Como consultar uma nota fiscal pela chave de acesso: NF-e, NFC-e e NFS-e

Para saber como consultar uma nota fiscal pela chave de acesso, primeiro veja o tipo de nota: a NF-e é consultada no Portal Nacional da NF-e com os 44 dígitos impressos no DANFE, a NFC-e na consulta pública da SEFAZ do estado e a NFS-e do padrão nacional no portal da NFS-e. Em todos os casos, a consulta confirma se a nota está na base do fisco, o que ajuda a checar a autenticidade antes de pagar ou lançar.

Como consultar uma nota fiscal pela chave de acesso da NF-e

A NF-e é a nota de mercadoria emitida entre empresas. A consulta é feita na página "Consultar NF-e" do Portal Nacional da NF-e. O passo a passo é curto:

• Abra a página Consultar NF-e no Portal Nacional da NF-e.
• No campo "Chave de Acesso", digite o número de 44 dígitos presente no DANFE, sem espaços.
• Digite os 6 caracteres da imagem de verificação, que o portal usa para barrar consultas automáticas.
• Confirme a consulta e confira emitente, destinatário, valores e itens.

O próprio portal avisa que o navegador precisa estar com a gravação de cookies habilitada para a consulta funcionar. Se a página não carrega, esse é o primeiro ajuste a fazer.

O DANFE é o documento impresso que acompanha a mercadoria e traz a chave. Ele não é a nota; a nota é o arquivo eletrônico. A diferença está em O que é DANFE: o documento que acompanha a mercadoria, e não a nota.

Onde fica a chave de acesso

Na NF-e, a chave aparece no DANFE, como informa o próprio portal. É uma sequência numérica longa. Na hora de digitar, informe só os números, sem espaços.

No arquivo XML, a chave também aparece, porque o XML é a própria nota. Quem recebe o XML do fornecedor pode copiar a chave de lá e evitar erro de digitação. O papel do XML está em O que é XML da nota fiscal: o arquivo que é a nota de verdade.

Errou um dígito? A consulta não encontra a nota. Antes de concluir que a nota é falsa, confira a digitação com calma.

Como consultar a NFC-e de São Paulo

A NFC-e é a nota do varejo ao consumidor. Em São Paulo, a SEFAZ-SP tem uma página de Consulta Pública da NFC-e. Ela pede dois dados, ambos obrigatórios: a chave de acesso e os caracteres da imagem de verificação.

Outros estados têm a própria página de consulta da NFC-e, porque a nota é autorizada pela SEFAZ de cada estado. A diferença entre NF-e, NFC-e e NFS-e está em Tipos de nota fiscal: qual a sua empresa emite.

Como consultar a NFS-e do padrão nacional

A nota de serviço do padrão nacional tem consulta pública no portal da NFS-e. A página pergunta "Como deseja consultar?" e oferece dois caminhos:

• Por chave de acesso: informa a chave da NFS-e.
• Por dados da DPS: informa o CPF ou CNPJ do emitente, a série e o número da DPS e o município de emissão.

A DPS é a declaração de prestação de serviço que gera a nota no padrão nacional. Quem só tem os dados da DPS consegue achar a nota sem a chave. O funcionamento do padrão nacional está em NFS-e nacional: o que é o padrão nacional da nota de serviço.

Notas de serviço emitidas em sistema próprio do município seguem a consulta da prefeitura que emitiu. Vale olhar no documento qual sistema gerou a nota.

Para que serve a consulta no dia a dia da empresa

Consultar pela chave é um controle simples que evita problemas maiores:

• Antes de pagar um fornecedor: confirma que a nota existe e que os dados batem com o pedido.
• Antes de lançar na contabilidade: nota que não aparece na base não deve virar crédito nem despesa sem conferência.
• Depois de um cancelamento: o emitente pode cancelar dentro do prazo, e a consulta mostra se a nota mudou. As regras estão em Cancelar nota fiscal: o prazo, e o que fazer quando ele já passou.
• Na entrada de mercadoria: quem recebe NF-e também pode registrar eventos sobre ela, tema de O que é manifestação do destinatário: os 4 eventos da NF-e e os prazos.

Um hábito que ajuda o fechamento do mês é guardar o XML de toda nota de compra e enviar ao contador em pasta organizada. O roteiro está em Como organizar as notas de entrada para o contador: arquivo, conferência e envio.

O que fazer se a nota não aparece

Se a consulta não encontra a nota, siga esta ordem:

• Confira a digitação da chave, dígito por dígito.
• Confira se o tipo de nota bate com o portal escolhido (NF-e, NFC-e ou NFS-e).
• Peça ao fornecedor o XML e a confirmação da autorização.
• Se a dúvida continuar, não pague nem lance antes de falar com o contador.

Quem emite nota pelo próprio sistema também pode usar a consulta para conferir as notas que saíram. Um emissor organizado (Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro) reduz esse tipo de conferência manual.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em O que é DANFE: o documento que acompanha a mercadoria, e não a nota.

Perguntas frequentes

Fontes: Receita Federal, Portal Nacional da NF-e, Consultar NF-e https://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/consultaRecaptcha.aspx?tipoConsulta=resumo&tipoConteudo=7PhJ+gAVw2g=; SEFAZ-SP, Consulta Pública NFC-e https://www.nfce.fazenda.sp.gov.br/NFCeConsultaPublica/Paginas/ConsultaPublica.aspx; NFS-e Nacional, Consulta Pública https://www.nfse.gov.br/consultapublica