PGDAS-D diferente das notas emitidas: como corrigir

Para quem busca divergência entre PGDAS-D e notas emitidas como corrigir, são três passos: achar a causa da diferença, retificar o PGDAS-D do mês certo e pagar a diferença com acréscimos, se houver. Quanto antes a correção for feita, melhor: depois do início de fiscalização, a retificação deixa de ser espontânea.

Por que o fisco compara o PGDAS-D com as notas?

No Simples Nacional, a empresa calcula o imposto declarando a receita bruta do mês no PGDAS-D (Resolução CGSN 140/2018, art. 38). Ao mesmo tempo, toda nota fiscal eletrônica emitida fica registrada nos sistemas da prefeitura, do estado e da Receita. Comparar os dois é um cruzamento simples, e diferenças grandes ou repetidas chamam atenção.

A LC 123/2006, art. 26, I, obriga a empresa do Simples a emitir documento fiscal de venda ou serviço. E o art. 29, XI, prevê exclusão de ofício quando há descumprimento reiterado dessa obrigação. Ou seja: o problema não é só pagar a diferença; é mostrar que a receita está completa.

As causas mais comuns da diferença

Nem toda diferença é sonegação. Antes de retificar, descubra qual destas é a sua:

Nota cancelada depois do mês: a nota saiu em março e foi cancelada em abril.
Nota substituída: a empresa cancelou e emitiu outra, às vezes em mês diferente.
Regime de caixa: a empresa reconhece a receita quando recebe, e a nota foi emitida em outro mês.
Devolução de mercadoria: a venda foi em um mês e a devolução em outro.
Nota que não é receita: remessa, retorno, bonificação, demonstração.
Receita esquecida: nota emitida pelo emissor da prefeitura e não lançada no sistema da empresa.
Segregação errada: a receita total bate, mas foi declarada no anexo ou na situação tributária errada.

Comparar a soma das notas com a receita declarada é o ponto de partida também quando a diferença aparece no extrato bancário; esse outro cruzamento está em Notas emitidas e faturamento declarado não batem malha: riscos e como corrigir.

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Divergência entre PGDAS-D e notas emitidas como corrigir em cada caso

Nota cancelada em mês posterior

A Resolução CGSN 140/2018, art. 18, manda deduzir o valor da nota cancelada no período de apuração em que ela foi tributada originalmente, quando o cancelamento ocorre depois. Ou seja: retifica-se o PGDAS-D do mês da venda, não o do cancelamento. O prazo e as regras de cancelamento estão em Cancelar nota fiscal: o prazo, e o que fazer quando ele já passou.

Nota substituída

O § 2º do art. 18 diz que a nova nota emitida em substituição deve ser tributada no período da operação original. A receita fica no mês do fato, mesmo que a nota nova tenha outra data.

Devolução de mercadoria

O art. 17 trata a devolução de forma diferente do cancelamento: o valor devolvido é deduzido da receita do mês da devolução. Se a receita do mês for menor que a devolução, o saldo é deduzido nos meses seguintes.

Regime de caixa

Quem optou pelo regime de caixa declara o que recebeu, não o que faturou. A diferença entre notas e PGDAS-D é esperada nesse caso, mas a empresa precisa ter o controle das notas em aberto que fecha com os recebimentos de cada mês.

Receita esquecida

Retifique o PGDAS-D do mês da nota, incluindo a receita, e pague a diferença do DAS com multa e juros. Não lance a receita esquecida no mês corrente: isso muda a faixa de alíquota e deixa o mês original errado.

Segregação errada

Retifique o mês, reclassificando a receita no anexo ou na situação correta (por exemplo, produto com substituição tributária ou monofásico). O passo a passo da retificação de valor está em PGDAS-D com erro de valor como retificar: passo a passo e limites.

Como a retificação funciona

O art. 39 da Resolução CGSN 140/2018 diz que a alteração do PGDAS-D se faz por retificação do período, que tem a mesma natureza da declaração original e a substitui integralmente, podendo incluir débitos novos, aumentar ou reduzir os informados.

Há limites que a empresa precisa conhecer:

Débito parcelado ou enviado à dívida ativa: a retificação não produz efeito para reduzir esse débito (art. 39, § 2º, I).
Prazo: o direito de retificar se extingue em 5 anos contados do primeiro dia do exercício seguinte ao da declaração (art. 39, § 5º).
Fiscalização iniciada: a declaração entregue depois da ciência do início do procedimento fiscal não é considerada espontânea e não produz efeito (art. 39, § 6º).
Análise: retificadoras podem ser retidas para análise com base em parâmetros do fisco (art. 39-A).

O que é o PGDAS-D e como declarar está em PGDAS-D: o que é e como declarar o Simples todo mês.

E a multa?

O CTN, art. 138, na redação da LC 236/2026, exclui a responsabilidade, inclusive a multa de mora, na denúncia espontânea acompanhada do pagamento do tributo e dos juros, e não vale depois de iniciado procedimento de fiscalização. Para a multa por entrega atrasada do PGDAS-D, veja Multa do PGDAS-D por atraso: como é calculada, reduzida e paga.

Rotina mensal para a diferença não aparecer

Exporte todas as notas do mês de todos os emissores (prefeitura, estado, sistema próprio).
Separe canceladas, substituídas e notas que não são receita.
Concilie o total com a receita do PGDAS-D antes de transmitir.
Guarde a planilha de conciliação junto com o recibo da declaração.

Quando a diferença já virou intimação, o caminho muda; o que fazer está em Malha fina do Simples Nacional: o que a Receita compara e como sair dela. A apuração mensal com conciliação faz parte da rotina de quem está em Contabilidade Simples Nacional para quem quer pagar o justo.

Atenção às regras de 2027

A página da Resolução CGSN 140/2018 na Receita indica, ao lado de vários artigos citados aqui, modificações previstas para 01/01/2027 pela Resolução CGSN 190/2026. Confira a redação vigente no mês que você for retificar.

Como a WJR ajuda

A WJR é um escritório de contabilidade na Mooca, em São Paulo, com mais de 30 anos de experiência e atendimento presencial e online (Quem somos: a WJR Contabilidade, na Mooca desde 1995). O primeiro passo é o Diagnóstico WJR, gratuito e sem compromisso, com resposta em algumas horas. Mais sobre o tema em Contabilidade Simples Nacional para quem quer pagar o justo.

Perguntas frequentes

Declarei receita maior que as notas. Preciso corrigir?+

Se a receita a mais não existiu, retifique para reduzir, desde que o débito não esteja parcelado nem na dívida ativa. Guarde a prova de que a receita não ocorreu.

Posso compensar a diferença no mês seguinte?+

Não é o caminho. Cada mês tem sua própria apuração e faixa; a correção se faz no período de origem, por retificação.

Receita sem nota deve entrar no PGDAS-D?+

Sim. A receita bruta existe mesmo sem nota, e a falta da nota é outra irregularidade. Declare e regularize a emissão.

A prefeitura também cruza as notas?+

A NFS-e fica no sistema da prefeitura ou no padrão nacional, e o ISS do Simples é declarado no PGDAS-D. As diferenças podem ser vistas pelos dois lados.

Retificar várias vezes chama atenção?+

Retificadoras podem ser retidas para análise (art. 39-A da Resolução CGSN 140/2018). Corrija com documento que justifique cada mudança.

Divergência entre PGDAS-D e notas emitidas como corrigir antes da malha