A folha de pagamento funciona como um ciclo que se repete todo mês: a empresa reúne o que aconteceu com cada funcionário, calcula salário, descontos e encargos, paga até o 5º dia útil do mês seguinte e informa tudo ao eSocial. Entender como funciona a folha de pagamento é, na prática, conhecer quatro datas: o 5º dia útil, o dia 15, o dia 20 e o último dia útil do mês.
Este guia é para quem vai contratar o primeiro funcionário ou já tem equipe e quer entender o que acontece entre o fim do mês e o dinheiro na conta de cada um. Você não precisa saber fazer a conta, mas precisa saber o que a sua empresa tem que mandar, pagar e guardar. Os outros temas de folha estão em Folha de pagamento e pró-labore: o guia para quem é dono.
O que entra na folha de pagamento?
A folha é o registro mensal de tudo o que a empresa paga a quem trabalha para ela e do que desconta de cada um. Ela tem três partes.
Proventos, o que o funcionário recebe: salário, horas extras, adicionais, comissões, férias e 13º quando é o caso.
Descontos, o que sai do bruto: o INSS do empregado, o imposto de renda retido na fonte e os descontos autorizados, como vale-transporte ou adiantamento.
Encargos, o que a empresa paga além do salário e que não aparece no líquido: INSS patronal, RAT, terceiros e FGTS. Cada um está explicado em Encargos trabalhistas sobre a folha: o que é cada um e quem paga.
Se os sócios tiram pró-labore, a retirada também entra na folha, com desconto de INSS e imposto de renda. Como definir esse valor está em Pró-labore: o que é, quanto pagar e o que incide em 2026.
Como funciona a folha de pagamento mês a mês
O ciclo tem cinco etapas. Use o mês de outubro como exemplo: tudo o que acontece em outubro é pago e informado em novembro.
- Fechar o mês. Até o último dia de outubro, a empresa junta o que muda o valor de cada um: faltas, horas extras, atestados, comissões, admissões e desligamentos.
- Calcular. Com esses dados, a folha calcula o bruto, os descontos e o líquido de cada funcionário, e emite o holerite.
- Pagar o salário. O salário mensal deve ser pago até o 5º dia útil do mês seguinte (CLT, art. 459, §1º). Salário de outubro, até o 5º dia útil de novembro.
- Informar ao eSocial. A remuneração (S-1200), os pagamentos (S-1210) e o fechamento (S-1299) vão até o dia 15 do mês seguinte.
- Recolher. O fechamento no eSocial gera a DCTFWeb, e o FGTS Digital recebe os dados do eSocial a cada evento. O DARF previdenciário e a guia do FGTS vencem no dia 20.
Os eventos não periódicos seguem outro ritmo. A admissão, por exemplo, precisa ser enviada até o dia anterior ao início do trabalho, como mostra eSocial na admissão: prazo e o que fazer antes de contratar.
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Quais descontos saem do salário do funcionário?
Os dois descontos obrigatórios são o INSS e o imposto de renda.
INSS do empregado. Em 2026 a tabela é progressiva: cada alíquota incide só sobre a parte do salário que cai na sua faixa (Emenda Constitucional 103/2019, art. 28, com os valores da Portaria Interministerial MPS/MF 13/2026).
| Faixa de salário em 2026 | Alíquota |
|---|---|
| até R$ 1.621,00 | 7,5% |
| de R$ 1.621,01 a R$ 2.902,84 | 9% |
| de R$ 2.902,85 a R$ 4.354,27 | 12% |
| de R$ 4.354,28 a R$ 8.475,55 | 14% |
Acima de R$ 8.475,55, o teto, o desconto não aumenta.
Imposto de renda na fonte. Depois de tirar o INSS, a folha aplica a tabela progressiva mensal da Receita, que em 2026 isenta até R$ 2.428,80. Em seguida entra a redução criada pela Lei 15.270/2025: para quem tem rendimentos tributáveis de até R$ 5.000,00 no mês, o imposto fica zero. Entre R$ 5.000,01 e R$ 7.350,00 a redução diminui aos poucos, e acima de R$ 7.350,00 não há redução.
Essa redução não muda o custo da empresa, só o líquido do funcionário. Os encargos continuam calculados sobre o salário bruto.
Quais são os prazos da folha e o que acontece se atrasar?
Tudo o que a empresa precisa cumprir, em um mês normal:
| O quê | Até quando | Base |
|---|---|---|
| Pagar o salário | 5º dia útil do mês seguinte | CLT, art. 459, §1º |
| Enviar S-1200, S-1210 e S-1299 | dia 15 do mês seguinte | regras de prazo do eSocial |
| Pagar o DARF previdenciário | dia 20 do mês seguinte | Lei 8.212, art. 30, I, "b" |
| Pagar o FGTS pelo FGTS Digital | dia 20 do mês seguinte | Lei 8.036, art. 15 |
| Entregar a DCTFWeb | último dia útil do mês seguinte | IN RFB 2.005/2021, com as alterações da IN RFB 2.237/2024 |
O DARF é emitido dentro da própria DCTFWeb, como explica DCTFWeb e eSocial: como a folha vira declaração e DARF. O FGTS é pago por PIX em guia gerada no FGTS Digital, que recebe os dados do eSocial evento a evento, como mostra FGTS Digital: o que mudou para quem tem funcionário. A lista completa de eventos está em Eventos do eSocial e prazos: o calendário da pequena empresa.
Atrasar tem custo em várias frentes. FGTS em atraso tem atualização, juros e multa; DCTFWeb entregue fora do prazo tem multa própria; e a falta de registro do funcionário gera multa trabalhista. O eSocial em si aceita eventos enviados depois do prazo, mas as sanções vêm dessas outras normas, reunidas em Multa do eSocial por atraso: o que a lei cobra de verdade.
Preciso de alguém só para cuidar da folha?
Na pequena empresa, raramente. O que a folha exige é constância: alguém que receba as informações do mês a tempo, calcule sem erro e envie tudo nos prazos. O erro mais comum não é de conta, é de comunicação: a falta que ninguém avisou, a admissão combinada de véspera, o aumento que não chegou à folha.
Uma rotina simples resolve boa parte disso. Combine com quem cuida da folha uma data para mandar as informações do mês, avise admissões com antecedência e guarde os holerites assinados ou o comprovante de pagamento de cada funcionário.
Como a WJR cuida da sua folha de pagamento
Na Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente, a WJR faz o eSocial completo, inclusive a transmissão de todos os eventos, e a partir dele saem a DCTFWeb e a guia do FGTS. Se a empresa chegou com eSocial atrasado, a WJR regulariza o período passado.
Para a admissão, o time pede os dados do novo funcionário com 3 dias úteis de antecedência, para enviar o registro antes do primeiro dia de trabalho. As informações do mês chegam pelo grupo de WhatsApp da empresa, pelo e-mail ou pelo portal do cliente. Para saber mais sobre o escritório, veja Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995.
Perguntas frequentes
Qual o prazo para pagar o salário do funcionário?+
Até o 5º dia útil do mês seguinte ao trabalhado, quando o salário é mensal (CLT, art. 459, §1º). O salário de outubro, por exemplo, vence no 5º dia útil de novembro.
Qual o vencimento do FGTS da empresa?+
O dia 20 do mês seguinte. Desde o FGTS Digital, em março de 2024, a guia é gerada a partir do eSocial e paga por PIX. O empregador doméstico segue outra regra, com o DAE.
A empresa sem funcionário precisa fazer folha?+
Se os sócios tiram pró-labore, sim: a retirada passa pela folha, com desconto de 11% de INSS, que a empresa recolhe até o dia 20 do mês seguinte (Lei 10.666/2003, art. 4º).
O imposto de renda sai do salário de todo funcionário?+
Não. Em 2026, com a redução da Lei 15.270/2025, quem tem rendimentos tributáveis de até R$ 5.000,00 no mês fica com imposto zero. Acima disso, o desconto aparece, com redução parcial até R$ 7.350,00.
A DCTFWeb vence no dia 20?+
Não. O dia 20 é o vencimento do DARF previdenciário. A entrega da DCTFWeb vai até o último dia útil do mês seguinte. Se você quer que a folha da sua empresa rode todo mês sem que você precise decorar essas datas, conheça a Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente da WJR.
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Fontes: Planalto, Lei 7.855/1989 (art. 459 da CLT) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l7855.htm, INSS, Tabela de contribuição mensal https://www.gov.br/inss/pt-br/direitos-e-deveres/inscricao-e-contribuicao/tabela-de-contribuicao-mensal, Planalto, Emenda Constitucional 103/2019 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/emendas/emc/emc103.htm, Receita Federal, Tabelas do imposto de renda 2026 https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/meu-imposto-de-renda/tabelas/2026, Planalto, Lei 15.270/2025 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2023-2026/2025/lei/l15270.htm, eSocial, Nota Orientativa 2019.18, prazo de envio de eventos https://www.gov.br/esocial/pt-br/documentacao-tecnica/manuais/nota-orientativa-018-2019-prazo-de-envio-de-eventos.pdf, Receita Federal, Manual da DCTFWeb https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/manuais/manual-dctfweb/manual-dctfweb-atualizacao-janeiro2025_versao_final.pdf, Planalto, Lei 11.933/2009 (art. 30 da Lei 8.212) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007-2010/2009/lei/l11933.htm, Planalto, Lei 14.438/2022 (art. 15 da Lei 8.036) https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2022/lei/L14438.htm, Ministério do Trabalho e Emprego, Manual do FGTS Digital https://www.gov.br/trabalho-e-emprego/pt-br/servicos/empregador/fgtsdigital/manual-e-documentacao-tecnica/manual-do-orientacao-do-fgts-digital-versao-1-50-20-03-2026.pdf, Planalto, Lei 10.666/2003 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2003/l10.666.htm, Receita Federal, Contribuições previdenciárias da pessoa física https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/assuntos/orientacao-tributaria/tributos/contribuicoes-previdenciarias-pf
Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso
Chama no WhatsApp, conta o que te incomoda e a gente responde em algumas horas.