Inutilizar numeração NF-e: o que é e qual o prazo

Inutilizar numeração da NF-e é avisar a Secretaria da Fazenda de que alguns números da sequência das suas notas não foram usados e não vão ser, pelo Pedido de Inutilização de Número da NF-e. O prazo é até o 10º dia do mês seguinte ao da quebra de sequência, pelo Ajuste SINIEF 07/05 e, em São Paulo, pela Portaria CAT 162/2008, art. 18, II.

Este texto é para quem emite nota de mercadoria e viu, no relatório do emissor ou no fechamento do mês, um buraco na numeração. O que muda para você é entender que a numeração da NF-e é controlada pelo Fisco, e que um número pulado sem explicação chama atenção.

Por que a numeração da NF-e precisa ser contínua

A NF-e é numerada em sequência, de 1 a 999.999.999, dentro de cada série. Cada número autorizado vira uma nota com chave própria na base da SEFAZ. Quando a sequência pula, por exemplo da nota 150 para a 153, o Fisco vê dois números sem documento.

A inutilização é a forma de dizer, oficialmente, que esses números não correspondem a nenhuma operação. Sem ela, a pergunta natural de quem olha de fora é se houve venda sem nota.

Na prática, a quebra aparece em situações como estas:

o sistema reservou um número e a nota não chegou a ser autorizada;
a nota foi rejeitada e você decidiu emitir outra com número novo;
houve troca de emissor e a numeração do sistema novo começou adiante;
alguém digitou o número inicial errado na configuração da série.

Quando a nota volta rejeitada, o arquivo não fica guardado na SEFAZ, e o número continua livre. Os motivos de rejeição e o que fazer com cada um estão em Nota fiscal rejeitada: os motivos da SEFAZ, o que corrigir e o fim da denegação.

Como inutilizar numeração NF-e: prazo e regras

A regra nacional está na cláusula 14ª do Ajuste SINIEF 07/05, e a de São Paulo repete o mesmo prazo no art. 18, II, da Portaria CAT 162/2008. Os pontos que importam:

| ponto | regra |

|---|---|

| quando pedir | na quebra de sequência da numeração |

| prazo | até o 10º dia do mês seguinte ao da quebra |

| assinatura | certificado digital ICP-Brasil do emitente |

| fora do prazo, em SP | o pedido é recebido "fora do prazo regulamentar" (art. 18, §2º) |

O pedido é feito pelo próprio emissor de notas, que monta o arquivo com a série e a faixa de números e o transmite assinado. Se a quebra aconteceu em março, o limite é o dia 10 de abril.

O pedido fora do prazo não é recusado em São Paulo: ele entra, mas registrado como fora do prazo regulamentar. O melhor é não depender disso.

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Inutilização e contingência: o cuidado com a nota emitida offline

Existe um caso em que a inutilização é desfeita sem que você peça. Se a empresa emitiu uma nota em contingência, com a SEFAZ fora do ar, e depois transmite o arquivo dela, essa transmissão cancela o Pedido de Inutilização que já tinha sido aceito para aquele número (cláusula 14ª, §5º).

Por isso, antes de inutilizar uma faixa, confira se nenhuma nota daquele intervalo saiu em contingência e ainda está esperando transmissão. As modalidades de contingência e os prazos para transmitir estão em Nota fiscal em contingência: o que fazer quando a SEFAZ sai do ar.

Inutilizar ou cancelar: qual é o seu caso

As duas ferramentas parecem parecidas, mas servem a situações opostas. A inutilização é para número que nunca virou nota. O cancelamento é para nota que foi autorizada e não deveria ter produzido efeito.

| | inutilização | cancelamento |

|---|---|---|

| para quê | número sem nota autorizada | nota autorizada |

| condição | quebra de sequência | sem circulação da mercadoria |

| prazo nacional | até o dia 10 do mês seguinte | 24 horas da autorização (cláusula 12ª) |

| prazo em SP | até o dia 10 do mês seguinte | 480 horas da autorização |

Se a nota foi autorizada, não adianta inutilizar o número: o caminho é o cancelamento, e se o prazo já passou, há outros instrumentos. Tudo isso está em Cancelar nota fiscal: o prazo, e o que fazer quando ele já passou.

Um roteiro de fim de mês para não perder o prazo

Um hábito simples evita a correria do dia 10:

No último dia útil do mês, gere no emissor a lista de notas por série.
Procure buracos na sequência.
Para cada buraco, descubra o motivo: rejeição, desistência, erro de configuração.
Confira se não há nota em contingência pendente naquela faixa.
Inutilize os números, informando a série e a faixa.
Guarde o protocolo da SEFAZ junto com o fechamento do mês.

Quem ainda está entendendo o básico da NF-e, quem é obrigado e como funciona a autorização, encontra o caminho em NF-e: o que é a nota fiscal eletrônica e quem precisa emitir.

Como a WJR cuida da numeração das notas

A WJR tem emissor de notas próprio para os clientes. Se a emissão de notas está no escopo do contrato, a WJR resolve a nota que passou do prazo de cancelamento; se não está, orienta o caminho.

O atendimento é pelo grupo de WhatsApp da empresa, por e-mail e pelo portal do cliente, com o time especializado do escritório na Mooca. Conheça a WJR em Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995 e veja outros temas em Nota fiscal eletrônica: o guia da WJR para quem tem empresa.

Perguntas frequentes

Qual é o prazo para inutilizar numeração da NF-e?+

Até o 10º dia do mês seguinte ao da quebra de sequência, pelo Ajuste SINIEF 07/05 (cláusula 14ª) e, em São Paulo, pela Portaria CAT 162/2008, art. 18, II.

Dá para inutilizar o número de uma nota já autorizada?+

Não. Inutilização é para número que não virou nota. Nota autorizada, sem circulação da mercadoria, se resolve pelo cancelamento.

Preciso de certificado digital para inutilizar?+

Sim. O pedido é assinado pelo emitente com certificado digital ICP-Brasil (cláusula 14ª, §1º).

Posso pedir a inutilização depois do dia 10?+

Pode. Em São Paulo, o pedido é recebido, mas registrado como fora do prazo regulamentar (Portaria CAT 162/2008, art. 18, §2º).

A nota em contingência transmitida depois afeta a inutilização?+

Sim. Transmitir a nota emitida em contingência cancela o Pedido de Inutilização já aceito para aquele número (cláusula 14ª, §5º). A WJR tem emissor de notas próprio e, quando a emissão está no escopo do contrato, resolve a nota que passou do prazo de cancelamento, dentro do serviço de Emissor de nota fiscal para a sua empresa emitir sem erro.

Inutilizar numeração NF-e: quando pedir, o prazo e a diferença para o cancelamento