Erros comuns no cálculo do Fator R

Os erros comuns no cálculo do Fator R são quase sempre de folha: deixar de fora o pró-labore, o FGTS ou o INSS patronal, ou somar valores que a lei manda excluir, como lucros e aluguéis. O outro grupo de erros é de período e de régua: usar o mês errado ou tratar 27,9% como se fosse 28%.

Este checklist separa os erros em três blocos, com o porquê de cada item e a regra da LC 123/2006 por trás. A regra completa do Fator R está na página dona do tema: Fator R: como calcular e descobrir se a sua empresa está no anexo certo.

Antes do checklist: a conta certa

O Fator R é a razão entre a folha de salários, incluídos encargos, e a receita bruta, nos 12 meses anteriores ao período de apuração (LC 123, art. 18, § 5º-K, e Resolução CGSN 140/2018, art. 26). Para as atividades do § 5º-I do art. 18, a razão igual ou superior a 28% leva ao Anexo III (§ 5º-J); abaixo disso, a atividade fica no Anexo V.

Exemplo, com números redondos: folha de R$ 84.000 e receita de R$ 300.000 nos 12 meses anteriores dão 28%, e a atividade vai ao Anexo III. Com folha de R$ 83.000, a razão cai para cerca de 27,7%, e a atividade fica no Anexo V.

Bloco 1: erros comuns no cálculo do Fator R na folha

1. Deixar o pró-labore de fora

O § 24 do art. 18 inclui as retiradas de pró-labore na folha de salários. Em empresas sem empregados, o pró-labore é muitas vezes a folha inteira. Esquecê-lo é o erro que mais tira empresas do Anexo III. Quanto pagar está em Fator R qual pró-labore pagar para cair no Anexo III: a conta passo a passo com exemplo.

2. Esquecer o FGTS e o INSS patronal

O mesmo § 24 manda somar o montante efetivamente recolhido de contribuição patronal previdenciária e de FGTS. Quem usa só o salário bruto subestima a folha.

3. Somar distribuição de lucros

O § 26 do art. 18 diz que valores pagos a título de distribuição de lucros não entram na folha. Lucro é remuneração do capital, não do trabalho.

4. Somar aluguéis

O mesmo § 26 exclui os aluguéis. Aluguel pago ao sócio pelo imóvel da empresa não conta, mesmo que seja recorrente.

5. Usar remuneração que não foi informada

O § 25 do art. 18 diz que só valem as remunerações informadas na forma do art. 32, inciso IV, da Lei 8.212/1991, que obriga a empresa a declarar à Receita Federal e ao Conselho Curador do FGTS os dados das contribuições. Pagamento sem essa declaração não entra na conta.

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Bloco 2: erros de período e de receita

6. Usar o mês atual em vez dos 12 meses anteriores

O § 5º-K manda usar os montantes pagos e auferidos nos 12 meses anteriores ao período de apuração. A folha e a receita do próprio mês não entram no cálculo daquele mês. A partir de 01/01/2027, o § 5º-K, na redação da LC 214/2025 (art. 517), passa a considerar os 12 meses antecedentes ao mês anterior ao do período de apuração.

7. Usar a folha provisionada em vez da paga

O § 24 fala em montante pago e em montante efetivamente recolhido de encargos. Férias ou 13º apenas provisionados, sem pagamento no período, não entram.

8. Usar só a receita do mercado interno

A Resolução CGSN 140/2018, art. 26, inciso II, fala em receita bruta total acumulada nos mercados interno e externo. Quem exporta serviço e deixa essa receita de fora infla o Fator R. A RBT12 está explicada em RBT12: o que é, como se calcula e por que ele define a sua alíquota.

Bloco 3: erros de enquadramento

9. Calcular Fator R para atividade que não tem

O Fator R só vale para as atividades do § 5º-I do art. 18 (via § 5º-J) e para as do § 5º-M, que inclui atividades do § 5º-B, como fisioterapia, medicina e psicologia, e do § 5º-D. Comércio, indústria e atividades do Anexo IV, como a advocacia, não usam Fator R.

10. Tratar 27,9% como 28%

O § 5º-J fala em razão igual ou superior a 28%. Qualquer valor abaixo, mesmo por casas decimais, leva ao Anexo V. Arredondar para cima é erro.

11. Calcular uma vez por ano

O Fator R é recalculado a cada período de apuração. Uma folha que cai em um mês, por desligamento ou férias, pode mudar o anexo do mês seguinte. Por isso o acompanhamento é mensal; veja Como migrar do Anexo V para o Anexo III do Simples: passo a passo com exemplo.

Como evitar os erros na prática

Monte uma planilha com 12 colunas móveis: folha paga, pró-labore, INSS patronal recolhido, FGTS recolhido e receita bruta total.
Exclua lucros e aluguéis antes de somar.
Confira se cada remuneração foi informada nas obrigações da folha.
Calcule a razão com duas casas decimais e compare com 28%.
Projete o mês seguinte antes de fechar a folha.

Aumentar o pró-labore só para atingir os 28% tem custo de INSS; a conta de quando compensa está em Vale a pena aumentar pro labore para cair no Fator R? Comparativo de cenários com números. A rotina de folha e pró-labore pode ser terceirizada; veja Folha de pagamento terceirizada para quem não quer errar com gente.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Fator R: como calcular e descobrir se a sua empresa está no anexo certo.

Perguntas frequentes

O FGTS entra na folha do Fator R?+

Sim. O § 24 do art. 18 da LC 123 inclui o montante efetivamente recolhido para o FGTS, junto com a contribuição patronal previdenciária.

Distribuição de lucros conta no Fator R?+

Não. O § 26 do art. 18 exclui da folha os valores pagos a título de distribuição de lucros e de aluguéis.

Fator R de exatamente 28% vai para o Anexo III?+

Sim. O § 5º-J fala em razão igual ou superior a 28%, então exatamente 28% leva as atividades do § 5º-I ao Anexo III.

O 13º provisionado entra no cálculo?+

Só quando pago. A lei fala em montante pago nos 12 meses anteriores, então valores apenas provisionados não entram.

Escritório de advocacia calcula Fator R?+

Não. A advocacia é tributada pelo Anexo IV, pelo § 5º-C do art. 18, e o Fator R não se aplica a esse anexo.

Erros comuns no cálculo do Fator R: checklist do que entra e do que não entra