Como calcular o IRRF do funcionário na folha

Como calcular o IRRF do funcionário na folha: parta do salário tributável, deduza INSS, dependentes e pensão judicial, ou use o desconto simplificado se for melhor, e aplique a tabela progressiva mensal. Desde janeiro de 2026, o resultado também passa pela redução da Lei 15.270/2025, que zera o imposto para rendimentos tributáveis até R$ 5.000,00 e diminui o imposto até R$ 7.350,00.

O cálculo tem quatro etapas e qualquer erro em uma delas muda o líquido do funcionário. A seguir, cada etapa com a base legal e dois exemplos.

Etapa 1: qual é o rendimento tributável?

O imposto incide sobre os rendimentos do trabalho assalariado e é retido a cada pagamento (Lei 7.713/1988, art. 7º, I e § 1º). Entram salário, horas extras, adicionais, comissões e outras verbas tributáveis do mês. Verbas indenizatórias, como o reembolso de despesas, ficam de fora.

Etapa 2: quais deduções usar?

A Lei 9.250/1995, art. 4º, permite deduzir da base mensal:

a contribuição ao INSS descontada do empregado (inciso IV);
a pensão alimentícia paga por decisão judicial, acordo homologado ou escritura pública (inciso II);
R$ 189,59 por dependente (inciso III, "i");
a contribuição à previdência privada a cargo do empregado, nas condições da lei (inciso V).

O § 2º do mesmo artigo oferece uma alternativa: o desconto simplificado mensal, de 25% do valor máximo da faixa isenta da tabela. Com a faixa isenta de R$ 2.428,80, o desconto simplificado é de R$ 607,20. A empresa usa o que for mais benéfico ao funcionário.

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Etapa 3: como aplicar a tabela progressiva?

A tabela mensal vigente desde maio de 2025 está na Lei 11.482/2007, art. 1º, XII:

até R$ 2.428,80: isento;
de R$ 2.428,81 a R$ 2.826,65: 7,5%, parcela a deduzir de R$ 182,16;
de R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05: 15%, parcela a deduzir de R$ 394,16;
de R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68: 22,5%, parcela a deduzir de R$ 675,49;
acima de R$ 4.664,68: 27,5%, parcela a deduzir de R$ 908,73.

A conta é: base de cálculo multiplicada pela alíquota da faixa, menos a parcela a deduzir.

Etapa 4: como aplicar a redução de 2026?

A Lei 15.270/2025 incluiu o art. 3º-A na Lei 9.250/1995. A partir de janeiro de 2026, o imposto mensal tem uma redução calculada sobre os rendimentos tributáveis:

até R$ 5.000,00: redução de até R$ 312,89, de modo que o imposto devido seja zero;
de R$ 5.000,01 a R$ 7.350,00: redução de R$ 978,62 menos 0,133145 vezes os rendimentos tributáveis;
acima de R$ 7.350,00: sem redução.

A redução fica limitada ao imposto calculado pela tabela (§ 1º) e também vale para o imposto do 13º salário (§ 3º). O 13º tem página própria em 13º salário: datas de 2026 e 2027, cálculo com exemplo em reais e o pico de dezembro.

Como calcular o IRRF do funcionário na folha: exemplos

Exemplo 1: salário de R$ 4.000,00, um dependente. Com o desconto simplificado, a base fica em R$ 3.392,80. Pela tabela, 15% menos R$ 394,16 dá R$ 114,76. Como o rendimento tributável é de até R$ 5.000,00, a redução zera o imposto. IRRF: zero.

Exemplo 2: salário de R$ 6.000,00, sem dependentes, INSS hipotético de R$ 700,00. A dedução legal (R$ 700,00) é maior que o desconto simplificado, então a base é R$ 5.300,00. Pela tabela, 27,5% menos R$ 908,73 dá R$ 548,77. A redução é R$ 978,62 menos 0,133145 vezes R$ 6.000,00, ou R$ 179,75. IRRF: R$ 369,02.

O INSS do exemplo 2 é ilustrativo: o valor real depende da tabela de contribuição do ano, explicada em Quais são os descontos do salário CLT e o que a empresa não pode descontar.

Erros comuns no cálculo

Aplicar a tabela sem a redução do art. 3º-A a partir de janeiro de 2026.
Calcular a redução sobre a base já deduzida, e não sobre o rendimento tributável.
Usar dedução por dependente sem declaração do funcionário.
Esquecer de comparar com o desconto simplificado.
Deduzir pensão paga sem decisão judicial, acordo homologado ou escritura.

A pensão em folha está em Pensão alimentícia descontada na folha: como funciona para a empresa, e o conceito de IRRF em O que é IRRF e quando é retido: salário, lucros acima de R$ 50 mil e o fim da DIRF.

Onde o IRRF aparece?

O imposto retido aparece como desconto no holerite e entra no cálculo do líquido, explicado em Qual a diferença entre salário bruto e líquido e o que entra em cada um. A rotina mensal da folha está em Como funciona a folha de pagamento: o ciclo do mês, passo a passo.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O serviço de folha está em Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Outras dúvidas estão em Perguntas.

Perguntas frequentes

Quem ganha até R$ 5.000,00 paga IRRF em 2026?+

Não, em regra. Para rendimentos tributáveis mensais até R$ 5.000,00, a redução do art. 3º-A da Lei 9.250/1995 é suficiente para zerar o imposto.

Qual é a dedução por dependente?+

R$ 189,59 por dependente por mês (Lei 9.250/1995, art. 4º, III, "i").

O que é o desconto simplificado mensal?+

Uma dedução de 25% do valor máximo da faixa isenta, usada no lugar das deduções legais quando for mais vantajosa (art. 4º, § 2º). Com a tabela vigente, R$ 607,20.

A redução vale para o 13º salário?+

Sim. O § 3º do art. 3º-A manda aplicar a redução também ao imposto do 13º salário.

Acima de R$ 7.350,00 há redução?+

Não. Rendimentos tributáveis mensais acima de R$ 7.350,00 não têm redução (art. 3º-A, § 2º).

Como calcular o IRRF do funcionário na folha, com a redução de 2026