Nota fiscal rejeitada: motivos e o que fazer

Nota fiscal rejeitada é a NF-e que a Secretaria da Fazenda recusou no momento em que recebeu o arquivo: ela não fica arquivada, não vale como documento e não acoberta a venda. O conserto é descobrir o motivo, corrigir e transmitir de novo, e desde 01/08/2024 até a irregularidade fiscal do emitente ou do cliente gera rejeição, e não mais denegação.

Este texto é para quem apertou "emitir", recebeu uma mensagem de erro e está com a mercadoria parada na expedição. O que muda para você é saber se o problema é técnico, de cadastro ou fiscal, porque cada um se resolve num lugar diferente.

O que é uma nota fiscal rejeitada

Toda NF-e passa por uma análise da SEFAZ antes de existir. O Ajuste SINIEF 07/05, na cláusula 7ª, prevê o resultado dessa análise: autorização de uso ou rejeição do arquivo.

Quando a nota é rejeitada, o arquivo não fica guardado na administração tributária para consulta. Na prática, é como se a nota não tivesse sido emitida: não há chave válida, não há documento e a mercadoria não pode circular com ela.

Isso é diferente de uma nota autorizada com erro. Nota autorizada existe, e o acerto é por cancelamento, carta de correção ou devolução, conforme o caso.

Os motivos de rejeição previstos na norma

A cláusula 7ª, inciso I, lista os motivos em alíneas de "a" a "h". Os seis primeiros são de arquivo e de preenchimento:

a) falha na recepção do arquivo;
b) falha no reconhecimento da autoria ou da integridade do arquivo;
c) remetente não credenciado para emitir NF-e;
d) duplicidade de número da NF-e;
e) falha na leitura do número da NF-e;
f) outras falhas no preenchimento ou no leiaute do arquivo.

Os dois últimos são fiscais:

g) irregularidade fiscal do emitente;
h) irregularidade fiscal do destinatário, a critério de cada estado.

A alínea "f" é a mais ampla: cobre as falhas no preenchimento dos campos e no leiaute do arquivo. A NCM, por exemplo, é campo obrigatório da NF-e; como classificar está em NCM: o que é, onde consultar e como classificar o produto na nota, e o código da operação está em CFOP: o que é, o que cada dígito diz e como escolher o código certo.

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Nota fiscal rejeitada pode ser reenviada?

Depende do motivo, e aqui a norma é bem objetiva. A cláusula 7ª, §2º, permite transmitir de novo o mesmo arquivo nas alíneas "a", "b" e "e": falha de recepção, de autoria ou integridade e de leitura do número. São problemas de transmissão, e o mesmo arquivo pode passar numa segunda tentativa.

Nos outros motivos, reenviar sem mexer não resolve, porque a causa está no conteúdo da nota ou no cadastro de alguém. Primeiro se corrige, depois se transmite.

Um detalhe sobre o número: como a nota rejeitada não fica arquivada, o número dela não foi consumido. Se você decidir emitir com outro número e deixar aquele para trás, a sequência quebra, e o número pulado precisa ser inutilizado até o dia 10 do mês seguinte, como explicado em Inutilizar numeração NF-e: quando pedir, o prazo e a diferença para o cancelamento.

Denegada ou rejeitada: o que mudou em agosto de 2024

Até julho de 2024, a irregularidade fiscal do emitente ou do destinatário tinha outro nome: a nota era denegada.

Isso acabou. O Ajuste SINIEF 43/23 revogou o inciso II da cláusula 7ª, que tratava da denegação, e criou as alíneas "g" e "h" entre os motivos de rejeição, com efeitos a partir de 01/08/2024. Em São Paulo, a Portaria SRE-32/24 fez a mesma mudança no art. 13 da Portaria CAT 162/2008, em vigor na mesma data.

Por isso, se você lê em algum lugar que a nota "foi denegada por irregularidade do destinatário", saiba que isso descreve a regra antiga. Hoje, esse caso é rejeição.

Irregularidade fiscal do cliente: o que significa

A norma define: é irregular o contribuinte, emitente ou destinatário, que, pela legislação do seu estado, está impedido de praticar operações como contribuinte do ICMS (cláusula 7ª, §9º).

Para quem vende, o risco prático está na alínea "h": o cliente com a inscrição estadual em situação irregular pode travar a sua nota. Três hábitos ajudam:

Confira a inscrição estadual do cliente no cadastro antes da primeira venda.
Repita a conferência em clientes que ficam meses sem comprar.
Se a rejeição vier por irregularidade do destinatário, fale com o cliente antes de tentar outra vez.

Quando a empresa precisa ou não de inscrição estadual está em Inscrição estadual: precisa ou não? Quem é obrigado em São Paulo. E se o problema é a SEFAZ fora do ar, e não o conteúdo da nota, o caso não é de rejeição: é de contingência, tratada em Nota fiscal em contingência: o que fazer quando a SEFAZ sai do ar.

Como a WJR ajuda quando a nota volta rejeitada

A WJR tem emissor de notas próprio para os clientes. Quando a operação é de e-commerce ou marketplace, a WJR cadastra as regras fiscais junto com o cliente.

O time especializado atende pelo grupo de WhatsApp da empresa, por e-mail e pelo portal do cliente, a partir do escritório na Mooca. Conheça a WJR em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995 e outros temas em Nota fiscal eletrônica: o guia da WJR para quem tem empresa.

Perguntas frequentes

Nota fiscal rejeitada precisa ser cancelada?+

Não. A nota rejeitada não fica arquivada na SEFAZ e não chega a existir como documento. Cancelamento é para nota autorizada.

Nota denegada ainda existe?+

Não para irregularidade fiscal. Desde 01/08/2024, pelo Ajuste SINIEF 43/23 e, em São Paulo, pela Portaria SRE-32/24, a irregularidade do emitente ou do destinatário gera rejeição.

Posso reenviar a mesma nota rejeitada?+

Sim, nas falhas de recepção, de autoria ou integridade e de leitura do número (cláusula 7ª, §2º). Nos outros motivos, é preciso corrigir antes de transmitir.

O que é irregularidade fiscal do destinatário?+

É a situação do cliente que, pela lei do seu estado, está impedido de operar como contribuinte do ICMS (cláusula 7ª, §9º). Cada estado decide se aplica essa rejeição.

O número da nota rejeitada fica perdido?+

Não. Como a nota não é arquivada, o número segue livre. Se você não for usá-lo, a sequência quebra e o número precisa ser inutilizado até o dia 10 do mês seguinte. A WJR tem emissor de notas próprio e cadastra com o cliente as regras fiscais de e-commerce e marketplace, dentro do serviço de Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

Nota fiscal rejeitada: os motivos da SEFAZ, o que corrigir e o fim da denegação