está em O que é e-CAC: o portal da Receita Federal, o que dá para fazer e como entrar, e outras dúvidas em Perguntas.

Perguntas frequentes

Preciso de certificado digital para consultar os débitos do CNPJ?+

Não necessariamente. O guia da Receita exige conta gov.br de nível prata ou ouro para o "Minhas Dívidas e Pendências". Procuradores acessam com a própria conta.

O relatório da Receita mostra a dívida ativa da PGFN?+

Sim. Pelo guia do usuário, o serviço mostra as pendências na Receita e os débitos em Dívida Ativa da União, e permite baixar o relatório em PDF.

O Regularize funciona no fim de semana?+

Não. A página do portal informa funcionamento de segunda a sexta-feira, exceto feriados nacionais, das 7h às 22h, horário de Brasília.

Débito de FGTS aparece na PGFN?+

O Regularize informa que emite guias para débitos inscritos em dívida ativa da União e do FGTS. Para saber se o débito da sua empresa já aparece, a consulta é feita no próprio portal.

Débito de ICMS aparece nessas consultas?+

Não. As consultas da Receita e da PGFN tratam de débitos federais. ICMS se consulta na SEFAZ do estado, e tributos municipais na prefeitura.

Como consultar débitos do CNPJ na Receita e na PGFN, passo a passo