NF-e: o que é e quem é obrigado a emitir

A NF-e é a Nota Fiscal Eletrônica modelo 55, o documento que registra a venda e a circulação de mercadorias e que existe só em meio digital, com validade garantida pela assinatura eletrônica do emitente e pela autorização da SEFAZ antes de a operação acontecer. Em São Paulo, quem é contribuinte do ICMS emite NF-e, inclusive a empresa do Simples Nacional desde 01/10/2018; o MEI está dispensado.

Este texto é para o dono de comércio, indústria ou distribuidora que vai começar a vender, e para quem sempre deixou a nota com outra pessoa e quer entender o que está assinando. Saber como a NF-e funciona evita três dores comuns: mercadoria parada porque a nota não foi autorizada, cliente que não consegue registrar a compra e nota emitida com dados que não podem mais ser corrigidos.

O que é NF-e, na prática

A NF-e foi instituída pelo Ajuste SINIEF 07/2005, na cláusula primeira, para substituir a antiga nota fiscal em papel modelo 1 ou 1-A e a Nota Fiscal de Produtor modelo 4. Ela pode ser usada pelos contribuintes do ICMS e do IPI.

A definição do §1º dessa cláusula, na redação vigente desde 01/09/2022, tem três partes que valem a leitura:

Existência apenas digital: a nota é o arquivo eletrônico, não o papel.
Assinatura eletrônica qualificada: o emitente assina o arquivo com certificado digital.
Autorização de uso da SEFAZ da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador, ou seja, antes de a mercadoria sair.

A NF-e é a nota da venda para outra empresa e das operações entre estados. Para venda ao consumidor final no balcão, a nota é outra, a NFC-e; a comparação entre os modelos está em Tipos de nota fiscal: qual a sua empresa emite.

Quem é obrigado a emitir NF-e em São Paulo

Um detalhe que costuma aparecer errado: o Ajuste SINIEF 07/2005 não obriga nenhuma empresa diretamente. O §2º da cláusula primeira autoriza cada estado a estabelecer a obrigatoriedade. Por isso a resposta sobre quem emite está na norma de cada SEFAZ.

Em São Paulo, a norma é a Portaria CAT 162/2008, art. 7º. Três pontos resumem a regra paulista:

Simples Nacional: os optantes pelo regime estão obrigados desde 01/10/2018.
MEI: fica fora da obrigatoriedade, pelo §4º, item 5, do mesmo artigo.
Credenciamento: segundo a SEFAZ-SP, os obrigados são credenciados de ofício, e o credenciamento voluntário é um procedimento só para o MEI que quiser emitir.

O Ajuste também exige que o emitente esteja previamente credenciado no estado em que tem inscrição de ICMS (cláusula segunda).

O MEI que precisa emitir nota de mercadoria em São Paulo tem ainda a Nota Fiscal Fácil da SEFAZ, sem certificado digital, explicada em Nota fiscal avulsa em São Paulo: o que usar no lugar dela.

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Ainda dá para emitir nota em talão?

Em regra, não. A cláusula segunda, §3º, do Ajuste veda a nota modelo 1 ou 1-A a quem está credenciado para a NF-e, exceto quando a legislação do estado permitir. Em São Paulo, as exceções ao talão são poucas e bem específicas, e estão em Nota fiscal em papel ainda existe? O talão, a NF-e e os casos que sobraram. Na prática, quem vende mercadoria sem ser MEI emite NF-e.

Como a SEFAZ autoriza a NF-e

Emitir uma NF-e é, tecnicamente, pedir uma autorização. Pela cláusula quinta do Ajuste, a transmissão do arquivo à SEFAZ já implica o pedido de Autorização de Uso. Antes de conceder, a SEFAZ analisa, no mínimo, a regularidade fiscal do emitente e o credenciamento (cláusula sexta).

O resultado é um de dois: nota autorizada, que pode seguir com a mercadoria, ou nota recusada, que não existe para o Fisco. Os motivos de recusa e o que muda desde agosto de 2024 estão em Nota fiscal rejeitada: os motivos da SEFAZ, o que corrigir e o fim da denegação.

E se o sistema da SEFAZ ou a internet da empresa cair na hora de faturar? Existem modalidades de contingência para não parar a expedição, explicadas em Nota fiscal em contingência: o que fazer quando a SEFAZ sai do ar.

DANFE, certificado e numeração

O papel que acompanha a mercadoria no caminhão não é a nota. É o DANFE, o Documento Auxiliar da NF-e, criado pela cláusula nona do Ajuste. Ele acompanha o trânsito da mercadoria, só pode ser usado depois da autorização de uso e é impresso em uma única via. A NF-e continua sendo o arquivo.

Sobre o certificado digital, a cláusula terceira pede assinatura com certificado ICP-Brasil que contenha o CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte. Na prática, um mesmo certificado serve para todas as filiais. A escolha do certificado na abertura está em Certificado digital na abertura de empresa: quando ele passa a ser necessário.

A numeração é sequencial, de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série. Número que foi pulado precisa ser inutilizado, com prazo próprio, detalhado em Inutilizar numeração NF-e: quando pedir, o prazo e a diferença para o cancelamento.

O que vai dentro de cada NF-e

Cada item da nota leva o código NCM da mercadoria, obrigatório pela cláusula terceira, inciso V. Como achar o código certo está em NCM: o que é, onde consultar e como classificar o produto na nota. A nota traz ainda o código da operação e o código da situação tributária do ICMS, que para a maior parte dos optantes do Simples é o CSOSN, assunto de CST e CSOSN na nota fiscal: o que cada código diz e qual a sua empresa usa.

O leiaute do arquivo segue o Manual de Orientação do Contribuinte, publicado por Ato COTEPE, e as notas técnicas saem no Portal Nacional da NF-e. Essas atualizações são frequentes: em 04/09/2026, por exemplo, o portal publicou um informe técnico atualizando a tabela de CFOP. Quem usa sistema próprio precisa manter o emissor em dia.

A reforma tributária também mexe no arquivo. O preenchimento dos campos de IBS e CBS passou a valer para o regime regular em 03/08/2026 e vale para o Simples em 01/01/2027, pelo cronograma da Receita e do Comitê Gestor; o detalhe está em Reforma tributária e nota fiscal: o que muda na emissão da sua empresa.

Como a WJR ajuda com a NF-e

A WJR tem emissor de notas fiscais próprio, e a empresa aberta pelo escritório é entregue com certificado digital e emissor configurados. Para quem vende em e-commerce e marketplace, a WJR cadastra as regras fiscais junto com o cliente.

As dúvidas do dia a dia, como a nota de uma operação diferente, passam pelo grupo de WhatsApp da empresa, com o time especializado do escritório da Mooca. Conheça a WJR em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995 e outros temas de nota em Nota fiscal eletrônica: o guia da WJR para quem tem empresa.

Perguntas frequentes

DANFE é a mesma coisa que NF-e?+

Não. A NF-e é o arquivo digital autorizado pela SEFAZ. O DANFE é o documento auxiliar impresso que acompanha a mercadoria, e só pode ser usado depois da autorização.

Empresa do Simples Nacional em São Paulo emite NF-e?+

Sim. Pela Portaria CAT 162/2008, art. 7º, os optantes pelo Simples estão obrigados à NF-e desde 01/10/2018.

MEI é obrigado a emitir NF-e em São Paulo?+

Não. O MEI está fora da obrigatoriedade pelo art. 7º, §4º, item 5, da Portaria CAT 162/2008, mas pode se credenciar voluntariamente.

Preciso de certificado digital para emitir NF-e?+

Sim. O Ajuste SINIEF 07/2005 exige assinatura com certificado ICP-Brasil que contenha o CNPJ de qualquer estabelecimento da empresa.

Posso emitir a NF-e depois que a mercadoria saiu?+

Não. A autorização de uso precisa ser concedida antes da ocorrência do fato gerador, e o DANFE só acompanha a mercadoria depois dela. A WJR tem emissor de notas próprio e configura a emissão da empresa aberta pelo escritório, dentro do serviço de Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

NF-e: o que é a nota fiscal eletrônica e quem precisa emitir